Taula de continguts:

Com planificar el vostre temps a Notion mitjançant GTD
Com planificar el vostre temps a Notion mitjançant GTD
Anonim

Recolliu tots els vostres assumptes en una taula pràctica per a un fàcil control.

Com planificar el vostre temps a Notion mitjançant GTD
Com planificar el vostre temps a Notion mitjançant GTD

Què és GTD

El life hacker ha publicat repetidament articles sobre la tècnica GTD - Getting Things Done. Va ser inventat i descrit amb detall al seu llibre per l'entrenador de negocis David Allen. Breument, les regles bàsiques d'aquest sistema es poden descriure de la següent manera:

  1. Captura tota la informació … Escriu totes les idees, tasques i fets. Si hi ha alguna cosa que no podeu fer ara mateix, feu una marca sense dependre de la memòria. Tot el que enregistreu s'emmagatzema a l'anomenada Safata d'entrada.
  2. Mantenir l'ordre. A mesura que s'omple la carpeta amb "Tasques entrants", cal organitzar-ne el contingut, ordenar les tasques per categories i crear explicacions i notes perquè no us oblideu de res.
  3. Prioritzar … Cada tasca ha de tenir una data de venciment i un grau d'importància perquè sàpigues què fer primer i què pot esperar.
  4. Teniu-ho tot a mà … GTD no té lloc per al principi "escriure més tard". Les teves llistes de tasques i notes haurien d'estar sempre a la teva vista: al teu ordinador, telèfon intel·ligent, tauleta i altres dispositius. D'aquesta manera, si us ve una idea interessant o penseu en algun cas no registrat, podeu anotar-la de seguida. Quan s'acosti la data límit per a una tasca, rebràs un recordatori, glòria a les notificacions omnipresents.

Podeu llegir més sobre GDT a la nostra guia.

La tècnica és bona per la seva versatilitat. El seu creador, David Allen, és una mica passat de moda: per "Inbox" vol dir una autèntica carpeta de paper. Fins i tot va imprimir correus electrònics i els va posar en conjunts de fitxers.

Però amb el mateix èxit GTD es pot aplicar als fitxers i carpetes de l'ordinador, utilitzant aquest sistema juntament amb algun servei. Per exemple, podeu utilitzar aquesta tècnica per ordenar els vostres correus electrònics de Gmail, escriure tasques a "", o prendre el control total de la vostra vida amb. Finalment, molts gestors de tasques com el mateix Wunderlist es perfeccionen sota la filosofia GTD.

I, per descomptat, podeu utilitzar la tècnica en un programa tan meravellós i versàtil com Notion.

És un híbrid de Google Docs, Evernote, Trello i una dotzena d'aplicacions més. Notion pot fer gairebé tot el que necessiteu per treballar. Notes, fulls de càlcul, bases de coneixement, llistes de tasques pendents, taulers kanban, documents: el programa ho té tot. És un pecat no utilitzar-lo per organitzar els vostres assumptes a l'estil GTD.

I Maria Aldrey, una consultora empresarial que ajuda els líders empresarials a organitzar el seu treball, va crear el seu propi sistema basat en GTD per a Notion. Va compartir aquests desenvolupaments al seu bloc.

Com utilitzar GTD a Notion

No estic gaire ben organitzat. Així que quan em vaig assabentar del GTD de David Allen, la meva vida va canviar literalment. Ara això és una mena de religió per a mi. A poc a poc, vaig construir el meu propi sistema, que em permet estar al dia amb tot, treballant al meu ritme habitual.

Utilitzo una pràctica que anomeno Planificació setmanal. Dedico una hora cada diumenge (o dilluns) per planificar la setmana que ve. Aquest hàbit m'ajuda a resoldre problemes complexos dividint-los en de més petits i més manejables. Així que faig més, menys cansament i em concentro més fàcilment en la feina.

Per a mi, Notion és com un joc. Es necessita temps per configurar el sistema. Però quan està a punt, completar les tasques es converteix en divertit, senzill i ràpid.

Planificant la setmana a Notion
Planificant la setmana a Notion

Cada setmana, faig clic en un botó de Notion i apareix un full de càlcul en blanc davant meu. Aquí n'hi ha un de buit, que podeu recollir i utilitzar.

Aquí teniu el procés pas a pas que faig servir per programar les meves tasques amb Notion.

1. Recull les teves idees

Preneu-vos 10 minuts per enumerar i escriure totes les vostres idees en aquesta columna. Es convertiran en tasques que haureu de completar la setmana vinent.

  1. Enumereu tots els vostres projectes que encara no s'han completat.
  2. Comproveu les vostres tasques dels tres mesos anteriors per trobar-ne les pendents.
  3. Fes una ullada al teu calendari: potser també hi ha alguna cosa prevista.
  4. Comproveu la vostra llibreta de paper, si està disponible. Potser també hi ha algunes idees que cal transferir a Notion.
  5. Penseu si hi ha altres tasques que heu de fer o persones amb qui treballar.

Recolliu totes aquestes idees i enumereu-les a la primera columna. Aquest és el vostre pla per als propers set dies.

2. Assignar les accions oportunes

Una idea no és dolenta, però sense acció activa, seguirà sent una idea. Pregunteu-vos: "Què he de fer per traslladar aquesta tasca fins al final?"

Per exemple:

  • Continueu omplint el lloc de contingut → Escriu un esborrany de la secció "Sobre mi".
  • Crea un calendari de publicació de contingut → Dibuixa un mapa de memòria per a les publicacions i assigna dates.
  • Fes un vídeo per a un bloc → Escriu un guió de vídeo.
  • Coneix en Chris → Envia-li un correu electrònic amb la data i el lloc de la reunió.

Recordeu que si cal més d'una acció per completar una tasca, primer heu de decidir què heu de fer.

3. Establir urgència

A continuació, cal definir la urgència de cada tasca. Això és necessari per centrar-nos en les coses realment importants, i no només per fer un munt de feina.

Per entendre quines coses cal fer primer, classifico les meves idees en quatre categories:

  • Tasques importants - coses que ens apropen a l'assoliment dels objectius.
  • Tasques urgents - accions que requereixen atenció immediata.
  • No faria mal - aquesta categoria inclou assumptes que potser no són urgents i no importants, però que la seva implementació et facilitaria la vida durant els propers set dies.
  • Pot esperar - Són tasques que es poden reprogramar una setmana més.

4. Determina el nivell de concentració

Malauradament, tots tenim una quantitat limitada d'atenció, temps i energia. Cada tasca consumeix un percentatge determinat d'aquests recursos importants. Per tant, avalueu la tasca programada i assigneu-li el número corresponent a la quarta columna.

Per exemple, escriure un esborrany per a una publicació de blog em va agafar aproximadament un 20% de la meva atenció. I la carta per a Chris té tres línies, només un 2%.

5. Assigna prioritat

Aquesta casella de selecció marca les tasques que tenen les etiquetes "Important" i "Urgent". És a dir, s'han de fer, sigui el que passi. Aquesta és la vostra llista de prioritats.

Quan hàgiu acabat de seleccionar aquestes tasques, sumeu els percentatges de la columna anterior per veure quants recursos hi gastareu. Si va resultar més del 90%, llavors vau sobreestimar la vostra força i va mossegar més del que podeu mastegar. Torneu a programar-ne una part per a la setmana vinent, o us sobrecarregarà i no tindreu temps per a res.

Planificació de la setmana (prioritats)
Planificació de la setmana (prioritats)

Per cert, un consell útil: Notion us permet filtrar el contingut de les files de la taula; així és com podeu seleccionar tasques prioritàries.

6. Programa la tasca

Una marca de verificació a la columna següent mostra si la tasca està programada al vostre calendari. Decidiu quan l'executareu i creeu un esdeveniment adequat.

Per cert, si no feu servir Google Calendar o alguna cosa així, obteniu-vos Notion. Allà podeu afegir tasques programades per a la setmana.

7. Delegar la tasca

Sí, tens el mateix nombre d'hores al dia que Beyoncé, però té un gran equip d'assistents que li fan la feina bruta, així que en fa més. Tanmateix, si també teniu algú a les espatlles del qual podeu canviar algunes de les tasques, feu-ho i marqueu la tasca delegada a la columna corresponent.

8. Acaba la tasca

Bé, tot és senzill. Quan acabeu el vostre projecte o finalitzeu una tasca, marqueu la casella de l'última columna.

Bonificació

Aquí teniu uns quants passos per ajudar-vos a organitzar-vos encara més:

  1. Revisa la teva despesa durant la setmana passada i planifica el pressupost per a la següent.
  2. Pensa en el teu menú de la setmana, afegeix productes a la llista de la compra.
  3. Processa la teva safata d'entrada durant els darrers set dies de manera oportuna i ordena tot el que hi hagi acumulat.
  4. Planifiqueu almenys un dia a la setmana per fer exercici.

Recordeu que GTD és bastant flexible i es pot adaptar a les vostres necessitats. No dubteu a ajustar les plantilles de Notion. Per exemple, la columna Atenció de la Maria em sembla redundant. Per a mi, una nota és suficient tant si la tasca és urgent com si no. Podeu suprimir les seves columnes fàcilment i afegir-ne les vostres. Per tant, vaig crear una columna amb l'etiqueta "Treball", "Llar", "Creativitat" i altres per ordenar les tasques en categories. Ho pots fer a la teva manera.

Recomanat: