Com deixem que el correu electrònic ens controli i què hem de fer al respecte

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Aquest és un fragment d'un llibre del periodista i orador nord-americà Phil Simon. Es tracta de com les persones envaeixen la vida dels altres a través del correu electrònic i de com contrarestar-ho.

Si, quan treballeu amb el correu electrònic, us sembla que esteu jugant a un joc en què necessiteu "aconseguir" amb un martell un talp que s'arrossega de sobte per un o altre cau, no esteu sols. El correu electrònic és per defecte el canal principal per a les comunicacions empresarials. Segons el Grup Radicati, l'oficinista mitjà rep uns 100 correus electrònics al dia. Aquesta xifra augmenta anualment un 15%. El juliol de 2012, la consultora McKinsey Global Institute va publicar un informe titulat The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies. Diu que els empleats de primera línia dediquen el 28% del seu temps a gestionar el correu electrònic.

Pensa-hi. Si teniu una setmana laboral de 50 hores, 14 hores d'aquesta setmana es dedicaran a llegir i escriure correus electrònics. Gairebé passeu tant de temps a Word, Excel o altres programes de treball.

Aquests números podrien no ser un problema si el correu electrònic fos realment un canal de comunicació eficaç. Més aviat, és així per a algunes empreses. Però en la majoria dels casos, aquest no és el cas. Per descomptat, el correu electrònic té dret a existir, però no us deixeu portar. La investigació ha demostrat que la comprovació constant de la vostra safata d'entrada redueix el vostre nivell de coeficient intel·lectual.

En els últims anys, el correu electrònic s'ha convertit en un autèntic flagell de les comunicacions empresarials. Tanmateix, no hauríeu de culpar-la de tots els problemes. Culpar la tecnologia és convenient: és una bona excusa per no mirar-se al mirall. Al cap i a la fi, si mirem dins, entendrem que el problema no està en el correu electrònic com a tal, sinó en com l'utilitzem.

La qüestió és no desactivar el correu electrònic (tot i que alguns ho fan). La qüestió és utilitzar-lo de manera racional.

Per on començar?

Entendre el correu electrònic ≠ conversa

No es pot dur a terme un diàleg per correu electrònic de la mateixa manera que a la vida real. Sempre hi ha intervals de temps entre les cartes i els missatges de text no impliquen manifestacions properes a l'interlocutor. Justin Kruger de la Universitat de Nova York i Nicholas Epley de la Universitat de Chicago que la manca de senyals no verbals la gent malinterpreten els correus electrònics.

Els psicòlegs han descobert que només és possible interpretar correctament l'estat d'ànim en un missatge de text en la meitat dels casos. Els emoticones, per desgràcia, no ajudaran, per exemple, a distingir l'humor del sarcasme. Això sovint porta a malentesos. Esteu preparat per tirar una moneda cada vegada que intenteu endevinar si el vostre interlocutor entén el vostre missatge?

Seguiu la regla de les tres lletres

Un cop hàgiu acceptat el fet que el correu electrònic no és el millor lloc per a converses de cor a cor, passeu a l'acció.

Utilitzeu la regla de tres lletres: si el problema no es resol en tres correus electrònics, cal una reunió personal.

És aplicable tant a tasques administratives (com ara programar una reunió) com personals. Us estalviarà molt de temps i molta frustració. No obstant això, no a tothom li agrada, estigueu preparats per al disgust d'alguns companys. Amb una quantitat raonable d'assumpcions, però és hora de desfer-se de l'actitud del "correu per a totes les preguntes".

No solucioneu assumptes urgents per correu electrònic

Si el problema és realment important i requereix una acció immediata, no l'abordeu als correus electrònics. Hi ha un telèfon per a això. Feu que aquesta sigui la regla de la vostra empresa.

No utilitzeu el correu electrònic per gestionar tasques

El correu electrònic no és un gestor de tasques. Però moltes persones utilitzen el correu electrònic com a tal. No és sorprenent que es distreuen constantment. Vaig obrir la meva safata d'entrada per comprovar les meves tasques i un flux de missatges de treball i personals va caure a sobre. És fàcil canviar-los, oblidant per què vas obrir el client de correu.

Hi ha aplicacions autònomes per a la gestió de tasques: DropTask i altres. No són un substitut del correu electrònic, estan orientats als objectius que intenteu assolir.

Passa el mateix amb la gestió de projectes., o Basecamp: eines còmodes i assequibles que us estalviaran de quilòmetres de cadenes de missatges.

No tracteu la comunicació com si fossin carbó en una mina

Pocs són lliures en les seves relacions laborals. Molts, fins i tot perquè no poden triar els seus col·legues, clients i socis. Alguns d'ells estan massa "ocupats" per parlar per telèfon: prefereixen escriure una dotzena de missatges en comptes de discutir-ho tot verbalment en dos minuts.

En aquest cas, cal parar atenció a la manera de la seva comunicació (paraules, frases, etc.). Pregunteu-vos si realment voleu interactuar amb la gent que evita el telèfon i parla. Fes un cop d'ull a les persones que busquen feina per a un lloc vacant a la teva empresa, clients potencials o futurs proveïdors potencials. Si inicialment es comuniquen com si estiguessin explotant mineral en una mina, quines possibilitats hi ha que canviïn?

Recorda la vida fora del correu electrònic

Ella és! No tinguis por de tancar la teva bústia. El món no s'ensorrarà. Això és obvi, però per a molts pot ser una revelació. Per exemple, a Klick Health, els empleats utilitzen el correu electrònic. Segons el seu CEO, el correu electrònic és una eina que dóna control sobre si mateix a altres persones.

Què penses: el correu electrònic realment governa la gentimposant-los tasques i l'ordre de la seva implementació?