Com netejar Google Docs

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Rastrem infinitat de "Carpetes noves" i ens desfem de documents amb noms incomprensibles.

Si treballeu molt amb Google Docs, o Google Docs, probablement us heu trobat amb el problema que hi ha massa fitxers i la pàgina principal del servei es converteix en un àtic desordenat. Lifehacker explica com pots crear ordre des del caos.

Utilitzeu eines de classificació integrades

Google Docs té diverses eines d'ordenació integrades per ajudar-vos a trobar ràpidament els fitxers que voleu. Per fer-ho, només cal que seleccioneu l'opció adequada fent clic a un dels símbols de la part superior dreta de la pantalla principal.

1. Per format de visualització

El servei us permet personalitzar la manera preferida de mostrar els fitxers: una llista o una graella. Per fer-ho, només cal que feu clic a la icona corresponent.

2. Per data o títol

Podeu ordenar els documents de manera còmoda per la data en què es van visualitzar, la data dels canvis fets per vosaltres o per tots els usuaris i també per títol.

3. Per propietari

Google Docs permet que diversos usuaris treballin en documents alhora, per això aquest servei és tan convenient. Si no només esteu creant documents, sinó que també esteu treballant amb desconeguts o treballant col·lectivament, us ajudarà l'ordenació pel propietari (creador) del document. Per utilitzar-lo, només cal que feu clic a l'element adequat a la pantalla principal i seleccioneu l'opció adequada.

4. Sempre que sigui possible l'accés

Per veure tots els fitxers creats per altres usuaris i disponibles per a vostè, feu clic a la icona de la carpeta a l'extrem superior dret de la pantalla principal i seleccioneu "Disponible".

Organitzeu-vos a Google Drive

Tots els fitxers de Google Docs (així com Fulls de càlcul i Presentacions) estan disponibles a Google Drive. Per tant, en gran mesura, l'ordre al disc és una condició d'ordre als documents. Aquí teniu el que podeu fer per fer front al caos.

1. Ordena els documents en carpetes

Podeu crear fàcilment carpetes a Google Drive. Per fer-ho, heu de fer clic al botó gran "Crear" i seleccionar l'element "Carpeta".

Doneu als vostres fitxers i carpetes noms clars i específics. Dels noms "Carpeta nova", "Sense títol", "1" o "lvpdlvarp" no queda clar què hi ha dins. A més, aquests fitxers i carpetes seran més difícils de trobar entre molts altres. Els títols "Informes de setembre", "Llista de contactes del client a les 15.10" o "Article de biotecnologia" us ajudaran a mantenir els vostres registres més eficients.

Podeu transferir fitxers a una carpeta fent clic amb el botó dret sobre ells i seleccionant l'element adequat.

El menú de carpetes es pot obrir des de la pantalla d'inici de Google Docs.

2. Utilitzeu diferents colors i etiquetes de carpetes per als fitxers importants

De manera predeterminada, totes les carpetes de Google Drive són grises, però podeu fer-hi clic amb el botó dret i seleccionar un dels 24 colors del menú desplegable.

També podeu marcar els fitxers necessaris al disc. Això es fa fent clic amb el botó dret i seleccionant "Afegeix a marcat".

Podeu visualitzar els fitxers marcats directament als "Documents".

3. Eliminar innecessaris

Amb l'ús intensiu dels serveis de Google, acumulen una gran quantitat de documents innecessaris i obsolets. Podeu suprimir-los tant a "Documents" com a "Disc" fent clic amb el botó dret al document requerit i seleccionant "Suprimeix".

Si heu suprimit accidentalment un document (Google Docs no demana confirmació d'una acció en suprimir), podeu fer clic al botó emergent "Cancel·la".

I si l'heu esborrat, però després d'un parell de dies heu canviat d'opinió, aneu a la "Paperera", feu clic amb el botó dret al fitxer desitjat i seleccioneu "Restaurar".

Els fitxers de la paperera de reciclatge s'emmagatzemen durant 30 dies, després dels quals s'eliminen automàticament.

4. Utilitzeu Filewatch per desfer-vos de coses innecessàries

Filewatch us pot ajudar a trobar fitxers als quals encara teniu accés des, per exemple, del vostre antic lloc de treball: us mostra amb quines persones compartiu documents i us permet separar-ne. El servei també és capaç de trobar fitxers que s'han posat a disposició de massa usuaris (per exemple, filtrats a la xarxa) perquè pugueu canviar la configuració per accedir-hi.

Filewatch s'inclou a la biblioteca de Google Workspace Marketplace, el que significa que està certificat per Google, de manera que les vostres dades sensibles no caiguin en mans equivocades. El servei és gratuït.

• Descarrega des de la Biblioteca de Google →
• Baixeu des del lloc web de Filewatch →