El mètode Inbox Zero és la millor manera de tractar milers de correus electrònics no llegits

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Mantenir la safata d'entrada buida és fàcil. Això us ajudarà a ser més productiu i no perdreu mai missatges importants.

Un munt de correus electrònics no llegits que pengen constantment a la vostra safata d'entrada deixaran pànic qualsevol. Si teniu molts socis i col·legues comercials amb els quals interactueu per correspondència, només heu de mantenir la vostra bústia d'entrada de correu electrònic neta i ordenada.

El CEO de JotForm, Aytekin Tank, és una manera interessant d'organitzar el correu electrònic anomenada Inbox Zero. Com el seu nom indica, el mètode és mantenir la safata d'entrada buida.

En general, Tank no ha inventat res de nou. Inbox Zero va ser creat fa molt de temps per l'escriptor i blogger Merlin Mann, i és un mètode provat i conegut. Aproximadament la mateixa tècnica de treballar amb documents va ser descrita per David Allen al seu llibre "Com posar les coses en ordre". Tank l'acaba d'adaptar per a la interfície web de Gmail.

Emprenedor Aytekin Tank, fundador i CEO de JotForm

Rebo i envio centenars de correus electrònics cada dia. Però al final del dia, la meva bústia sempre està buida. No tinc secretària per gestionar la meva correspondència. M'adhereixo a un principi anomenat Inbox Zero. Això no és difícil.

Tank enumera els avantatges del mètode Inbox Zero:

• No us perdreu cap missatge important si la vostra safata d'entrada està buida.
• No faràs esperar molt de temps als teus destinataris, perquè pots respondre immediatament a les seves cartes.
• Centenars i milers de cartes no llegides no s'acumularan a la vostra bústia.
• Estalviaràs més temps en les tasques realment importants i no passaràs hores jugant amb el correu electrònic.

Conec moltes persones que emmagatzemen amb cura totes les seves cartes sense esborrar-ne cap. Com a resultat, la seva safata d'entrada comença a semblar un canal de Twitter. No és còmode. Et perdràs constantment als correus electrònics.

Tanc d'Aytekin

Suposem que feu servir Gmail, tot i que aquest mètode es pot adaptar a qualsevol ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) o client de correu electrònic (Outlook, Thunderbird o Sylpheed). Fem una ullada als dipòsits de missatges no llegits i comencem.

1. Buida la teva bústia

Per tant, amb el mètode Inbox Zero, cal actuar amb decisió. Obriu "Safata d'entrada", seleccioneu totes les cartes que s'hi han acumulat i arxiveu-les totes alhora. Per a alguns, això semblarà una pura bogeria, però Tank recomana fer-ho.

Heu de començar amb una bústia buida. Aquesta guia no us ajudarà si teniu desenes de milers de correus electrònics a la vostra safata d'entrada. Així que arxiveu-ho tot i comenceu amb una pissarra neta.

Tanc d'Aytekin

2. Processa els teus correus electrònics per ordre cronològic

Per desenvolupar aquest hàbit saludable, cal una certa disciplina. A mesura que processeu els vostres correus electrònics, comenceu amb el missatge més antic i aneu fins al més nou. D'aquesta manera mantindreu l'ordre cronològic i no us confondreu.

Hi ha dues funcions per ajudar-vos a gestionar els correus electrònics a Gmail:

Activa el commutador automàtic. Per fer-ho, obriu "Configuració" → "General", cerqueu l'element "Canvi automàtic" i activeu-lo. Ara, en respondre o arxivar un correu electrònic, Gmail no us tornarà a la safata d'entrada, sinó que mostrarà el següent correu electrònic. D'aquesta manera podreu processar les cartes una per una en l'ordre en què es van rebre, sense cap distracció.

A continuació, activeu el botó Envia i arxiva si no el teniu. Obriu "Configuració" → "General" i cerqueu l'element "Mostra el botó" Envia i arxiva "en resposta". Això us estalviarà temps. Al cap i a la fi, si ja heu respost la carta, no té sentit emmagatzemar-la a la vostra safata d'entrada, oi? Feu clic al botó d'enviament i el correu electrònic s'arxivarà automàticament.

I aquí hi ha una altra cosa important:

No utilitzeu el correu electrònic com a xat. No hi ha res pitjor que generar llargues cadenes de respostes a partir de lletres constantment citades. Si necessiteu parlar, utilitzeu el missatger, el xat de Slack o contacteu per telèfon. El correu electrònic no és adequat per a això.

Tanc d'Aytekin

3. Resposta - arxiu

La regla principal del mètode Inbox Zero és que la vostra safata d'entrada no és el lloc per emmagatzemar el vostre correu. Tots els correus electrònics de la safata d'entrada s'han de processar immediatament. Llegiu-los un per un i responeu i arxiveu-los si el missatge requereix una resposta, o simplement arxivau-los si el missatge no requereix cap resposta.

Si no podeu respondre immediatament a un correu electrònic, hi ha dues opcions:

• Deseu-lo a la vostra aplicació organitzadora. Pot ser Evernote, OneNote o algun tipus de gestor de tasques. Establiu una data perquè el programa us recordi que heu d'escriure la vostra resposta en el moment adequat.
• Si podeu escriure una resposta immediatament, però el destinatari l'ha de rebre al cap d'un temps, feu servir la funció de lliurament retardat de Gmail. Outlook, Thunderbird i altres clients poden fer el mateix.

4. Només fes-ho

Tot és segons els preceptes del gran i poderós David Allen. Si el correu electrònic requereix una acció que trigarà uns quants minuts, feu-ho ara. No copieu la carta a la vostra llista de tasques pendents. No el deixis a la teva safata d'entrada.

Si necessiteu fer un pagament, feu-lo ara. Si necessiteu enviar comentaris a un company, envieu-los immediatament. Si el cas dura un parell de minuts, no té sentit posposar-lo.

Tanc d'Aytekin

5. Utilitza les tecles de drecera

Les dreceres de teclat redueixen significativament el temps dedicat a processar el correu electrònic. Amb ells, no cal moure el cursor del ratolí cap endavant i cap enrere. Tank recomana recordar i utilitzar tres tecles d'accés directe:

• La tecla E us permet arxivar ràpidament un missatge. El vam llegir, vam prémer E, el vam arxivar. És fàcil.
• La tecla R s'utilitza per escriure ràpidament una resposta. Si necessiteu respondre una carta, premeu-la, introduïu la resposta i premeu Intro.
• La tecla F reenvia les cartes rebudes a altres destinataris.

No crec que necessiteu altres tecles d'accés ràpid. A Gmail, només faig servir tres dreceres de teclat. Per a la resta, hi ha un ratolí. Però aquestes tecles d'accés ràpid us permeten realitzar ràpidament tres de les accions de correu electrònic més habituals, de manera que us poden estalviar molt de temps.

Tanc d'Aytekin

6. Configura els filtres

Els filtres de correu electrònic són una eina increïblement pràctica que fa gran part de la feina per vosaltres. Només cal que els configureu una vegada i us estalviaran molt de temps.

Si a la vostra safata d'entrada trobeu cartes sense importància (notificacions de serveis d'Internet, enviaments automàtics, etc.), cancel·leu-ne la subscripció o configureu filtres perquè aquestes cartes s'arxivin automàticament.

7. La safata d'entrada està buida: tanqueu el correu

Quan intenteu centrar-vos en la vostra feina, no us hauríeu de distreure constantment amb el correu electrònic. Per tant, seguim la regla: quan la vostra safata d'entrada estigui buida, tanqueu la pestanya de Gmail o el vostre client de correu electrònic i oblideu-vos del correu durant les properes hores. Només ocupa't.

Desactiva totes les notificacions entrants per correu electrònic. Són molt distrets.

Pots tornar a obrir el correu després d'unes hores, processar els missatges que s'hi han acumulat i tornar a la feina. L'objectiu del mètode Inbox Zero és obligar-vos a no deixar-vos distreure amb els correus electrònics entrants. Has de gestionar la teva bústia, no tu.

Tanc d'Aytekin

Si heu provat la tècnica Inbox Zero i esteu preparats per dir-vos què heu aconseguit, o voleu suggerir un mètode millor, escriviu als comentaris.