Com organitzar el teu dia: tècniques de genis de la productivitat

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

El temps és un recurs escàs i insubstituïble. Aprèn a utilitzar-lo amb prudència.

Mètode Benjamin Franklin

Benjamin Franklin era fill d'un saboner, però gràcies a l'autoorganització i la disciplina, va tenir èxit en molts àmbits: en política, diplomàcia, ciència, periodisme. És un dels pares fundadors dels Estats Units d'Amèrica: va participar en la creació de la Declaració d'Independència i la Constitució del país.

El retrat de Franklin apareix en un bitllet de 100 dòlars, tot i que mai va ser el president dels Estats Units. Se li atribueix l'autoria d'eslògans com "El temps és diners" i "No posposeu fins demà el que podeu fer avui".

El temps li importava realment a Franklin.

Estimes la vida? Llavors no perdis el temps, perquè el temps és el teixit que forma la vida. Benjamin Franklin

Als 20 anys, Franklin va desenvolupar un sistema de gestió del temps per ell mateix, que va utilitzar durant tota la seva vida. Els contemporanis l'anomenaven "piràmide de Franklin" (de vegades també anomenada "piràmide de productivitat" - piràmide de productivitat).

La piràmide es basa en els valors de la vida. Aquestes són pautes morals per resoldre qualsevol problema. Franklin els va anomenar virtuts.

Per ell mateix, va identificar 13 virtuts: l'abstinència, el silenci, l'amor a l'ordre, la decisió, l'estalvi, el treball dur, la sinceritat, la justícia, la moderació, la neteja, la calma, la castedat i la mansuïtat.

Per treballar sobre si mateix cada dia, Franklin va crear un quadern especial en el qual agafava una pàgina per a cada principi de vida. Va alinear cada pàgina en set columnes (dies de la setmana). Després va dibuixar 13 línies horitzontals segons el nombre de virtuts.

Així, cada dia es centrava en una de les virtuts, i als vespres a les places constatava els errors comesos en el camí cap a la “perfecció moral”.

El següent esglaó de la piràmide de Franklin és un objectiu global. Es basa en principis de vida i respon a la pregunta: "Què vull aconseguir a l'edat de N?" Un objectiu global per a un metge, per exemple, pot ser el desig de convertir-se en cap d'un departament fins als 35 anys, i per a un gerent: posar en marxa la seva pròpia startup.

Benjamin Franklin és realment l'avantpassat de la planificació de tasques pendents. Sempre es va adherir a la rutina i va escriure literalment cada pas que feia. Per tant, més enllà de la seva piràmide hi ha:

• pla director: instruccions pas a pas per assolir un objectiu global;
• pla a llarg termini: objectius per als propers 3-5 anys;
• pla a curt termini: tasques per al proper any i mes;
• planificació per a la setmana i el dia.

Tots els passos de la piràmide es situen seqüencialment; cada següent es basa en l'anterior.

Sortida

Per organitzar el vostre dia segons el mètode Franklin, cal determinar els principis fonamentals de la vida, establir un objectiu global i fer un pla per aconseguir-ho.

Per a la planificació a llarg i curt termini, podeu utilitzar una de les eines electròniques o crear un quadern en paper i implementar el sistema "Notes ràpides".

Mètode Stephen Covey

Stephen Covey és considerat un dels seguidors del sistema Franklin. És un expert i coach de renom internacional en l'àmbit de la gestió. Covey és un orador professional i autor de molts llibres. Un d'ells va ser inclòs a la llista de la literatura empresarial més influent de la revista Time.

Aquest és el llibre, Els set hàbits de les persones molt efectives, avançat al seu temps. Covey el va escriure el 1989, però no es va convertir en un èxit de vendes fins que es va reeditar el 2004.

El concepte de Covey es basa en una seqüència de set habilitats.

1. Esmola la serra, és a dir, millora-te constantment.
2. Aconseguir sinergies, és a dir, esforçar-se per una interacció mútuament beneficiosa.
3. Sigues proactiu.
4. Intenta escoltar primer, i només després - per ser escoltat.
5. Comenceu imaginant-vos l'objectiu final.
6. Pensa guanyar-guanyar.
7. Feu primer el que cal fer primer.

La matriu d'assignació de tasques i priorització ajudarà a implementar aquesta darrera habilitat. Covey la va prendre en préstec al 34è president dels Estats Units, Dwight David Eisenhower.

Totes les tasques es divideixen en quatre grups:

1. Urgent i important (a fer el més aviat possible);
2. Important no urgent (tasques estratègiques amb un termini llunyà);
3. Urgent sense importància (cal fer-ho ràpidament, però podeu ajornar o no fer-ho vosaltres mateixos);
4. No urgent i sense importància (per regla general, aquests casos es poden eliminar o confiar a tercers).

Segons Covey, les persones d'èxit rarament es troben en problemes de temps, ja que s'enfronten ràpidament a les tasques de les categories 1 i 3 i sacrifiquen coses de la casella 4 sense llàstima. Al mateix temps, dediquen el 60-80% del seu temps i energia a resoldre problemes des del quadrat 2, perquè són la locomotora del progrés.

Sortida

Per ser més efectiu, al final o al principi del dia, escriviu i prioritzeu les vostres tasques utilitzant la matriu d'Eisenhower (o la matriu de Covey, la que preferiu). Per fer-ho, podeu utilitzar l'aplicació Eisenhower (iOS) o MyEffectivenessHabits (Android). Intenta mantenir la proporció: 40% - assumptes importants urgents, 60% - importants no urgents.

Mètode de Tim Ferriss

Timothy Ferriss és un guru popular de la productivitat. Les gravacions de les seves aparicions públiques recullen milions de visualitzacions i els llibres es venen a la mateixa gran circulació.

No és d'estranyar: qui no vol "treballar 4 hores a la setmana, sense passar per l'oficina" de trucada en trucada ", i alhora viure a qualsevol lloc i fer-se ric"? El llibre del mateix nom de Ferriss s'ha convertit en el número u de les llistes de best-sellers de The New York Times i The Wall Street Journal.

El seu mètode es basa en dos pilars:

1. Llei de Pareto: el 20% de l'esforç dóna el 80% del resultat, i el 80% restant de l'esforç - només el 20% del resultat. Això vol dir centrar-se en les activitats que realment importen.
2. Llei de Parkinson: el treball s'omple tot el temps que se li assigna. Això vol dir que la tasca s'ha d'assignar exactament la quantitat necessària per completar-la.

No cal allargar la jornada laboral per fer més coses. Al contrari, escurça-ho, centra't només en allò que és realment important. Descartar tota la resta, externalitzar o delegar.

L'enfocament de Ferriss segueix la tècnica de planificació 1-3-5. La seva essència és senzilla: s'afegeix una cosa important a la llista de tasques pendents, tres mitjanes i cinc petites. Nou en total. Es distribueixen a priori per urgència, la qual cosa ajuda a desfer la sensació d'emergència.

Ferriss és un oponent a la multitasca i la sobrecàrrega d'informació. Quan es fan diverses coses al mateix temps, l'atenció es desenfoca. Com a resultat, la productivitat no augmenta, sinó que disminueix. El mateix passa amb l'absorció contínua d'informació. Revisar constantment el correu, la missatgeria instantània i les xarxes socials només crea una sensació falsa, però no l'acosta a l'objectiu.

Però l'estrès, per contra, Ferriss considera els nostres assistents.

La por és un indicador. La por és la nostra amiga. De vegades mostra què no s'ha de fer, però més sovint mostra què val la pena fer exactament. Tim Ferriss

Cal tenir en compte que Tim Ferriss no és l'únic que lluita per la productivitat treballant menys. Stever Robbins, autor de The 9 Steps to Working Less and Getting More, suggereix el mètode dels "dies actius", on t'assignes un "guarda" en un dia específic per fer un seguiment del teu progrés.

Sortida

Aquest mètode és per a vostè si no podeu seguir un calendari estricte i les llistes de tasques pendents no us funcionen. Organitza el teu dia perquè el 20% del temps estigui ocupat per les coses més difícils i importants. Que la resta segueixi el seu curs. En altres paraules, si necessiteu fer una reunió de negocis, heu de triar el dia, l'hora, la durada i seguir estrictament l'horari. La resta del dia es pot dedicar a qualsevol treball en curs.

El mètode de Gleb Arkhangelsky

Gleb Arkhangelsky és un expert en l'àmbit de la gestió del temps, fundador i responsable de l'empresa homònima. La seva peculiaritat no està en la creació de desenvolupaments originals, sinó en el fet que exposa els mètodes de gestió del temps de manera senzilla i accessible, adaptant-los a les realitats domèstiques.

Arkhangelsky és autor de diversos llibres de negocis populars: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive i altres.

Aquest últim és el més popular. Time Drive explora la importància de la planificació, l'establiment d'objectius i la motivació, així com les potents tècniques de gestió del temps i anti-procrastinació.

• "Granotes". Tothom té tasques avorrides que es posen constantment per a més endavant. Aquestes accions desagradables s'acumulen i aixafen psicològicament. Però si comenceu cada matí amb "menjar una granota", és a dir, primer de tot, realitzeu alguna tasca poc interessant i després passeu a la resta, a poc a poc les coses s'aniran posant en ordre.
• "Ancores". Són vincles materials (música, color, moviment) associats a un determinat estat emocional. Les "àncores" són necessàries per sintonitzar la solució d'un problema particular. Per exemple, podeu acostumar-vos a treballar amb el correu a la música clàssica, i sempre que us fa mandra descarregar la safata d'entrada, només cal que activeu Mozart o Beethoven per captar l'ona psicològica desitjada.
• Filet d'elefant. Com més gran sigui la tasca (escriure una tesi, aprendre una llengua estrangera, etc.) i com més ajustat sigui el termini, més difícil serà començar. És l'escala que t'espanta: no està clar per on començar, si tens prou força. Aquestes tasques s'anomenen "elefants". L'única manera de "menjar-se un elefant" és cuinar-ne "bistecs", és a dir, dividir un gran negoci en diversos petits.

Cal destacar que Gleb Arkhangelsky presta molta atenció no només a la racionalització dels processos de treball, sinó també al descans (el nom complet del seu èxit de vendes és "Time Drive: How to Manage to Live and Work"). Està convençut que sense un bon descans, que inclou un son saludable i activitat física, és impossible ser productiu.

Sortida

Planifica el teu dia a dia. Todoist, Wunderlist, TickTick i altres programes i serveis similars us ajudaran amb això. Dividiu tasques complexes a gran escala en tasques petites senzilles. Al matí, fes el treball més desagradable, de manera que en el temps restant només puguis fer el que vulguis. Desenvolupeu activadors que us ajudin a fer front a la mandra i recordeu incloure el descans a la vostra agenda.

Mètode Francesco Cirillo

Potser no coneixeu el nom de Francesco Cirillo, però probablement heu sentit parlar de Pomodoro. Cirillo és l'autor d'aquesta famosa tècnica de gestió del temps. En un moment, Francesco va tenir problemes amb els seus estudis: el jove no es podia concentrar de cap manera, estava distret tot el temps. Un simple temporitzador de cuina en forma de tomàquet va venir al rescat.

L'essència del mètode Pomodoro és que el temps assignat a treballar és "pomodoro". Un tomàquet = 30 minuts (25 minuts per treballar i 5 per descansar). Engeguem el temporitzador i treballem amb la màxima eficiència i mínima distracció durant 25 minuts. Sona un senyal: és hora d'un descans de cinc minuts. A continuació, tornem a iniciar el temporitzador.

Així, la productivitat es mesura pel nombre de "tomàquets" realitzats al dia. Com més gran, millor.

Per no passar 25 minuts pensant en les coses per tu mateix, has de fer una llista de tasques per endavant. També s'hi pot marcar el nombre de "tomàquets" sencers (es posa una creu davant de la tasca) i les distraccions (es posa un apòstrof). Això us permet determinar quant de temps va trigar a completar una tasca i quina dificultat va ser.

El mètode Pomodoro és assequible i flexible. Si voleu, manteniu una llista de tasques pendents en paper i mesureu segments de 25 minuts amb un temporitzador de cuina o, si voleu, utilitzeu serveis i aplicacions especials.

Windows	OS X i iOS	Android

Segons Cirillo, la durada òptima del "tomàquet" és de 20 a 35 minuts. Però, després d'haver dominat la tècnica, podeu experimentar i canviar els intervals per vosaltres mateixos.

Podeu familiaritzar-vos amb el mètode de Francesco Cirillo en detall.

Sortida

Al principi del dia, feu una llista de tasques pendents i seguiu amb els pomodoros. Si en 25 minuts us distreu, poseu el símbol "al costat de la tasca". Si el temps ha expirat, però la tasca encara no s'ha completat, poseu + i dediqueu-hi el següent "tomàquet". Durant el descans de cinc minuts, canvieu completament de la feina al descans: caminar, escoltar música, beure cafè.

Així doncs, aquí teniu cinc sistemes bàsics de gestió del temps amb els quals podeu organitzar el vostre dia. Podeu estudiar-les amb més detall i convertir-vos en un apologista d'una de les tècniques, o podeu desenvolupar la vostra pròpia combinant diverses tècniques i tècniques.

GTD: una alternativa a la gestió del temps

David Allen, el creador de la metodologia GTD, és un dels teòrics més famosos de l'efectivitat personal. El seu llibre, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, va ser votat com a millor llibre empresarial de la dècada per la revista Time.

El terme Getting Things Done és una paraula de moda, i moltes persones l'equiparen erròniament amb la gestió del temps. Però fins i tot el mateix Allen anomena GTD "una tècnica per millorar l'eficàcia personal".

Així és com Vyacheslav Sukhomlinov, expert en aquesta matèria, va explicar la diferència entre la gestió del temps i la GTD.

Vyacheslav Sukhomlinov Director executiu de l'explotació del restaurant. El GTD Practical Application Expert no és una gestió del temps. La gestió del temps és impossible. Tothom té el mateix nombre d'hores al dia. No és la quantitat de temps el que importa, sinó el que l'omples. Heu de poder processar grans fluxos d'informació entrant, determinar quines accions calen per assolir els objectius i, per descomptat, actuar. GTD és exactament això. Aquesta és una determinada manera de pensar i viure. I GTD també tracta de l'estat de flux i la reducció de l'estrès psicològic.

Estàs preparat per discutir? Benvinguts als comentaris. Què creus que és més sobre GTD: gestió del temps o eficiència personal? A més, explica'ns quines tècniques t'ajuden a organitzar el teu dia.