13 coses de la correspondència empresarial que només enfaden

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Si no vols enfadar l'altra persona, no ho facis.

1. Falta de salutació

No estàs escrivint una carta comercial per plaer, necessites alguna cosa del destinatari. Per tant, és correcte començar-lo amb un acte de cortesia: una salutació. Prendre'n sense és com obrir la porta a l'oficina d'una altra persona amb el peu.

Com no

És millor així

2. La frase "Bon dia"

Si no esteu escrivint una carta comercial directament dels anys 2000, trieu una redacció més moderna. No importa que no pugueu predir exactament quan l'altra persona llegirà el missatge. L'opció "bona tarda" és la més neutra, però també podeu utilitzar el punt en què envieu la carta. I deixa el "bon moment del dia" als fòrums mig morts del passat.

Com no

És millor així

3. Gestió d'errors

És increïble quants errors es poden cometre en un text tan curt. En primer lloc, molts han pres literalment la regla separada per comes. Això dóna lloc a obres mestres com "Estimat Anton Mikhailovich". Una crida no és només un nom, sinó també paraules que en depenen.

En segon lloc, comproveu acuradament el nom del destinatari. No crideu Alekseev Alexandras, Marin Marias i desxifrau les inicials.

Com no

És millor així

4. Abreviatures i respostes monosíl·labs

L'escriptura empresarial requereix que us comuniqueu amb frases completes. Aquest enfocament té un avantatge pràctic: l'interlocutor no ha d'endevinar què vol dir, perquè revela tots els matisos i no dóna l'oportunitat d'interpretar malament les paraules. I el teu "d'acord" pot significar qualsevol cosa. A més, els talls no estalvien gaire temps.

Com no

És millor així

5. Humor i metàfores

Una carta comercial no hauria de deixar espai per a la interpretació. Totes les paraules s'utilitzen en el seu significat directe i no impliquen interpretacions diferents. En cas contrari, espereu una ronda addicional de correspondència, en la qual esbrineu qui tenia què en ment. I pot trigar molt de temps.

Com no

És millor així

6. Signes d'exclamació

Els signes d'exclamació no s'utilitzen sovint en textos literaris, perquè estan dissenyats per expressar sentiments forts. Una carta comercial no és una plataforma d'expressió, encara que realment vulguis expressar a l'interlocutor el que en penses.

Potser no vol dir res especial, però per a l'interlocutor, el signe d'exclamació serà un senyal que probablement està fent alguna cosa malament. Així que mantingueu els dos sentits i la combinació de tecles Maj + 1 sota control. Una exclamació només és adequada en circulació.

Com no

És millor així

7. Abundància de buròcrates

El desig d'expressar-se més formalment genera sovint construccions monstruoses en les quals és extremadament difícil discernir-ne el significat. No feu un ús excessiu de frases complexes i escriviu més fàcil.

Com no

És millor així

8. Bloqueig de majúscules

No val la pena destacar línies en majúscules. A Internet, encara simbolitza els crits. A ningú li agrada que li cridin. Per aclarir el missatge, només cal deixar-lo clar.

Com no

És millor així

9. Frase "Gràcies per endavant"

Gràcies, és clar, no us podeu posar a la butxaca, però l'agraïment primerenc posa l'interlocutor en una posició incòmode. Una persona educada se sentirà obligada a complir la teva sol·licitud, encara que entengui que no ho hauria de fer. I seràs recordat per llançar problemes.

Si encara cal estimular l'interlocutor, és millor descriure com és beneficiós per a ell respondre a la vostra sol·licitud.

Com no

És millor així

10. Línia d'assumpte estranya o cap tema

No és segur obrir cartes incomprensibles, de manera que un missatge sense tema corre el risc d'anar a correu brossa. Naturalment, una persona s'enfadarà molt quan descobreixi que sota les paraules "Zina, goma" hi havia un document important amagat a la gerent de la planta de pneumàtics, Zinaida.

Com no

És millor així

11. Familiaritat

No hauríeu de desviar-vos del vostre estil de negoci, encara que el destinatari sigui el vostre millor amic. En primer lloc, pot ser que hagi d'enviar una carta al seu cap o contractistes. En segon lloc, la carta pot caure en terceres mans per accident i comprometre-la, i al mateix temps tu.

En tercer lloc, cal distingir entre personal i treball. Els interessos corporatius no sempre coincideixen amb els personals. Val la pena deixar-se marge de maniobra per mantenir relacions amistoses sense fer concessions en les negociacions.

Com no

És millor així

12. Manca d'historial de correspondència

Si esteu xerrant activament amb algú, el destinatari és conscient de què tracta la conversa i pot tornar fàcilment al començament del diàleg girant la roda del ratolí. Però quan de tant en tant intercanvies cartes per correu electrònic, l'interlocutor pot oblidar qui ets i què necessites d'ell.

Facilita que la persona ho faci: en un paràgraf, recorda a la persona de què està parlant.

Com no

És millor així

13. Tractament inadequat dels fils de missatges

Els serveis i agents de correu us permeten treballar amb fils de missatges. És una eina realment útil si es maneja correctament. Però no tothom ho aconsegueix.

Potser ja us heu convertit en víctima d'un correu massiu, els participants del qual no responen directament a l'autor, sinó a tothom. Com a resultat, una conversa poc interessant omple la teva safata d'entrada i et proposes càstigs per a aquells que no troben el botó correcte. Al mateix temps, la informació que no està destinada a mirades indiscretes entra sovint al camp de la informació general.

La medalla també té un inconvenient: quan, en una conversa important, un dels participants no respon a tothom, sinó a una persona. I el destinatari ha de passar molt de temps enviant cartes en lloc de fer la seva feina.