Com organitzar l'espai de treball i el temps d'oficina

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Tot el treball a l'oficina comença amb el seu propi espai de treball, però sovint la gent no presta prou atenció a aquest moment. L'espai de treball no és només mobles i ordinador, sinó també planificació, flux de treball, eines addicionals. Aquest article conté consells senzills sobre com organitzar correctament el vostre lloc de treball.

Tot comença des del lloc de treball.

D. Carnegie

El treball comença pel lloc de treball i la seva organització. Hi ha, per descomptat, excepcions en forma de personalitats creatives i úniques per a les quals aquest tema no és tan important. Però fins i tot ells tenen el seu propi sistema de desordre creatiu, encara que no ho admetin. La majoria de la gent treballa a escriptoris normals en espais d'oficina normals, i els següents consells estan pensats per a ells.

Escriptori

L'entorn de treball adequat sintonitza la ment amb el ritme adequat. No mantens casa teva en un embolic i saps exactament on i què és. Al lloc de treball passa el mateix: tot ha d'estar al seu lloc, i res de superflu que pugui distreure de les tasques principals.

Com comença tot quan acabes de venir a treballar? Des de l'escriptori. I normalment hi ha munts de papers, papereria escampada, tasses, algun record inútil i pols a l'ordinador. I quin serà l'estat intern darrere d'aquest lloc de treball? Desmuntat. Vostè, és clar, no ho pensarà, però el subconscient ja ho ha decidit tot. Sigui quina sigui la realitat al voltant, tu també. I la consciència va recollir aquest pensament i el teu estat d'ànim ha desaparegut.

Mantingueu el vostre escriptori ordenat en tot moment. Comenceu el dia netejant la pols, ajusteu la il·luminació, escriviu informació útil en adhesius, renteu-vos la tassa de cafè, ompliu el vostre calendari i poseu-vos en marxa. Aquestes accions senzilles dinamitzaran el treball que segueix.

El lloc de treball ideal és una eina per a la feina, il·luminació còmoda, papereria essencial i mobles senzills per al treballador.

Com treballar: dret o assegut? Tu decideixes. Crec que assegut és millor, però definitivament cal fer pauses: caminar, escalfar una mica, agafar aire fresc, pujar 2-3 pisos per les escales. El meu horari de treball: 45 minuts: una tasca sense interrupcions, un descans de 15 minuts, després 1 hora de treball continuat i 15 minuts de descans. Així s'estructura la jornada laboral.

No us oblideu del vostre propi taquiller o arxiu, ja que cada empleat sempre té el seu propi arxiu personal o arxiu en paper. També podeu emmagatzemar objectes personals a l'armari que no vulgueu mostrar. Cada prestatge i armari han de complir la seva funció i no creuar-se amb altres elements. Això farà que sigui més còmode treballar amb documents i diversos accessoris.

Gestió electrònica de documents

Feu còpies de seguretat de la vostra feina, documents, projectes, informació de servei emmagatzemada al vostre ordinador de treball i envieu-les al servidor de l'empresa o al núvol.

Quanta energia i nervis gasta la gent per la informació perduda! L'ordinador es va estavellar, es va penjar, algú va esborrar accidentalment dades importants. No repetiu el seu error i feu còpies de seguretat. No deixis que les circumstàncies et controlin a tu i a la teva feina.

No instal·leu aplicacions innecessàries, la majoria de les operacions necessàries es realitzen en paquets de programari estàndard. Si domina una determinada eina de treball, demana a la direcció o al departament informàtic que l'instal·li, justificant el teu treball efectiu en ella.

Un altre consell senzill: intenteu cenyir-vos a una cosa del vostre espai electrònic. Si us agraden els serveis Yandex, trieu-los, si els serveis de Google - treballeu amb ells. Coneixeràs tots els punts forts i febles de les eines, i també podràs configurar ràpidament el teu sistema en un lloc nou. La carrera per programes nous no sempre està justificada.

A l'estació de treball, creeu la vostra jerarquia electrònica senzilla personal. Hauríeu de trobar qualsevol dels vostres documents antics en molt poc temps. Això és especialment important quan se us demana que solucioneu alguna cosa amb urgència i heu oblidat on s'emmagatzema aquesta informació.

Escaneja tots els documents més importants. Van sorgir molts conflictes laborals entre departaments a causa de la pèrdua d'algun paper important.

Planificació

T'has adonat que la feina de vegades es converteix en un embolic: un munt de tasques, converses, reunions, revisar papers. I estàs girant en això sense parar. Sembla que estàs treballant, però és difícil dir-ho feina. Darrere de tot això, no es veu la imatge general del que està passant, i aquest és un dels problemes de la productivitat moderna: hi ha accions, els resultats també hi són, però no es noten molt a la rutina.

Per evitar-ho, cal elaborar un pla de tasques i activitats per al dia, la setmana i fins i tot durant un mes.

La majoria utilitza quaderns o agendes. Sí, això està bé, però el paper és "memoria d'accés aleatori", emmagatzema tota la fluïdesa i la informació principal es perd en l'abundància de pàgines. Un quadern o un diari ja és una manera arcaica de planificar. Al diari, no veus tota la imatge dels esdeveniments, no saps quan és millor fer una cosa i quan una altra, i també pots perdre't algun esdeveniment important. No hi ha manera d'extraure les dades necessàries i realitzar una anàlisi exhaustiva. Imagineu quantes pàgines heu de fullejar per recopilar la informació necessària.

Ara hi ha moltes aplicacions i serveis en línia per organitzar el temps de treball. Creieu-me, això s'ha de fer si voleu treballar de manera productiva independentment de la situació i l'estat d'ànim. La llista de tasques pendents d'avui és una gestió eficaç de tasques i temps.

Utilitzo el sistema de planificació de context a l'entorn Outlook de Gleb Arkhangelsky. El que m'agrada d'això: la senzillesa i l'eficiència de l'eina, una aplicació coneguda, la combinació de calendari, tasques i correu en un sol espai d'informació, integració amb aplicacions ofimàtiques. Qualsevol empleat pot ser format en aquest sistema de planificació en poc temps.

Aquests són alguns consells per organitzar el temps de treball:

• Planificar amb flexibilitat, en context, no amb rigidesa en el temps.
• Aprèn a entendre què és important i què no.
• Separa fàcilment d'assumptes insignificants.
• Valoreu la qualitat del temps dedicat, no el temps en si.
• Digues no a tu mateix i als altres quan sigui necessari.
• Comença el dia amb tasques difícils i desagradables.
• A l'hora de planificar tasques i projectes a la feina, establiu-hi terminis.

Un poderós truc psicològic és ratllar una tasca completada o posar-hi una marca al davant. Això us donarà energia interior extra per aconseguir grans resultats. Veuràs que no tot és en va.

Treballant amb el correu

Com organitzar el treball amb el correu?

En primer lloc, heu d'establir el temps de funcionament amb ell per reduir el nombre d'interrupcions. El millor és fer-ho al matí, quan comencen a formar-se les tasques, i a la tarda, quan cal comprovar com estan les coses.

En segon lloc, no hauríeu de respondre cartes ambigües immediatament. Cal pensar en tot: apel·lació, construcció d'una resposta, informació addicional. Intenta mantenir la subjectivitat el més baixa possible. Oblida't de les respostes ràpides, com feia tothom a les xarxes socials.

En tercer lloc, no sobrecarregueu el text de la carta amb informació que només sigui comprensible per al mateix remitent. Intenta respondre breument i succintament, ponderant cada paraula. A la nostra era digital, això és molt important: a ningú li interessa vadejar a través d'inferències úniques.

I, finalment, no us oblideu de la netiqueta: adreça al destinatari, estil d'escriptura, informació del cas, informació de contacte. Apreneu a escriure una carta, analitzeu el que heu escrit i com sol·licitar-ho.

Eina addicional

Una altra cosa que ajuda a fer la vostra feina més eficient és la pissarra. Una eina indispensable, sobretot quan el departament està fent una pluja d'idees o solucionant un problema greu amb etapes intermèdies.

En la meva carrera professional, la junta va ser un atribut indispensable de l'entorn laboral. També és útil pel que fa a l'estalvi de paper. No us creureu quants fulls es gasten explicant les vostres idees i solucions.

Gràcies al pensament visual (tothom el té), les persones poden dibuixar junts a la pissarra, explicar els seus pensaments i suggerir les millors solucions a un problema. Tothom ho pot veure i entendre tot.

M'agradaria afegir que la música m'ajuda en la meva feina. Té un efecte positiu en la meva productivitat, sobretot quan he de treballar amb tasques repetitives en un ordinador o elaborar un gran paquet de documents. En general, és bo començar el matí amb música positiva. Però no l'has d'encendre per a tothom, recorda: no estàs treballant sol, per a algú la música només interferirà.