Com planificar les coses amb el mètode ALPEN i estar al dia amb tot

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Gestió del temps amb precisió alemanya.

Què és el mètode ALPEN

Aquesta és una altra manera de planificar les coses perquè tinguis la garantia de tenir temps per a tot i alhora no tornar-te boig amb la càrrega. Va ser inventat pel professor d'economia alemany i expert en gestió del temps Lothar Seivert.

L'autor del mètode l'ha dividit en cinc components. Les primeres lletres dels noms dels passos es van convertir finalment en la paraula alemanya ALPEN (en rus "Alps"):

A - Fer una llista de tasques (Aufgaben);

L - una estimació del temps necessari (L änge schätzen);

P - planificar el temps de reserva (Pufferzeiten einplanen);

E - Priorització de tasques (Entscheidungen treffen);

N - resumint (Ncontrol).

L'essència del mètode és entendre quines tasques realment val la pena dedicar-se temps i quines es poden deixar per més endavant. A més, sigueu realistes sobre el temps que haureu de dedicar i recordeu que treballar sense interrupcions és el camí cap a l'esgotament.

En essència, el mètode ALPEN és una combinació de la programació de blocs amb la matriu d'Eisenhower de la gestió del temps clàssica.

Com planificar casos amb el mètode ALPEN

Fer una llista

Escriu-ho tot: totes les coses que t'agradaria fer avui. Simplement escriu-ho: en un quadern de paper, un quadern o una agenda al teu telèfon.

La temptació de fer una llista mental és, per descomptat, gran, però els recursos de la memòria "de treball" humana no són il·limitats. Segons alguns informes, pot emmagatzemar simultàniament fins a quatre tasques o objectes.

No perdis el temps prioritzant les coses primer; només has d'escriure el que et vingui al cap. Segur que la llista serà terriblement impressionant. Està bé, hauria de ser així.

Estima el temps que triga

Qualsevol que hagi intentat planificar les coses almenys una vegada, gairebé segur, va trepitjar el rastre favorit dels nouvinguts a la gestió del temps: va fer una llista de 15 tasques, però al final no va fer ni la meitat, perquè resulta que físicament. no encaixa en una jornada laboral. Com a resultat, em vaig molestar i vaig abandonar totes aquestes noves tècniques de gestió del temps.

Per evitar que això passi, cal entendre els costos de temps. Penseu en quants minuts o hores trigarà cada tasca de la vostra llista. Sigues el més realista possible. Aprofiteu l'experiència passada i no oblideu els vostres trets de personalitat si, per exemple, us canseu ràpidament o postergueu. Cal recordar que tots aquests assumptes són per a tu, no per a un superhome imaginari.

Quan hàgiu acabat de calcular, anoteu el temps estimat al costat de cada element.

Planifiqueu els vostres temps de reserva

Un altre error comú és planificar les coses una per una. Aquesta estratègia, en primer lloc, no té en compte que una persona ha de fer pauses i, en segon lloc, porta al fet que tots els plans corren el risc de col·lapsar-se a causa d'un petit retard o força major.

La reunió va durar una mica més de l'horari previst, el contractista va donar l'ordre una mica més tard, alguns dels companys van arribar tard, et vas quedar atrapat en un embús, el nen es va vestir durant molt de temps a la llar d'infants, i això és tot, les coses següents s'han de posposar, o fins i tot cancel·lar-se i tornar a dibuixar tot el dia. Això sol ser molt enfadat i frustrant.

Per tant, després de cada tasca, és important incloure en el pla l'anomenat temps buffer, és a dir, aquell que no ocupes amb res.

Si alguna cosa va malament, aquests espais buits us ajudaran a fer front a la resta del negoci. I si no hi ha força major, aprofiteu el temps d'amortiment per fer una pausa: prendre cafè, passejar, llegir un llibre o simplement seure en silenci. Finalment, podeu dedicar aquest temps a tasques addicionals o projectes personals.

Heu de determinar vosaltres mateixos la mida dels blocs de memòria intermèdia. Idealment, segons el mètode ALPEN, haurien de representar fins a un 40% del temps de treball.

Prioritzar les tasques

En aquesta etapa, normalment queda clar que, donat el temps necessari i els blocs de memòria intermèdia, la llista de tasques pendents que la persona va compilar per primera vegada és físicament impossible de superar en un dia. Per tant, cal prioritzar i triar quines tasques mantenir i quines cancel·lar o reprogramar.

Per a això, és adequada una eina clàssica: la matriu d'Eisenhower. Segons ell, totes les tasques de la llista es divideixen condicionalment en quatre categories:

1. Important i urgent. Cal abordar-los primer.
2. Important però no urgent. Podeu dedicar-vos una estona després de tractar amb el primer grup.
3. Urgent però sense importància … És millor delegar-los o fer-los en tercer lloc després dels importants, per no dedicar-los tot el dia i no caure en el parany de la urgència.
4. No urgent i sense importància … Aquests s'han d'eliminar, passar a algú o posar-los en segon pla.

Així, la vostra llista es reduirà significativament i s'acostarà molt més a la realitat.

Resumir

Al final del dia, obriu el vostre planificador diari i feu-vos algunes preguntes:

• Què vas fer i què no?
• Teniu temps suficient per a totes les tasques programades?
• He estimat correctament el temps necessari o n'he de posar més la propera vegada?
• Hi havia prou temps d'amortiment al meu pla per compensar la força major i tenir temps per descansar?
• Tinc temps per tractar tant qüestions importants com urgents per no interrompre els terminis, però alhora no quedar-me encallat en una rutina?
• Què pots fer perquè el pla sigui més còmode per a mi la propera vegada?

Quan les respongueu, reprograma les tasques que no has abordat per a l'endemà. I feu un nou pla tenint en compte els "corregir errors".