Secrets de la correspondència per correu electrònic empresarial

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Us presentem un article d'Artem Turovets sobre el sistema d'organització de la correspondència empresarial. Aquest no és un conjunt de "tècniques de super productivitat" o una conferència sobre màrqueting per correu electrònic. Artyom simplement compartirà l'experiència de la seva empresa, on van intentar configurar el treball amb el correu electrònic perquè tothom estigués còmode.

Què és el correu electrònic? En el món empresarial modern, aquests són:

• La teva cara. És amb l'ajuda del correu electrònic que podeu crear una imatge positiva als ulls de la contrapart o arruïnar la primera impressió.
• La teva eina de treball. Molta comunicació amb el món exterior es produeix per correu electrònic. Per tant, si tens un bon domini d'aquesta eina, pots fer-te la vida molt més fàcil.
• Una poderosa distracció. El món exterior intenta atrapar-te, distreure't i desviar-te per correu electrònic.

Des d'aquest punt de vista, mirem el treball amb el correu electrònic. Comencem senzill.

Disseny de lletres

Jo faig servir el client de correu Mozilla Thunderbird, així que el faré servir com a exemple. Creem una lletra nova i anem de dalt a baix a la llista de camps.

A qui. Còpia. Còpia oculta

Potser algú no ho sàpiga, però "Per" de Mozilla es pot canviar a "Cc" o "Cco".

• A: escrivim el destinatari principal o diversos destinataris separats per punt i coma.
• Còpia: escrivim a algú que hauria de llegir la carta, però de qui no esperem resposta.
• Cco: escrivim a qui ha de llegir la carta, però ha de romandre desconegut per a la resta de destinataris de la carta. És especialment adequat per a l'enviament massiu de cartes comercials, per exemple, notificacions.

No està bé en el correu massiu, especifiqueu els destinataris mitjançant els camps "Cc" o "A". Diverses vegades a l'any rebo cartes en què s'enumeren entre 50 i 90 destinataris al camp "Cc". Hi ha una violació de la privadesa. No tots els vostres destinataris necessiten saber amb qui més esteu treballant en un tema similar. Està bé que siguin persones que us coneixeu. Què passa si la llista inclou empreses competidores que no es coneixen entre elles? Com a mínim, cal estar preparat per a explicacions innecessàries, com a màxim, per a la finalització de la cooperació amb un d'ells. No facis així.

Dret envieu correus massius al vostre nom i poseu tots els destinataris al camp "Cco".

Tema de lletra

La importància de l'assumpte s'escriu sovint (de vegades amb raó) als seus blocs corporatius per serveis de correu professionals. Però allà més sovint estem parlant de cartes de vendes, on l'assumpte resol el problema "s'ha d'obrir el correu electrònic".

Estem discutint la correspondència comercial diària. Aquí el tema resol el problema "la carta i el seu autor s'han d'identificar fàcilment i després trobar-los". A més, la teva diligència et tornarà en forma de karma de nombroses cartes de resposta, només amb els prefixos Re: o Fwd, entre els quals hauràs de buscar la lletra desitjada sobre el tema.

Vint cartes és el volum d'una correspondència d'un dia d'un cap intermedi. No parlo d'emprenedors i propietaris d'empreses en absolut, el seu nombre de lletres de vegades surt de l'escala de 200 o més al dia. Així de nou: no envieu correus electrònics amb una línia d'assumpte buida.

Llavors, com formular correctament l'assumpte?

Al nostre "Cel" recomanem en lletres externes escriure a l'assumpte: "Cel". A l'interior: només el contingut de l'assumpte en tres o cinc paraules sense prefixos.

Error #1: només el nom de l'empresa a l'assignatura. Per exemple, "Cel" i ja està. En primer lloc, segur que no sou de la vostra empresa que es comuniqui amb aquesta contrapart. En segon lloc, aquest tema no té cap significat, perquè el nom de la vostra empresa ja es pot veure des de l'adreça. En tercer lloc, endevineu com serà la vostra pròpia bústia amb aquest enfocament de la correspondència? Alguna cosa com això.

És convenient cercar temes com aquest?

Error #2: un títol cridaner i venedor. És fantàstic si saps com escriure titulars com aquest. Però, és adequat utilitzar aquestes habilitats en la correspondència comercial? Recordeu el propòsit de l'assumpte d'una carta comercial: no vendre, sinó proporcionar identificació i cerca.

No està bé	Dret
Afanya't a comprar destrals a un preu raonable!	Oferta comercial de subministrament d'eixos
Hem d'apressar-nos a comprovar els percentatges! Rodion està en camí!	Per a l'aprovació de l'acte de reconciliació per interessos amb Alena Ivanovna
ATENCIÓ! Porfiry Petrovich va resoldre el secret de Raskolnikov i solucionarà els nostres problemes	Una oferta d'un consultor: deducció psicològica

»

Text de la carta

Hi ha moltes guies d'escriptura per a diferents ocasions. Per exemple, moltes coses útils de, i altres mestres de la paraula. Us aconsello que llegiu els seus articles almenys per millorar l'alfabetització general i millorar l'estil general d'escriptura.

En el procés d'escriure una carta, hem de prendre diverses decisions constantment.

Una qüestió de cortesia … A l'inici de la carta, pots desdibuixar-te en cortesia o fins i tot tendresa en l'esperit de "Estimat Rodya, des de fa més de dos mesos que no us parlo per escrit, que jo mateix patia i ni tan sols vaig patir. dormir una altra nit pensant". És molt educat i molt costós, tant pel que fa al temps per compondre aquesta introducció, com pel que fa al temps de l'interlocutor per llegir-la. Això és una correspondència comercial, recordeu? No és un assaig del gènere epistolar per al concurs ni una carta a la mare de Raskolnikov, sinó correspondència comercial.

Respectem el nostre temps i el del destinatari!

Té sentit presentar-se i recordar les circumstàncies del coneixement només en la primera carta enviada després d'una reunió fugaç a l'exposició. Si es tracta d'una continuació de la cooperació o correspondència actual, a la primera carta del dia escrivim: "Hola, Ivan", a la segona i posteriors: "Ivan, …".

Apel·lació … Sempre m'ha preocupat amb qui contactar en una carta si hi ha diversos destinataris. Fa poc vaig escriure una carta a tres noies anomenades Anna. Sense cap mena de dubte, vaig escriure "Hola, Anna" i no em vaig banyar. Però no sempre és així.

Què passa si hi ha tres o fins i tot set destinataris i no comparteixen el mateix nom? Podeu enumerar-los per nom: "Bon dia, Rodion, Pulcheria, Avdotya i Pyotr Petrovich". Però és llarg i requereix temps. Podeu escriure: "Hola, companys!"

Per a mi, faig servir la regla per referir-me pel nom a la persona que es troba al camp "A". I als que estan a la còpia, no ho sol·licitin en absolut. Aquesta regla al mateix temps us permet determinar amb més precisió (un!) El destinatari de la carta i el propòsit d'aquesta carta.

Citació … Sovint, la correspondència és una cadena de cartes amb preguntes i respostes, en una paraula, un diàleg. Es considera bona forma no esborrar l'historial de la correspondència i escriure la teva resposta a la part superior del text citat, de manera que, tornant a aquesta correspondència una setmana més tard, puguis llegir fàcilment el diàleg de dalt a baix en dates descendents.

Per algun motiu, la configuració predeterminada a Mozilla és "Colocar el cursor després del text citat". Recomano canviar-lo al menú "Eines" → "Configuració del compte" → "Composició i adreçament". Hauria de ser així.

Propòsit de la carta … Les cartes comercials són de dos tipus:

• quan només informem a l'interlocutor (per exemple, un informe de la feina feta durant un mes);
• i quan volem alguna cosa de l'interlocutor. Per exemple, perquè aprovi el pagament de la factura adjunta.

Per regla general, hi ha moltes més cartes encoratjadores que no pas d'informes. Si volem aconseguir alguna cosa de l'interlocutor, és molt important dir-ho en una carta en text pla. La crida a l'acció ha d'anar acompanyada d'una crida a l'acció amb el nom i seguida de l'última frase de la carta.

No està bé: "Porfiry Petrovich, sé qui va matar la vella".

Dret: "Porfiry Petrovich, he piratejat a la vella, si us plau, pren mesures per a la meva detenció, estic cansat de patir!"

Per què hauria de pensar el corresponsal què ha de fer amb aquesta carta? Després de tot, pot prendre la decisió equivocada.

Signatura al text … Ella deu ser. A més, tots els clients de correu permeten configurar la substitució automàtica d'una signatura, per exemple, el clàssic "Atentament, …". A Mozilla, això es fa a Eines → Opcions del compte.

Escriure o no escriure contactes a la signatura és cosa personal de tots. Però si esteu connectat d'alguna manera amb les vendes, assegureu-vos d'escriure. Fins i tot si la transacció no es realitza en funció dels resultats de la comunicació, en el futur us trobaran fàcilment els contactes de la signatura.

Finalment, una característica més del cos de la carta per a aquells interlocutors que no els agrada (no poden, no volen, no tenen temps) contestar les seves cartes. Especifiqueu el valor predeterminat al text de la carta. Per exemple, "Porfiry Petrovich, si no vens a arrestar-me abans de les 12:00 de divendres, llavors em considero amnistia". Per descomptat, la data límit ha de ser real (no hauríeu d'enviar el text de l'exemple divendres a les 11:50). El destinatari ha de ser físicament capaç de llegir i decidir sobre la vostra carta. Aquest "silenci" l'allibera de la responsabilitat per la no resposta de l'interlocutor. Com sempre, l'ús d'aquesta característica s'ha d'abordar amb prudència. Si una persona respon a les vostres cartes a temps i amb regularitat, aquest ultimàtum pot, si no ofendre-lo, esforçar-lo una mica o portar a la decisió de no respondre la carta ara mateix, però fer-vos esperar divendres.

Adjunts

Les cartes solen venir amb fitxers adjunts: currículums, ofertes comercials, pressupostos, horaris, escanejos de documents: una eina molt convenient i alhora una font d'errors populars.

Error: gran mida de l'adjunt. Sovint es reben correus electrònics amb fitxers adjunts de fins a 20 MB. Per regla general, es tracta d'escaneigs d'alguns documents en format TIFF, amb una resolució de 600 dpi. El programa de correu del corresponsal gairebé segur que es penjarà durant uns minuts en va intents de descarregar una vista prèvia d'aquest fitxer adjunt. I Déu no permeti que el destinatari intenti llegir aquesta carta en un telèfon intel·ligent…

Personalment, esborro aquestes cartes de seguida. No voleu que la vostra carta acabi a les escombraries abans de ser llegida? Comproveu la mida del fitxer adjunt. Es recomana que no superi els 3 MB.

I si supera?

• Proveu de reconfigurar l'escàner amb un format i una resolució diferents. Per exemple, en PDF i 300 dpi, s'obtenen escanejos força llegibles.
• Penseu en programes com WinRar o 7zip. Alguns fitxers estan perfectament comprimits.
• Què passa si el fitxer adjunt és enorme i no el pots comprimir? Per exemple, una base de dades de comptabilitat gairebé buida pesa 900 MB. L'emmagatzematge d'informació al núvol vindrà al rescat: Dropbox, Google Drive i similars. Alguns serveis, com Mail.ru, converteixen automàticament grans fitxers adjunts en enllaços a l'emmagatzematge al núvol. Però prefereixo gestionar jo mateix la meva informació emmagatzemada al núvol, així que no accepto l'automatització de Mail.ru.

I una recomanació més no del tot òbvia sobre les inversions: la seva nom … Ha de ser comprensible i acceptable per al destinatari. Un cop a l'empresa estàvem preparant una oferta comercial dirigida a… que sigui Fiódor Mikhailovich Dostoievski. Vaig rebre una carta del gerent amb una proposta de projecte per a l'aprovació i l'arxiu adjunt incloïa un fitxer anomenat "DlyaFedi.docx". Amb el gerent que m'ha enviat això, va tenir lloc un diàleg com aquest:

- Benvolgut gerent, personalment estàs preparat per apropar-te a aquesta respectada persona i anomenar-lo a la cara de Fedya?

- D'alguna manera no, home respectat, tothom l'anomena pel seu nom i patronímic.

- Per què vas anomenar la inversió "Dlya Fedy"? Si l'envio ara mateix, creus que ens comprarà destrals per aquest CP?

- Vaig a canviar el nom més tard…

Per què preparar una bomba de rellotgeria (el rebuig d'un client potencial) o fer-se el treball addicional de canviar el nom d'un fitxer? Per què no anomenar immediatament el fitxer adjunt correctament: "Per a Fedor Mikhailovich.docx" o encara millor: "KP_Nebo_Topory.docx".

Així doncs, hem resolt més o menys amb el correu electrònic com a "cara". Passem a veure el correu electrònic com una eina per a un treball efectiu i parlem de la seva distracció.

Treballant amb lletres

El correu electrònic és una poderosa distracció. Com amb qualsevol distracció, el correu s'ha de tractar endurint les regles i introduint un horari de treball.

Com a mínim, heu de desactivar TOTES les notificacions sobre l'arribada del correu. Si el client de correu està configurat per defecte, se us notificarà amb un senyal de so i la icona al costat del rellotge parpellejarà i es mostrarà una vista prèvia de la carta. En una paraula, faran tot el possible per allunyar-te d'un treball minuciós i després submergir-te en l'abisme de cartes no llegides i correus no vists, menys una o dues hores de la vida.

La poderosa força de voluntat d'algú permet que les notificacions no els distreguin, i per a la gent normal és millor no temptar el destí i apagar-los. A Mozillla Thunderbird, això es fa a través del menú "Eines" → "Opcions" → "General" → "Quan apareixen missatges nous".

Si no hi ha notificacions, com entendre que ha arribat una carta?

Molt simple. Tu mateix, conscientment, dediques temps per analitzar el correu, obriu el client de correu i vegeu tots els missatges no llegits. Això es pot fer dues vegades al dia, per exemple, a l'hora de dinar i al vespre, o durant el temps d'aturada forçada, per exemple, en els embussos de trànsit.

Preguntat sovint, què passa amb els temps de reacció i els correus electrònics urgents? La resposta és: no teniu cartes urgents al correu. A menys que treballeu al departament d'atenció al client (aquest departament té les seves pròpies regles per treballar amb el correu).

Si hi ha cartes urgents, el remitent us ho notificarà a través d'altres canals: telèfon, SMS, Skype. Aleshores entrareu deliberadament al client de correu i processareu el correu urgent. Tots els gurus de la gestió del temps (per exemple, Gleb Arkhangelsky amb el seu "Time Drive") declaren l'estàndard per respondre al correu electrònic fins a 24 hores. Aquesta és una regla normal de bona forma: no espereu respostes instantànies de l'interlocutor per correu electrònic. Si hi ha una carta urgent, aviseu-la a través de canals de comunicació més ràpids.

Així doncs, vam desactivar les notificacions i ara activem el client de correu segons la nostra programació.

Què hem de fer quan vam entrar al correu i vam començar a fer activitats anomenades "analitzar el correu electrònic"? On és l'inici i el final d'aquesta obra?

He sentit molt parlar del sistema de safata d'entrada zero, però malauradament no he conegut cap persona que l'utilitzi. Vaig haver de reinventar la meva roda. Hi ha articles sobre aquest tema a Lifehacker. Per exemple, "". A continuació parlaré del sistema de safata d'entrada zero en la meva interpretació. Agrairia que els gurus de GTD comprovessin els comentaris, afegeixessin o milloressin el sistema descrit.

És important entendre i acceptar que el correu electrònic no és un programador de tasques ni un arxiu per a les vostres activitats. Per tant, la carpeta "Safata d'entrada" ha d'estar sempre buida. Un cop hagis començat a analitzar la teva safata d'entrada, no t'aturis ni et distreguis amb res fins que buidis aquesta carpeta.

Què fer amb els correus electrònics a la safata d'entrada? Heu de revisar cada lletra seqüencialment i eliminar-la. Sí, només cal que seleccioneu i premeu Suprimeix al vostre teclat. Si no pots esborrar la carta, hauràs de decidir què fer-hi.

1. Pots respondre-ho en tres minuts? He de respondre-ho? Sí, és necessari, i la resposta no trigarà més de tres minuts, després responeu immediatament.
2. Heu de respondre, però preparar la resposta trigarà més de tres minuts. Si utilitzeu un planificador de tasques que us permeti convertir un correu electrònic en una tasca, convertiu el vostre correu electrònic en una tasca i oblideu-ne una estona. Per exemple, faig servir el servei Doit.im absolutament meravellós. Et permet generar una adreça de correu electrònic personal: li reenvies una carta i es converteix en una tasca. Però si no teniu un programador de tasques, moveu la lletra a la subcarpeta "0_Run".
3. Després d'una resposta ràpida a una carta, convertint-la en una tasca o en una simple familiarització, cal decidir què fer amb aquest missatge a continuació: eliminar-lo o enviar-lo a una de les carpetes per a l'emmagatzematge a llarg termini.

Aquí teniu les meves carpetes d'emmagatzematge a llarg termini.

• 0_Córrer. No tinc una carpeta així, però si no tens planificador, repeteixo, pots posar aquí cartes que requereixin un estudi detallat. Aquesta carpeta també s'ha de netejar regularment, però amb un enfocament atent en un moment especialment designat.
• 1_Ref. Aquí és on poso cartes amb informació de fons: cartes de benvinguda amb inicis de sessió de diversos serveis web, bitllets per als propers vols, etc.
• 2_Projectes. Aquí s'emmagatzema l'arxiu de correspondència sobre socis i projectes amb els quals hi ha una relació actual. Naturalment, es crea una carpeta separada per a cada projecte o soci. A la carpeta d'un soci, vaig posar cartes no només dels seus empleats, sinó també cartes d'empleats de "Heaven" relacionades amb aquest soci. Molt convenient: si cal, tota la correspondència sobre el projecte està a mà en un parell de clics.
• 3_Museu. Aquí estic tirant aquelles cartes que és una llàstima esborrar, i els beneficis d'elles no són evidents. A més, les carpetes amb projectes tancats de "2_Projects" migren aquí. En una paraula, els primers candidats a esborrar es guarden al "Museu".
• 4_Documents. Aquí hi ha cartes amb mostres electròniques de documents que poden ser útils en el futur per a la comptabilitat, per exemple, extractes de conciliació de clients, bitllets de viatges. La carpeta té molt en comú amb les carpetes "2_Projectes" i "1_Sprav", només s'emmagatzema informació comptable i la informació de gestió s'emmagatzema a la carpeta "2_Projectes". A "4_Documents" - informació morta, i a "2_Projectes" - viu.
• 5_Coneixement. Aquí és on només afegeixo mailings realment útils als quals vull tornar després d'un temps per inspirar-me o trobar solucions.

Hi ha altres configuracions del client de correu que són importants per al funcionament d'aquest sistema. Primer, de manera predeterminada, Thunderbird té la casella de selecció Marca els missatges com a llegits. Prefereixo fer-ho deliberadament, així que la casella de selecció ha desaparegut! Per fer-ho, aneu al menú "Eines" → "Opcions" → "Avançat" → "Llegir i visualitzar".

En segon lloc, fem servir filtres … Anteriorment, aplicava de manera activa filtres que reenviaven cartes automàticament a les carpetes adequades en funció de l'adreça del remitent. Per exemple, les cartes d'un advocat es van traslladar a la carpeta "Advocat". Vaig rebutjar aquest enfocament per diversos motius. Primer: les cartes d'un advocat en el 99% dels casos fan referència a un projecte o soci, la qual cosa significa que s'han de traslladar a la carpeta d'aquest soci o projecte. En segon lloc, vaig decidir afegir consciència. Vostè mateix ha de decidir on s'ha d'emmagatzemar una carta específica i és més convenient cercar missatges no processats només en un lloc: a la safata d'entrada. Ara faig servir filtres només per categoritzar les cartes regulars automàtiques de diversos sistemes en carpetes, és a dir, cartes que no requereixen que prengui decisions. Els filtres del Mozilla Thunderbird es configuren al menú Eines → Filtres de missatges.

Per tant, amb l'enfocament adequat, el correu electrònic hauria de trigar entre 10 i 60 minuts al dia, depenent del volum de correspondència.

Sí, i una cosa més. Ja has desactivat les notificacions sobre l'arribada de noves cartes, oi?;)