7 errors de la llista de tasques que dificulten la vostra productivitat

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Segons els experts, aquestes activitats s'han d'evitar per treure el màxim profit de la llista de tasques pendents.

1. Fes una llista al matí

Sembla natural escriure els plans per al dia a primera hora del matí. Tanmateix, ja és massa tard. Així ho diu Eileen Roth, autora de Organization for Dummies. "Si fas una llista de tasques al matí i a les 8:00 tens una cita a l'altra banda de la ciutat, és poc probable que tinguis temps per fer-ho", diu.

Fes una llista al final del dia. Això us permetrà deixar enrere els vostres assumptes laborals i descansar en pau. “Vas a casa de la feina i ja no penses en la llista de tasques pendents, perquè ja l'has redactat i saps què hauràs d'aconseguir demà. La teva ment finalment pot descansar , diu Eileen.

2. Massa tasques per enumerar-les

Si la vostra llista de tasques pendents pot trigar setmanes o mesos a completar-se, us esteu preparant per fallar amb antelació. Això et farà sentir aclaparat.

Segons Kyra Bobinet, autora de Living Well Organized: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking per a una vida conscient, saludable i significativa, tres tasques són el nombre ideal per a una llista. "El nostre cervell percep informació que s'agrupa en tres parts", diu. "Així que comenceu per enumerar les tres principals coses a fer".

La majoria de la gent ni tan sols s'adona de les poques hores realment productives que hi ha en un dia.

“La nostra força mental és un recurs molt més limitat que el temps. Només tenim de 3 a 6 hores cada dia quan podem treballar dur , diu Christina Willner, creadora de la llista de tasques pendents de Amazing Marvin, aplicacions de productivitat.

A més, molts no s'adonen de quant de temps pot trigar a completar determinades tasques. És per això que les llistes de tasques massa llargues són ineficaces. Vilner aconsella anotar el temps estimat per completar-lo al costat de cada tasca. Feu un seguiment d'aquest temps per fer càlculs més precisos en el futur.

3. Incloeu somnis o objectius molt grans a la vostra llista de tasques pendents

Objectius ambiciosos com escriure un llibre o escalar l'Everest no haurien d'estar a la vostra llista de tasques pendents. En lloc d'això, poseu-los en una llista de desitjos separada.

La llista de tasques ha de contenir plans clars.

Si necessiteu acabar un projecte gran, heu de dividir-lo en diverses tasques petites i assolibles i només després anotar-les a la llista. Això ho aconsella Paula Rizzo, autora de List Thinking: How to Use Lists to Be More Productive, Successful, and Less Anxious.

Mirar una llista extensa de tots els vostres objectius us farà sentir aclaparat. A més, no estaràs satisfet amb el fet de no poder completar tots els plans escrits. De fet, alguns d'ells requereixen molt de temps i esforç.

4. Avalua cada tasca per igual

L'entrenadora de productivitat Nancy Gaines argumenta que la llista de tasques ha de ser una llista de prioritats. "Només introdueix aquelles coses que fan avançar la teva carrera o negoci", diu Gaines. - Si això no és una prioritat, no hauria d'estar a la llista. Només et distreurà".

Ella recomana seguir el sistema "3-3-3" a l'hora de fer la llista: ratlleu les tres tasques menys importants de la llista, delegueu tres tasques que no valguin la pena el vostre temps i completeu les tres tasques principals.

5. Establir objectius vagues

Si les tasques de la llista es formulen vagament, en el futur haureu de pensar com realitzar-les i, fins i tot, recordar què signifiquen. Per tant, s'ha de prestar la deguda atenció a la confecció de la llista.

"Dediqueu una mica més de temps a la planificació i feu la vostra llista de tasques tan específica com sigui possible", aconsella Maura Thomas, autora de Secrets of Personal Productivity. Per exemple, en lloc d'escriure un "informe de despeses", escriviu "introduïu dades en un full de càlcul".

Eviteu paraules vagues com ara "planificar", "implementar" o "desenvolupar". "Si teniu poc temps, mirant la paraula "desenvolupar" a la llista, probablement voldreu saltar-vos aquest punt", diu Mora. "Guarda aquestes paraules per a la teva gran llista de projectes".

6. Utilitzeu la mateixa llista fins que s'hagin completat totes les tasques

“El problema és que cada dia porta alguna cosa nova. Per tant, el que heu estat fent avui no caldrà fer-ho necessàriament demà. I els vostres plans per a demà poden canviar fins i tot abans que aquest acabi , diu Eileen Roth. Per tant, heu de fer una nova llista de tasques pendents cada dia.

7. No lligueu la llista al vostre calendari

Si la llista i el calendari no estan lligats entre si i contenen tasques diferents, difícilment les podreu completar totes. “En aquest cas, no tindreu temps per completar les tasques de la llista. A menys que hagis de sacrificar el son, els caps de setmana, les vacances o el temps que t'agradaria passar amb la teva família , adverteix Katie Mazzocco, autora de Revolutionary Productivity: How To Maximize Time, Impact And Income When Running A Small Business.

Intenta reservar sempre temps al teu calendari per completar les tasques de la llista.