Quin és el millor per a la productivitat: kaizen versus embolic creatiu

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Tant si t'agrada el desordre com si prefereixes un lloc de treball net, no importa. Cadascun d'aquests mètodes té els seus propis pros i contres.

Imagina que ets una persona creativa que necessita el teu propi embolic petit, acollidor i inspirador per treballar còmodament. De manera que les notes importants s'intercalen amb precioses postals dels països on vas passar unes vacances inoblidables, o fulletons de la cafeteria més propera, i la teva tassa bruta preferida sempre es va posar al costat del monitor.

Què pots fer, ets una persona així. L'ordre perfecte t'avorreix i mata totes les ganes de crear, i simplement no tens temps per ordenar els papers. Ara imagineu-vos que de sobte us poseu en el marc estricte del estrany sistema kaizen japonès.

Què és Kaizen

Kaizen és una filosofia japonesa orientada a la millora contínua i al canvi per a millor. Kaizen és el que podeu anomenar Lean Manufacturing en termes senzills. L'objecte adequat al lloc correcte en la quantitat correcta. Ordre, classificació, normes acceptades, manteniment i neteja.

Documents, materials, mitjans de producció: tot això s'emmagatzema, es manté en ordre i es sistematitza de manera que qualsevol empleat pugui trobar ràpidament tot el que necessita. A les grans empreses, kaizen tracta dels processos de producció, i per als treballadors d'oficina, es reflecteix en el seu entorn de treball.

Això també s'aplica a l'espai de treball dels discs del sistema (noms de fitxer estàndard) i als subministraments d'oficina (el vostre lloc per als cartutxos de paper o d'impressora) i a l'emmagatzematge de documents (carpetes signades de manera estàndard).

Avantatges del sistema kaizen

Si considerem el kaizen a nivell d'empresa, aquest sistema resulta útil i productiu. Permeteu-me que us doni un exemple senzill. Vaig tenir la sort de treballar en una gran fàbrica on el kaizen estava emprat al màxim. Per exemple, la proposta d'un dels empleats de carregar quatre caixes més en palets va fer que la distribució competent dels productes permetés estalviar una quantitat important per al lloguer d'un magatzem.

O un exemple d'ús de kaizen a l'oficina. L'espai d'emmagatzematge del paper està marcat amb una escala. Si la quantitat de paper disminueix fins a una marca determinada, és hora de pensar en demanar un nou lot. Això ajuda a anticipar una situació en què faltarà alguna cosa.

Pel que fa a l'espai personal d'un treballador d'oficina, sempre hauríeu de tenir un escriptori net. Totes les carpetes de documents s'han de signar i portar a la coherència.

En aquest cas, sabràs on i quant són els subministraments d'oficina. És molt convenient.

Experiència personal d'utilitzar kaizen

Vaig conèixer per primera vegada la filosofia del kaizen quan vaig aconseguir una feina en una empresa japonesa. A l'oficina, cada cosa havia de posar-se al seu lloc, marcada amb un adhesiu verd. Al meu escriptori hi havia una fotografia d'un monitor, un teclat i un ratolí asseguts sobre un escriptori buit. I la llegenda: "Així és el que sembla el meu escriptori al final del dia".

Tot aniria bé, però en aquesta “esterilitat” de sobte vaig començar a trobar-me a faltar. Com a persona creativa, solia envoltar-me de les coses que estimo. Necessitava "ordre en desordre": el cas quan des de fora la teva taula sembla un lloc desordenat, però saps exactament què i on.

Em va semblar que es necessitava molt de temps per posar els accessoris de treball al seu lloc. I un dia es va despertar una protesta a l'ànima de l'artista desfavorit. I ara l'estimada tassa, que simplement no té temps per rentar-se, s'amaga en un calaix per als objectes personals. I la meva ànima està contenta amb aquest motí.

Abans, vaig treballar com a dissenyador en una petita agència de publicitat. Al meu escriptori hi havia fulletons de pel·lícules, tota mena d'imatges divertides i un bol de fruits secs, i fins i tot una bola antiestrès, on cada setmana ens posava una disfressa nova, que fèiem amb paper. I això va ser bo.

Però és tan bo? Va trigar aproximadament el mateix temps a trobar un tros de paper realment important que a posar les coses en perfecte ordre. Distreure's amb un diari amb un horòscop inactiu era una cosa habitual, i també portava temps.

Què hauries de triar després de tot?

La meva decisió va ser senzilla: vaig triar el millor de dos enfocaments. La sistematització i l'ordre que ofereix kaizen, combinat amb la seva visió i les coses preferides.

La regla principal és no exagerar ni amb kaizen ni amb desordre.

Als meus armaris, calaixos i documents, tot està disposat segons un sistema clar. Però al meu escriptori, sempre hi ha un racó reservat per a coses inspiradores: dibuixos, una flor en un test i un elefant de Tailàndia.

No tinguis por de fer un esforç per tu mateix i ordenar coses importants als prestatges. Un cop us hi acostumeu una mica, entendreu que és molt convenient. I reserva un racó separat per al teu embolic.

Kaizen és bo sempre que no dediquis més temps a la forma que al contingut. El desordre creatiu és bo sempre que no es converteixi només en desordre.

Vaig portar tres coses al meu nou lloc de treball. Primer, una tassa. En segon lloc, un bloc amb fulles a quadres extraïbles en lloc d'un diari. En tercer lloc, una flor en un test, que jo mateix anomeno George amb amor. En honor a George Harrison. En tots els altres aspectes: kaizen complet.