Controlar el "hidrant", o Com no ofegar-se en el flux d'informació i tasques

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Mitch Kapor, fundador de Lotus Corporation, va dir una vegada que obtenir informació d'Internet és com beure d'una boca d'incendi. Matthew Lowry, expert en comunicacions en línia, va portar aquest tema més enllà i va qualificar el flux continu d'informació que va a l'ordinador i al telèfon les 24 hores del dia, els 7 dies de la setmana i que no s'acaba mai de "manga de foc". Com no ofegar-se en el flux i utilitzar el seu temps de manera racional: llegiu en una traducció adaptada preparada per Lifehacker.

Amb hidrant, la vostra llista de tasques no està mai buida. Perquè el "hidrant" no és només informació, és una fàbrica de noves tasques. Alguns elements de la llista de tasques pendents són explícits, com ara correus electrònics del vostre cap o clients que requereixen atenció. Però molts no s'expressen clarament.

Aquest és un article que val la pena llegir i pensar. Una publicació per comentar. Comparteix el que t'agrada amb amics i companys.

No importa quantes hores al dia estiguis involucrat en una petita empresa. El més important és que no veuen el final i la vora. Aquest és el "hidrant".

I aquest concepte és molt més ampli que només una llista de tasques. I, malauradament, encara hi ha 24 hores en un dia.

Alosa

Si sou com jo, tot el treball creatiu i desafiant progressa molt bé al matí. Hi ha moltes raons - psicològiques i fisiològiques - per les quals això és així. Però el "hidrant" és profundament indiferent als teus ritmes interiors. Perquè mentre dorms, la quantitat d'informació continua augmentant.

Després d'esmorzar, obriu la safata d'entrada, i el flux del "hidrant" trenca la pantalla, que estava sota la pressió de les cartes del correu, comptes a Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello i similars. El vostre calendari conté reunions, peticions i instruccions del vostre cap, socis, clients, subcontractistes i companys. I allò que no figurava ahir a la llista de tasques, avui està cremant i requereix una execució immediata.

L'Hidrant no us estarà esperant. Demana molt el vostre temps i atenció.

De sobte, són les 11 del matí i ja has perdut la millor part del teu dia.

Com respondre a aquest estat de coses? Normalment s'ofereixen dues opcions: canviar el comportament o utilitzar la tecnologia. Però, per què no utilitzar la tecnologia per crear les bases del canvi de comportament?

Com gestioneu la informació, les tasques i les idees de manera eficaç? Cal entendre que el flux d'informació és continu, i en general, són diversos: la informació prové dels correus electrònics, xarxes socials i mitjans, webs, diaris, durant les reunions, dels amics i fins i tot del teu cap. És impossible cobrir-ho tot.

Heu de processar missatges, decidir què fer amb ells: reaccionar, utilitzar, compartir, desar per a un ús posterior o suprimir? Quan fer-ho? I com trobes el temps per afrontar tot això?

Malauradament, el mode multitasca, quan intenteu fer-ho tot alhora, no funciona. No controles el teu horari, et costa trobar temps lliure, distreure't del correu i centrar-te en alguna cosa durant més de 5 minuts. Si és així, fes una ullada al meu mètode per organitzar el temps per ser més productiu durant tot el dia; aquest pot ser el camí a seguir.

Tres tècniques i eines addicionals

Ritual diari. En aquest moment, estem organitzant i planificant, centrant-nos en tasques importants i petites.

Aprenentatge - Posa en cua - Informació d'estocs - Distribució. Transferim el flux del "hidrant" al material amb el qual pots treballar. Formem una llista de tasques, una biblioteca personal de recursos útils, una font estable d'informació de les xarxes socials i dels mitjans de comunicació.

Fer les coses fins al final. Gestionem la llista de tasques i el nostre propi temps.

Treballa segons els teus ritmes interiors

Només tu pots esbrinar el teu propi conjunt de millores de productivitat; tot el que puc fer és compartir les meves.

Dedico el millor temps per resoldre les tasques més importants

Al matí, quan el meu cervell està en el seu millor moment, deixo 2-3 hores per treballar en la tasca més important i no em distreixo res més. Les investigacions mostren que els treballadors que es distreuen, o es distreuen per si mateixos, almenys una vegada cada 3 minuts, triguen un mínim de 20 minuts a tornar a la tasca que tenen.

Val la pena començar el dia amb una tasca difícil, tot i que la naturalesa humana és començar amb una cosa més fàcil. Durant el dia, segurament es produiran circumstàncies imprevistes, reunions addicionals, i les tasques de cabdal importància no es completaran.

Indico pauses

Sigui com sigui, normalment al cap de 60-90 minuts la concentració disminueix, així que divideixo el període de treball matinal en dues parts, fent un petit descans, durant el qual he d'abandonar el lloc de treball.

Els científics afirmen que un estil de vida sedentari condueix a problemes cardíacs, mala postura i alguns tipus de càncer.

Fins i tot si estàs assegut en un sol lloc durant només 30 minuts, el teu metabolisme es reduirà un 90%.

A la tarda

Els nivells d'energia cauen dràsticament després de dinar, per això moltes persones prefereixen dormir una mica durant aquest temps. Després de dinar, intento:

• conèixer gent: estic segur que difícilment puc fer bé la meva feina en un moment així, i la comunicació dóna un impuls addicional d'energia;
• fer front a tasques petites, senzilles i organitzatives.

Ritual de matí i tarda

Heu de decidir què fer exactament durant aquestes hores. Això vol dir que cal obrir el correu, traduir alguns dels missatges a una llista de tasques i trobar temps per a ells entre altres projectes.

El problema és que els missatges que inunden el teu correu són autèntics vampirs que s'alimenten del teu temps. Desmuntar-los requereix més temps i esforç del que penses. I el pitjor és que, per molt molest que sigui, una part de tu sempre vol comprovar la teva safata d'entrada.

La solució és que els que entren han de ser tractats com a animals perillosos, que la majoria de vegades s'han de mantenir en una gàbia, però així i tot, de tant en tant, perquè no s'escapi sols.

M'ocupo de la feina entrant dues vegades al dia, durant els rituals del matí i de la nit. Em vaig acostumar tant a tal ordre que treballar amb l'entrada es va convertir per a la ment en la mateixa tasca automàtica que per al cos la necessitat de menjar i beure.

Entre aquests dos períodes, no em preocupa si alguna cosa ha arribat per correu i si he oblidat alguna cosa important: confio en el meu sistema. Per tant, després d'haver tancat la bústia, vaig a treballar amb el cap fresc.

I com que el ritual del matí sol ser de curta durada (la majoria de les qüestions organitzatives queden per al ritual del vespre), presto més atenció a la tasca més important.

Llista de tasques

Per organitzar el vostre dia i aturar el flux de la safata d'entrada que xucla tots els sucs de la vostra vida, heu d'utilitzar tècniques i eines.

Una d'aquestes tècniques efectives és "Aprenentatge - Posar en cua - Estoc d'informació - Distribució", que tradueix un flux atzar en:

• llista de tasques fàcil d'utilitzar,
• una biblioteca personal de materials útils que es guarden per treballar-hi posteriorment,
• una col·lecció de materials per compartir amb els companys.

Idealment, això s'ha de fer durant els rituals del matí i de la nit. Fem una ullada més de prop a aquest procés.

Estudi de l'entrada

La vostra safata d'entrada és tot, des de correus electrònics i missatges de Twitter fins a les vostres gravacions.

En primer lloc, recordeu que cap trucada entrant requereix una resposta immediata. Tots hem après a enviar i rebre respostes ràpides als correus electrònics, però això és incorrecte: qualsevol que s'esperi això us imposa obligacions addicionals.

En segon lloc, és absolutament ineficaç obrir tots els correus electrònics i respondre-hi. Seràs més productiu si fas una cosa. Per exemple, només heu de veure la vostra safata d'entrada. El nostre cervell no és molt bo per lligar múltiples tasques. Quan la gent pensa que pot fer múltiples tasques fàcilment, realment canvia ràpidament d'una tasca a una altra. Però això afecta negativament la percepció i la concentració.

Així que quan obriu la safata d'entrada, només cal que mireu-la. Aquest és el model clàssic d'una sola tasca "Fes-ho fet":

• si podeu veure la vostra safata d'entrada en menys de dos minuts, feu-ho;
• si no podeu, afegiu-lo a la llista de tasques a les quals heu de tornar més endavant;
• només podeu ignorar el fitxer.

Fins i tot si obriu la safata d'entrada a la cua just després de veure els missatges, encara teniu temps de reconstruir-lo.

Consulteu la vostra safata d'entrada al matí només quan sigui absolutament necessari.

Quan mireu els missatges al matí, feu-vos la pregunta: són urgents? Els missatges urgents reals són el vostre enemic número u, ja que us ocupen un temps preciós que us agradaria dedicar a la tasca més important.

En cas contrari, només cal que inclogui l'element "Comprova els missatges al vespre" a la llista de tasques.

Fent cua

Col·loqueu tasques no urgents que triguin més de 2 minuts a completar-se en una de les dues seccions de la cua:

1. Coses per llegir: es poden afegir recursos en línia per llegir i pensar. Podeu tornar a aquests materials més tard i des de qualsevol dispositiu.
2. Què s'ha de fer: els missatges entrants es redirigien directament a la llista de tasques mitjançant l'ajuda.

Per descomptat, també podeu crear una llista de tasques manualment, però trobo que les aplicacions són més convenients.

Lectura i distribució de materials en una biblioteca personal

Durant el ritual del vespre, torno a la llista de tasques i comprovo els materials de la cua per llegir. Com que faig servir Pocket, els puc veure mentre viatjo al metro, mentre espero una reunió o en qualsevol altre moment lliure. Per tant, acostumo a tractar ràpidament aquesta llista.

Si el material realment val la pena, afegiu-lo a la meva biblioteca en línia de materials útils. Es pot etiquetar, de manera que les notes són fàcils de trobar l'endemà, un mes o fins i tot un any després. I un agraïment especial a Diiogo per l'oportunitat.

L'etiqueta l8r (és a dir, més tard - de l'anglès. "Més tard") posa el recurs en una altra cua, a la qual truco durant la comprovació nocturna de la llista de tasques.

A més, Diigo desa automàticament una còpia de qualsevol text que afegeixi al quadre de notes. Puc editar aquesta nota, inserir comentaris, idees que siguin útils quan vull compartir material amb algú.

Comparteix això

Algunes etiquetes de Diigo us permeten publicar el vostre actiu a qualsevol lloc. Per això gràcies a la màgia:

• amb l'etiqueta M'agrada, el material s'envia al meu Tumblr com a publicació citada,
• si seleccioneu l'etiqueta de títol del tuit i l'enllaç de la publicació s'envia a Twitter,
• pots personalitzar etiquetes per a altres comptes: LinkedIn, Facebook…

Gràcies a aquest mètode, tot el flux des del "hidrant" s'envia a la llista de tasques i la biblioteca personal, i els recursos seleccionats, al seu torn, es poden compartir. I tot això sense perdre l'atenció.

Ritual de tarda

Com que vull centrar-me en el meu treball creatiu al matí, el ritual del vespre és la pedra angular de la planificació del dia.

Com començo el ritual de la tarda

A l'hora després de dinar:

• Ja he completat la meva tasca més important al matí;
• missatges no llegits acumulats a la meva safata d'entrada, que vaig rebre quan estava ocupat treballant en la tasca més important;
• la cua de la llista de tasques conté les tasques que hi poso al matí i les tasques estàndard que faig durant el ritual nocturn cada dia.

Tasques diàries actuals

Com s'ha esmentat anteriorment, el ritual nocturn inclou tasques com ara:

1. Veure. Aquesta és una inspecció completa de tot: m'ocupo de tot el possible, fins i tot amb aquells materials que trigaran més de 2 minuts a treballar.
2. Llegir, distribuir, compartir. Treballant amb totes les coses interessants que he afegit en les últimes 24 hores.
3. Superviseu la llista de tasques. Obro el meu torn de tasques i, en funció del progrés realitzat en el treball de la tasca més important, jo:

• Decideixo què faré aquest vespre i què posposaré per demà,
• decidir quina tasca serà la tasca més important de demà al matí i determinar quant de temps s'hi haurà de dedicar,
• Incloc temps per descansar a l'horari (o posposar-lo per a més tard o en algun moment).

Hi ha algunes coses més a fer, com ara respondre els correus electrònics rebuts ahir o fer un seguiment de les finances, entre d'altres. Alguns d'ells només apareixen en un dia especial. Per exemple, comprovo l'esmentat Diigo tots els dimecres i dissabtes.

Comprovació setmanal

Cada dilluns has d'incloure l'element "Fes una llista d'objectius per a la setmana" a la llista de tasques. Per tant, totes les nits de la setmana tinc presents aquests objectius: em resultarà molt útil quan hagi de decidir què fer avui i què deixar per després.

Cada divendres a la nit, reviso mentalment aquests objectius i els avaluo críticament.

I només llavors arriba el temps de descans

Com que és més fàcil gestionar el meu horari a la nit i més difícil treballar en tasques difícils, probablement durant el dia em dedicaré a revisar i afegir tasques i materials a la cua. Tot i així, la vostra safata d'entrada romandrà tancada almenys mig dia.

El meu dia acaba amb la tasca "Estudi - Posa en cua - Estoc d'informació - Distribució", així puc començar un nou dia sense una càrrega de negocis pendents.