15 consells de Google Calendar per aprofitar-los al màxim

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Apliqueu tecles d'accés directe, afegiu llocs de reunió i amagueu esdeveniments privats.

1. Creeu calendaris separats per a diferents necessitats

De manera predeterminada, Google només us proporciona un calendari, que emmagatzema tots els vostres esdeveniments. Si l'utilitzeu activament, les tasques de treball i reunions, les tasques domèstiques i els esdeveniments personals es barrejaran i es convertiran en un autèntic abocador.

Per tant, és millor crear diversos calendaris per a diferents tipus d'esdeveniments. Per fer-ho, feu clic a la icona d'engranatge a la part superior i aneu a la configuració. Allà, seleccioneu l'opció "Afegeix calendari" → "Crea calendari". Proporcioneu un títol i, si escau, una descripció. D'aquesta manera, podeu mantenir la feina per fer en un calendari, el vostre horari d'entrenament en un altre, els aniversaris en un tercer, etc.

2. Subscriu-te als calendaris dels companys

De vegades hem de fer un seguiment del que estan fent els nostres amics o companys. Si fan servir Google Calendar, podeu afegir-hi els seus calendaris i fer un seguiment dels esdeveniments que hi apareixen.

A la barra lateral de l'esquerra, cerca la línia que diu "Troba persones". Introduïu-hi el nom o l'adreça de correu electrònic del vostre amic. A la finestra emergent que apareix, feu clic a "Demanar accés" i la persona rebrà un missatge demanant-li que li permeti veure el seu calendari. Quan confirmi el teu accés, els esdeveniments que ha creat es mostraran a la teva secció "Altres calendaris".

3. Trieu un moment per a la reunió que convingui per a tothom

Necessites organitzar una reunió amb companys o trobades amb amics, però no trobes un moment en què tothom sigui lliure? En lloc d'enviar invitacions, utilitzeu la funció "Troba l'hora".

Creeu un esdeveniment nou i feu clic al botó "Més opcions". A la pàgina que s'obre, seleccioneu la pestanya "Cerca l'hora". Al quadre Afegeix convidats de la dreta, introduïu els noms de les persones que voleu convidar; Google us permet afegir fins a 20 persones. Els seus esdeveniments apareixeran davant teu. Si algú té alguna cosa planificada, es marcarà com a "Ocupat". Només queda trobar un moment per a la reunió en què tothom sigui lliure.

4. Amaga els esdeveniments privats

Suposem que necessiteu mantenir una reunió confidencial. I no voleu que tota l'oficina vegi cap a on aneu. Per fer-ho, heu de marcar la reunió com a "Personal". Aleshores, només aquells a qui vau permetre editar (i no només veure) el vostre calendari veuran informació al respecte.

Creeu un esdeveniment i aneu a "Més opcions". Feu clic al botó "Configuració de privadesa predeterminada" i seleccioneu l'opció "Privat". Això és tot, ara els de fora no veuran on, amb qui i a quina hora et trobes. Si el vostre calendari està obert a altres persones, durant un esdeveniment privat, simplement mostrarà la marca "Ocupat", sense detalls.

5. Afegiu reunions de vídeo

En lloc d'emetre el vostre inici de sessió d'Skype o de Google Hangouts a tots els vostres companys, podeu inserir l'enllaç de videoconferència directament a l'esdeveniment del vostre calendari. Per fer-ho, en crear un esdeveniment a "Altres paràmetres" feu clic al botó "Afegeix videoconferència". Quan arribi l'hora de la reunió, se'ls demanarà als convidats que truquin a Google Hangouts.

6. Adjunteu fitxers adjunts

Sovint, en reunions o conferències, cal accedir a algun document, per a l'estudi del qual tothom s'ha reunit. Google Calendar us permet adjuntar fitxers i documents directament a l'esdeveniment. D'aquesta manera, tots els participants convidats tindran un accés fàcil i ràpid a ells.

Seleccioneu l'esdeveniment requerit i feu clic al botó amb la icona de llapis per editar-lo. A l'element "Descripció", feu clic a la icona del clip i carregueu tots els fitxers necessaris. Es poden agafar des del vostre ordinador o afegir-los des del núvol de Google Drive.

7. Enceneu el rellotge mundial

La funció de rellotge mundial de Google Calendar és molt útil si treballeu amb treballadors remots d'arreu del món. Amb la seva ajuda, podeu esbrinar fàcilment quina hora tenen, directament des de la interfície.

Obriu "Configuració" fent clic a l'element adequat del menú amb un engranatge a la part superior. Trobeu "Rellotge mundial" al costat. Activa l'opció Mostra el rellotge mundial i, a continuació, afegeix les ciutats on viuen els teus companys. I la seva hora local es mostrarà a la barra lateral.

8. Notificar als convidats per correu electrònic

De vegades cal informar els convidats a una reunió per fer alguna cosa, per exemple, portar els seus ordinadors portàtils amb ells o llegir alguns materials amb antelació. En principi, podeu escriure sobre això als comentaris de l'esdeveniment, però és més fiable cridar l'atenció de la gent per correu electrònic.

Per fer-ho, obriu el proper esdeveniment i feu clic a la icona del sobre. I se us demanarà que escriviu un missatge que s'enviarà a tots els participants convidats.

9. Afegiu punts de trobada específics

L'avantatge dels esdeveniments previstos al "Google Calendar" és que podeu adjuntar-hi enllaços a "Google Maps". Així no cal trucar ni escriure als participants de la reunió i explicar-los durant molt de temps i amb tediosa com arribar-hi.

Aneu a les opcions de reunió i cerqueu el camp "On". Introduïu l'adreça allà i Google la trobarà. Ara, quan el convidat obri l'esdeveniment, pot fer clic a l'adreça i veure el lloc de trobada al mapa.

10. Afegeix calendaris interessants

Google permet subscriure's als anomenats calendaris interessants. En ells podreu veure, per exemple, l'agenda de vacances a la vostra zona, esdeveniments del món de l'esport o les fases de la lluna.

Cerqueu la secció "Altres calendaris" al panell esquerre i feu clic al signe "+". Al menú que s'obre, seleccioneu Calendaris interessants. Marqueu les caselles a les quals us voleu subscriure i apareixeran a la vostra programació.

11. Comparteix els teus calendaris

Si cal, podeu fer-ho perquè altres usuaris puguin veure (o fins i tot editar) els vostres calendaris. Això és útil si esteu gestionant un equip de companys i voleu que estiguin al corrent de tots els esdeveniments propers. O ets estudiant i has creat un programa de conferències per als companys.

Passeu el cursor per sobre del calendari desitjat al panell esquerre i feu clic als punts suspensius. Seleccioneu Configuració i ús compartit. Al menú que s'obre, a l'apartat "Permisos d'accés", podeu fer públic el calendari (per a tots els internautes), afegir-hi coneguts individuals (per a això cal la seva adreça de correu electrònic), o copiar l'enllaç al calendari, que hauria de després s'enviarà de qualsevol manera convenient.

12. Utilitzeu tecles d'accés ràpid

L'ús del teclat pot ser més ràpid i eficient que moure el cursor del ratolí. Google Calendar té una bona quantitat de tecles d'accés ràpid, una llista completa de les quals es pot trobar. Aquestes són algunes de les més útils:

• c - Crear un nou esdeveniment.
• Retrocés o Suprimeix - esborrar l'esdeveniment.
• / - aneu a la barra de cerca.
• Nombres de l'1 al 6 - Canvia la vista del calendari: dia, setmana, mes, any, agenda.
• t - anar a avui.
• k o pàg - desplaça el calendari fins a l'interval de dates anterior. És a dir, si teniu un calendari a la vista mensual, es desplaçarà fins al mes anterior. Si està en mode de dia, el dia anterior i així successivament.
• j o - desplaça el calendari fins al següent interval de dates.

13. Arrossegueu i deixeu anar esdeveniments

Si heu creat un esdeveniment, però us heu perdut el dia o l'hora del dia, no cal que entreu a la configuració de l'esdeveniment i introduïu els números manualment. Agafeu l'esdeveniment i arrossegueu-lo al dia o a l'hora desitjats; així serà més ràpid.

14. Utilitzeu Google Tasks

Google Tasks és un gestor de tasques senzills integrat directament a Google Calendar. Per obrir-los, feu clic a la icona blava del panell de la dreta i veureu una llista de les vostres tasques. No hi ha tantes funcions com algunes Wunderlist, però les tasques de Google sempre estan davant dels vostres ulls.

Podeu afegir casos nous, editar-los, assignar-los una data de venciment i repetir la freqüència a través del tauler de la interfície web o a través de Google.

15. Desfer accions innecessàries

Finalment, un petit truc. Suposem que heu creat un esdeveniment, que li heu proporcionat una descripció amb diligència, que hi heu adjuntat un munt de fitxers, que l'heu coordinat amb tots els vostres companys i que després l'heu suprimit sense voler.

Tranquil·la! No cal recrear-lo. Només has de prémer la combinació de tecles Ctrl + Z, i l'esdeveniment suprimit es restaurarà. D'aquesta manera podeu desfer qualsevol activitat del calendari inadvertida. Això és una mica fosc perquè la interfície no té un botó "Desfés", però és molt útil.