Taula de continguts:

6 consells per a una gestió eficaç del correu electrònic
6 consells per a una gestió eficaç del correu electrònic
Anonim

El correu electrònic és una de les millors eines de comunicació i, potser, l'única utilitzada per tots els usuaris sense excepció. Pot ser que us agradin o no els missatgers instantanis, utilitzeu el xat de Skype o de Facebook, però probablement tingueu una adreça de correu electrònic.

Cada dia rebem a la nostra safata d'entrada no només missatges d'amics i companys, sinó també desenes de cartes publicitàries, notificacions, només correu brossa. Per evitar que s'ofegui en el gran volum de missatges entrants, és molt important desenvolupar i aplicar habilitats efectives de correu electrònic.

shutterstock_34566739
shutterstock_34566739

Copyright

Programeu una hora de comprovació del correu electrònic

Si creieu que dediqueu massa temps a processar el correu i el nombre de cartes de la vostra bústia d'entrada encara no disminueix, intenteu planificar amb més rigor el temps per comprovar la vostra bústia. Normalment comencem a revisar el correu, trobem un enllaç interessant a la carta, anem al lloc, d'allà a un altre… i després de mitja hora recordem i tornem a analitzar cartes. Com a resultat, el temps ha passat, però la qüestió no s'ha mogut.

Per tant, intenteu reservar un cert temps limitat per treballar amb el correu. Cadascú pot establir la freqüència i la durada d'aquests intervals de manera independent, depenent del volum de la seva correspondència. Potser serà una hora al matí i una hora al final de la jornada laboral, o pot ser més convenient que inicieu sessió al vostre compte de correu cada hora durant cinc minuts. El més important és que intenteu complir estrictament l'horari establert per a vosaltres mateixos i que no us distregui res aliè. Consciència que el teu temps és limitat, comportarà inevitablement un augment de l'eficiència en el tractament dels rebuts postals.

Cada lletra significa una acció

La regla principal que hauríeu d'aplicar quan analitzeu el correu és que cada carta oberta requereix que feu alguna cosa. Si heu obert una carta, en cap cas l'heu de tornar a deixar a la safata d'entrada. Heu de respondre immediatament a la carta, o bé enviar-la a algú que s'hagi preparat millor per tractar aquest problema, o bé programar-vos una tasca a Google Task o al calendari; en qualsevol cas, com a resultat de la vostra acció, la carta hauria de ser suprimit o traslladat a l'arxiu, és a dir deixa la safata d'entrada … Si seguiu aquesta senzilla regla, la vostra safata d'entrada es netejarà tard o d'hora.

shutterstock_85297180
shutterstock_85297180

Copyright

Filtres i dreceres

Si rebeu un gran nombre de correus electrònics cada dia, analitzar-los requereix molt de temps i esforç per part vostra. Per què no utilitzeu els recursos del servei postal per a això, sobretot perquè la majoria de serveis tenen aquesta característica i estan perfectament implementats?

Es tracta de configurar filtres per al processament automàtic del correu. En lloc de fer clic manualment a cada publicació, i cada clic és el mateix temps i esforç, només cal que configureu els filtres que vulgueu una vegada. Per exemple, tots els missatges de les adreces dels teus familiars aniran automàticament a la carpeta Família i es marcaran amb un marcador com a importants. Tots els comunicats de premsa van a una carpeta independent sense passar per la carpeta Safata d'entrada i les notificacions de les xarxes socials s'envien immediatament a la Paperera.

D'aquesta manera, podeu classificar els missatges segons els temes principals i preparar-los en conseqüència per al seu processament. Ja no tindreu una situació en què el vostre cervell, quan analitzeu el correu, canviï de les tasques domèstiques a qüestions comercials i, immediatament, als correus d'entreteniment i, després, enrere.

2013-03-28_14h45_54
2013-03-28_14h45_54

Hi ha un gran nombre d'opcions per crear diversos filtres, i estic segur que un cop construïu un sistema de filtratge automàtic, estalviareu dies i mesos del vostre temps. A més, utilitzant les etiquetes assignades o la distribució per carpetes, podeu trobar fàcilment les cartes que necessiteu a l'arxiu (recordeu que la nostra carpeta Safata d'entrada està completament buida?).

Utilitzeu la cerca

Molts usuaris, especialment els principiants, guarden tots els seus correus electrònics a la safata d'entrada perquè senten que no els trobaran mai més en arxivar. Si configureu un sistema de filtres i dreceres, tal com es descriu al paràgraf anterior, el vostre arxiu ja està organitzat i és molt més fàcil navegar-hi. Però no us oblideu també de la barra de cerca. Per exemple, a Gmail, el sistema de cerca de lletres és tan perfecte (qui ho dubtaria!) que no serà difícil trobar cap lletra.

Utilitzeu marques

Molts serveis de correu electrònic tenen una funció per marcar missatges amb marcadors especials (a Gmail, aquests són estrelles). Amb la seva ajuda, és fàcil destacar els missatges necessaris que requereixen la vostra atenció i col·locar-los en una carpeta separada. A Gmail, podeu triar el vostre propi conjunt de banderes i utilitzar-los amb força flexibilitat. Així, un cop d'ull al contingut de la vostra safata d'entrada serà suficient per distingir els correus electrònics segons la seva importància.

2013-03-28_14h41_11
2013-03-28_14h41_11

Utilitza les tecles de drecera

L'ús de tecles d'accés ràpid pot accelerar tant el processament de la correspondència que val la pena dedicar unes hores a estudiar-les. Però abans, mireu la configuració (a Gmail és Configuració - General - Dreceres) i assegureu-vos que estiguin activades. Després d'això, només cal que premeu el signe d'interrogació del teclat i veureu un missatge amb totes les tecles d'accés directe de Gmail.

28-03-2013_14h42_16
28-03-2013_14h42_16

El correu electrònic és una gran eina de comunicació, però això no vol dir que hagis de dedicar la meitat de la teva vida a aquest procés. La màxima automatització de tots els processos, respostes ràpides o reenviament de missatges, planificar el vostre temps, juntament amb altres consells d'aquest article, us permetran tractar qualsevol nombre de cartes amb força rapidesa i estalviar més temps per a activitats més agradables.

Recomanat: