Com fer que les reunions siguin més productives

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

L'emprenedor i inversor Ray Dalio va compartir els secrets de les reunions d'èxit.

1. Determineu qui dirigeix la reunió i per a qui se celebra

Qualsevol reunió ha d'aconseguir l'objectiu d'algú. Aquesta és la persona que ha de dirigir la conversa. Identifica els objectius de la reunió i com resoldre'ls. En cas contrari, tothom parlarà de manera aleatòria i no hi haurà discussió productiva.

2. Decidiu quin tipus de comunicació prevaldrà

La forma de la reunió depèn de l'objectiu de la reunió. Per exemple, la discussió i la conferència instructiva es duen a terme de diferents maneres. Les discussions triguen molt. Com més participants hi hagi, més arrosseguen. Així que trieu els assistents a la vostra reunió amb cura.

No només convidis aquells que estiguin d'acord amb la teva opinió. Eviteu tant el pensament grupal, quan els participants no expressen les seves pròpies opinions, com la presa de decisions singulars.

3. Sigues persistent i obert

Hauràs de gestionar els conflictes, sortir dels blocs i gestionar el teu temps amb prudència. Les dificultats solen sorgir quan parla un empleat sense experiència. Sopesa el que és més important per a tu: estalvia temps sense parlar de la seva opinió o entén com pensa. La segona opció ajudarà a determinar com una persona afrontarà determinades responsabilitats. Si teniu temps, discutiu amb ell on s'equivoca. Però admet sempre el teu propi error.

4. No salteu d'un tema a un altre

Així que a la reunió no es resoldrà ni un sol tema. Per evitar-ho, marqueu la conversa a la pissarra.

5. Seguiu la lògica de la conversa

Durant les disputes, les emocions augmenten i dificulten la percepció objectiva de la realitat. Mantingueu la calma i la racionalitat. Per exemple, de vegades la gent diu: "Crec que és cert" i després actua com si fos un fet establert. Encara que els seus interlocutors veuen la situació d'una manera completament diferent. De manera que aquesta lògica prevalgui en la conversa, i no les emocions, pregunteu a una persona així: "És realment cert?"

6. Repartir les responsabilitats de cada participant

Quan les decisions les pren un grup, sovint s'oblida d'assignar responsabilitats. I llavors no està clar qui ha de fer què i qui és el responsable. Assegureu-vos de definir clarament les responsabilitats de cada membre de la decisió del grup.

7. Introduïu la regla dels dos minuts

Doneu a tothom dos minuts per expressar els seus pensaments amb calma. I només llavors discuteix la seva proposta. D'aquesta manera, tots els participants expressaran la seva opinió sense por de ser interromputs o mal entès.

8. Atureu els que parlen massa ràpid

El discurs ràpid és més difícil d'entendre. Alguns s'aprofiten d'això. La gent no vol semblar estúpida i no ho torna a preguntar, encara que no entengui alguna cosa. No caigueu en aquest esquer. És la vostra responsabilitat aclarir qualsevol ambigüitat i resoldre disputes. Així que no tingueu por de dir: "Ho sento, no ho he entès. Podries parlar més lentament?" I després feu les preguntes enrerades.

9. Resumeix la conversa

Si tothom ha intercanviat idees, treu conclusions. Si arribeu a un acord a la reunió, repetiu-ho en veu alta. Si no, digues-ho també. Si heu identificat tasques per al futur, repartiu-les entre els participants i especifiqueu els terminis.

Anota conclusions, teories de treball i problemes perquè tothom hi tingui accés. Això facilitarà el seguiment del progrés.