Com posar les coses en ordre i estar al dia de tot: una guia completa del sistema GTD

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Des de la teoria fins a la plantilla per ajudar a planificar qualsevol projecte.

Per què és bo GTD?

El problema dels serveis de productivitat és que tothom es posiciona com un lloc on resoldre tots els problemes, emmagatzemar informació, comunicar-se. La majoria de serveis us demanen que prioritzeu i actueu en conseqüència.

Però pocs poden concentrar-se a realitzar tasques importants i no prestar atenció a tota mena de petites coses: tasques urgents, peticions de companys, amics o coneguts. Quan hi ha moltes tasques, és difícil afrontar-les. Per tant, a la pràctica, cal utilitzar diversos serveis per gestionar els assumptes. Quan hi ha moltes coses a fer, ens comencem a confondre en aquests serveis i llistes i, finalment, deixem d'utilitzar-los.

La metodologia Getting Things Done (GTD) proporciona un model universal per construir un sistema únic en el qual podeu resoldre qualsevol problema. Podràs relaxar-te i no preocupar-te, ja que segur que no oblidaràs res. En el moment oportú, el sistema indicarà què cal fer i en què centrar-se.

Aleshores, per què tants treballen de manera improductiva?

La gent comença a treballar de manera improductiva quan hi ha molts projectes, casos i tasques. Els costa tenir tot això al cap, i molt menys prioritzar. Per tant, o no es fa res, o es fa el que és més fàcil, i els assumptes importants es posposen per més endavant. Apareix un altre problema: quan ahir s'havien de resoldre tasques urgents.

A més, la persona comença a cansar-se més ràpidament, es torna irritable. Contínuament corre com un esquirol a la roda de la rutina, i els projectes monetaris i estratègics realment importants queden al marge.

El sistema Getting Things Done, descrit per David Allen en un llibre que es va publicar l'any 2001 i que es va convertir en un best-seller mundial, ajudarà a fer front a aquesta situació.

Parleu-me dels conceptes bàsics de GTD que necessiteu saber

Rutina - són aquells fets, pensaments i preocupacions que pertorben, distreuen i malgasten energia. Fins que la rutina no es tradueixi en tasques, no es pot controlar. Reflexionar sobre els mateixos problemes diverses vegades és un ús ineficaç de l'energia creativa que crea frustració i estrès.

L'objectiu de GTD és alliberar el cap de la rutina i eliminar l'estrès intern.

Memòria operativa humana- la zona del cervell on es troba la memòria a curt termini. Aquí és on solem posar els assumptes actuals pendents, les promeses fetes a altres persones i altres pensaments que ens molesten. Malauradament, hi ha un límit a la quantitat de rutina que podeu emmagatzemar perquè el vostre cervell funcioni correctament. Si la vostra memòria RAM està plena, us distreu amb petites tasques i us oblideu dels vostres objectius, cosa que provoca estrès.

Eines de recollida d'informació- on va la informació i on enregistreu el que cal fer. Per exemple:

• organitzadors;
• llibretes;
• Correu electrònic;
• calendari;
• gravadora de veu.

Cistella "Safata d'entrada"- un únic repositori per a la rutina que convertiu en tasques i tasques. Una de les regles més importants per treballar amb la safata d'entrada és netejar-la regularment.

Accions senzilles - Accions d'un sol pas que triguen menys de dos minuts a completar-se. A la pràctica, és més convenient reservar cinc minuts per a aquests assumptes.

Projecte - una tasca que requereix més d'un pas per completar. Cal deixar un recordatori sobre el projecte i descriure els primers passos per a la seva implementació. Com a resultat, el projecte es converteix en una acció senzilla que es pot completar en els propers cinc minuts i obtenir el resultat final.

El projecte ha de tenir un enllaç a una targeta o fitxer, on es descriuen els detalls: responsable, terminis, categoria (per exemple, "Màrqueting", "Legal", "Desenvolupament"), enllaços a fitxes més petites amb tasques. Aquesta estructura és convenient per organitzar a Trello.

Llista de context - una llista de tasques que és convenient dur a terme en determinades condicions. Per exemple, a la llista contextual "Compres" hi haurà una llista de coses i productes que cal comprar a la botiga. La llista de trucades pot contenir una llista de trucades per fer quan estiguis lliure.

És convenient fer llistes contextuals individuals per a les persones amb qui treballes i et comuniques. Quan us reuniu amb una persona específica, podeu obrir ràpidament la llista i resoldre els problemes necessaris.

Com faig servir el calendari?

S'han d'inscriure al calendari el següent:

• accions que s'han de realitzar en un moment determinat (reunions, reunions de negocis, seminaris);
• accions que cal fer en un dia concret (acabar el projecte en una data concreta, participar a la conferència);
• informació sobre dates concretes (aniversaris, aniversaris, vacances).

Utilitzo Google Calendar per fer un seguiment de totes aquestes coses. Aquest servei és convenient perquè:

• accessible tant des del telèfon com des de l'ordinador;
• es poden mostrar diversos calendaris en una pantalla alhora;
• hi ha recordatoris al telèfon intel·ligent.

Si heu afegit alguna cosa al calendari, ho feu o ho posposeu a una altra data. No cal desordenar el calendari amb una llista de tasques pendents que es reprograma regularment dia a dia. Hi ha solucions separades per a aquestes llistes.

Si necessiteu trucar regularment a clients, proveïdors o contractistes en un moment determinat, és millor utilitzar un sistema CRM per a això.

Quines llistes hauríeu de crear?

Llistes d'accions prioritàries

Elaborar un informe setmanal, examinar el lloc web d'un competidor, netejar la safata d'entrada de la vostra bústia, elaborar una tasca tècnica per als dissenyadors: totes aquestes accions triguen més de dos minuts, però no es poden delegar a ningú. Posem aquestes coses a les llistes d'accions prioritàries i les realitzem durant el dia.

Regles per treballar amb aquestes llistes:

• No hi hauria d'haver moltes llistes, amb dues o tres n'hi ha prou. Per exemple, personal, laboral, familiar. Si teniu una tasca de la llista per a un dia específic, configureu un recordatori al vostre calendari.
• És convenient marcar les tasques d'aquesta llista per context: "A la carretera", "A l'ordinador", "Llegir", "Comprar", "Promeses". Les tasques poden tenir una o més etiquetes. Per exemple, la tasca "Walk the Dog" faria referència al projecte "Personal" i a l'etiqueta "Promeses".
• Abans d'afegir una tasca a la llista, considereu si heu de fer-ho. Si la resposta és afirmativa, decidiu si heu de completar personalment el cas. Després de tot, podeu enviar un missatge de veu a un subordinat i delegar-lo. Les tasques que hàgiu assignat tindran l'etiqueta "Assignades". Contindrà casos tant de la llista de treball com de la llista personal.
• Reviseu les llistes regularment. Fes-ho quan tinguis un minut lliure. Augmenta les tasques que cal fer primer.
• Netegeu les vostres llistes de tasques pendents almenys una vegada al mes.

Llista "Algun dia"

Aquesta llista inclourà coses que no requereixen acció activa. Pot ser:

• llibres, discos, videoformacions que voleu comprar;
• habilitats útils que voleu dominar;
• llocs que voleu visitar;
• coses que voleu comprar.

Cal consultar periòdicament aquesta llista, prendre notes i convertir-les en objectius sobre els quals es treballarà.

Com emmagatzemeu la informació de referència que us serà útil en el futur?

Aquesta informació no requereix cap acció. Els principals criteris per al repositori d'aquesta informació:

• Cerca convenient per títols, etiquetes, descripcions breus.
• Facilitat per col·locar informació al repositori.
• Estructura intuïtiva d'emmagatzematge d'informació. Quan arriben dades noves, heu de triar ràpidament la categoria i la subcategoria on posar-les.
• Disponibilitat d'emmagatzematge des de qualsevol dispositiu.

Hi ha rituals GTD obligatoris?

Sí, n'hi ha diversos.

Recollida de tota la informació a la cistella "Inbox"

Hi ha moltes eines per recollir informació. Però tot això hauria de fluir en un sol lloc, amb el qual continuareu treballant.

Buidant la paperera de la safata d'entrada

Un o dos cops per setmana, hauràs de revisar la llista de la safata d'entrada i ordenar l'acumulat per carpetes o dreceres. Aquest ritual hauria de convertir-se en un hàbit, que es forma a partir d'un algorisme comprensible d'accions i la seva repetició sistemàtica.

Hauríeu de tenir un pla senzill i pas a pas sobre com netegeu el vostre sistema de tasques setmanals. Crea un calendari en el qual marcaràs els dies en què s'han tractat els casos. Assigneu-vos un premi si, per exemple, en 30 dies com a mínim 20, buideu la safata d'entrada i ratlleu dies al vostre calendari.

Revisió de la llista d'accions prioritàries i la llista "Algun dia", priorització

Quan reviseu les llistes, és important prioritzar correctament i ser realista sobre els vostres punts forts. Això és necessari per no sobrecarregar-te amb tasques aclaparadores i no patir la constatació de la teva ineficiència.

Destruint cistelles innecessàries

Sovint, mentre us comuniqueu amb col·legues i socis, apareixen bústies, documents i llistes noves.

La vostra tasca és automatitzar-ho tot tant com sigui possible perquè les dades flueixin a la carpeta Safata d'entrada.

Pot ser una bústia o un planificador electrònic. Per a l'automatització i la redirecció d'informació, són adequats els serveis IFTTT i Zapier. Hi hauria d'haver menys cistelles per recollir informació.

Com treballar amb la cistella Inbox i ordenar els casos acumulats?

Primer, extreu la tasca, el cas o la informació de la vostra safata d'entrada i responeu a la pregunta "Què és això? Realment necessites fer alguna cosa?"

Si no has de fer res, tens dues opcions. Si són escombraries que ja no serveixen, les llenceu. Si és informació útil, poseu-la a l'arxiu. S'ha d'estructurar per categories i etiquetes, de manera que sigui fàcil trobar el que busqueu.

Si necessiteu fer alguna cosa amb la informació, hi ha tres opcions:

1. Completa el requerit. Si l'acció és important i no trigarà més de 2-5 minuts.

2. Delegar a algú. Si l'acció dura més de dos minuts, penseu si podeu delegar-la en algú.

Quan es delega a algú, s'ha d'escriure el següent:

• resultat final;
• pla de treball (camí cap a l'objectiu);
• el termini per a la realització de la tasca;
• la data del control i el resultat que ha d'estar preparat per a aquest (intermedi o definitiu).

3. Ajornar per al futur. En fer-ho, indiqueu:

• resultat desitjat;
• la següent acció més propera a prendre. Recordeu: és impossible completar el projecte en el seu conjunt, només podeu fer passos concrets i senzills que us acostaran al resultat final;
• data límit. Si no hi ha un període de temps exacte, afegiu l'acció a la llista "Algun dia".

Pots enviar-te missatges per rebre'ls el dia assenyalat. Per a això, són adequats tant el "Google Calendar" amb un recordatori el dia adequat, com l'aplicació de correu Boomerang, que t'enviarà un correu electrònic a una hora determinada.

Com planificar el teu treball?

Tot el treball es pot dividir en tres passos:

1. Implementació del previst per endavant. Poden ser tant coses estratègicament importants que us apropen al vostre objectiu, com una rutina que només cal fer.
2. Realitzant el treball tal com apareix inesperadament. És quan durant el dia arriben tasques de companys, directius, cartes de clients.
3. Planificació de treballs posteriors: confecció i revisió de llistes, establiment de prioritats. Aquest punt no hauria de trigar massa a fer la planificació per tal de planificar.

La pràctica de planificar casos i tasques (llibre de notes) es descriu al llibre de David Allen.

David Allen Consultor de gestió del temps i rendiment personal, autor de la Metodologia de productivitat GTD

Per a un llibre commemoratiu calen 43 carpetes: 31 marcades amb números de l'1 al 31, altres 12 amb el nom dels mesos. Les carpetes diàries es posen al davant a partir de demà. Darrere de la carpeta amb el número 31 hi ha la carpeta del mes següent, i darrere hi ha les carpetes amb la resta de mesos.

El contingut de la carpeta per al dia següent es transfereix diàriament a la paperera, després la carpeta es col·loca darrere de l'última de les carpetes diàries (com si es tractés del mes següent). Quan allibereu la carpeta 31 per al mes actual, hi haurà una carpeta amb el nom del nou mes darrere, seguit de carpetes amb els dies del nou mes. Així mateix, la carpeta amb el mes actual en què ha transcorregut es trasllada a l'any següent.

En una carpeta concreta, cal emmagatzemar documents que requereixen accions concretes (un formulari que cal omplir, una carta per enviar).

Perquè el sistema funcioni, cal actualitzar-lo diàriament. Si oblideu actualitzar la carpeta de demà, no podeu confiar en el sistema. Es perdrà informació important, que s'haurà de tractar d'altres maneres.

Si marxes durant uns quants dies, abans de marxar has de comprovar les carpetes dels dies durant els quals estaràs absent.

Com organitzar-lo a la pràctica, tenint en compte els moderns sistemes de planificació:

1. En lloc d'un llibre memorable, utilitzeu un organitzador amb llistes de tasques pendents per a cada dia i introduïu-hi tasques per al dia actual. Primer s'han d'enregistrar les reunions i els assumptes relacionats amb el temps i s'han d'establir recordatoris perquè el sistema els avisi amb antelació.
2. Creeu un fitxer amb una llista de tasques pendents durant un mes. Aquesta és una llista del que voleu fer durant aquest temps. Hi afegeixes casos durant tot el mes. La revisió de les tasques s'ha de fer un cop per setmana. Quan planifiqueu les vostres tasques més importants, dispersa setmana a setmana perquè entenguis les teves prioritats. Els realitzaràs en primer lloc, en cas contrari, tot el temps anirà a qüestions petites i urgents.
3. Creeu un fitxer amb els plans per a l'any. S'ha de revisar un cop al mes. Els casos d'aquest fitxer es transfereixen als plans mensuals.
4. Feu plans per a l'any basats en objectius a llarg termini durant 3-5 anys. És millor prescriure aquestes coses ja sigui a finals d'any o durant les vacances, quan el cap no està carregat de tasques diàries.

Aquests quatre punts són el que David Allen anomena sistema de planificació natural. Aquest sistema et permet avançar cap a objectius que són importants per a tu i no perdre el temps amb la rutina.

Hi ha un pla únic que es pugui utilitzar per planificar qualsevol projecte?

És clar. David Allen l'anomena el model de planificació natural. Consta de diversos passos.

Pas 1. Objectiu i imatge del resultat ideal

Defineix un objectiu o resultat final ideal, imagina que l'has assolit.

Descriu-ho amb tots els criteris d'èxit (diners, persones, reconeixement). Com més detalls descriguis el resultat final, més forta serà la motivació, sobretot en els moments en què necessites realitzar accions específiques, però no hi ha temps per a això.

Pas 2. Principis

Descriu els principis que seguiràs a mesura que assoleixis el teu objectiu. Per exemple: "Donaré total llibertat d'acció a la gent si… (mantenir-se dins del pressupost, completar el projecte abans d'un termini determinat)". Pregunteu-vos: “Quines accions poden interferir amb les meves activitats? Com puc prevenir-los?"

Els principis són clars i proporcionen una pauta fiable per a la gestió de les activitats.

Pas 3. Pluja d'idees

Feu una pluja d'idees mentre anoteu totes les idees diferents que us vénen al cap.

Principis clau de la pluja d'idees:

• no jutjar;
• no discutir;
• no avaluar;
• no critiqueu;
• penseu en la quantitat, no en la qualitat;
• anàlisi i organització laterals.

Pas 4. Pla del projecte en forma de llista

Organitzeu els resultats de la pluja d'idees en una llista de tasques pendents. Comenceu a planificar al final i feu el camí de tornada. Això us facilitarà planificar i identificar el primer pas cap al vostre objectiu. Un exemple de planificació des del final:

Propòsit (resultat ideal): Puc parlar espanyol i entendre la gent.

Per què és això: Vull comunicar-me sense la participació de traductors durant les negociacions comercials amb socis espanyols i comunicar-me lliurement amb altres persones durant les vacances a Espanya.

Passos per a l'objectiu:

• Un pas abans d'arribar a l'objectiu: vaig trobar un castellanoparlant nadiu i parlo amb ell dues vegades per setmana.
• Un pas abans: vaig aprovar l'examen de competència lingüística B1.
• Un pas abans: vaig aprovar la prova de suficiència A1.
• Un pas abans: vaig prendre classes d'espanyol vuit vegades en un mes i vaig fer tots els deures.
• Un pas abans: em vaig apuntar a un curs d'espanyol i vaig pagar un mes d'estudis.
• Un pas abans: vaig recopilar informació sobre els cursos d'espanyol i vaig fer una taula comparativa.
• Primer pas: he previst un moment al calendari en què reculli informació sobre els cursos d'espanyol.

Quan un equip treballa en una tasca i necessita organitzar tot el pla en un sol lloc, és convenient utilitzar un diagrama de Gantt. La primera columna són les etapes del camí cap a la meta, la segona columna són les responsables. A més, hi haurà columnes amb un període de temps. Les cel·les contindran l'estat d'una etapa específica, per exemple, "Planificada", "En curs", "Completada", "Ajornada".

El GTD i el sistema de planificació natural poden semblar desalentadors. Però quan el personalitzeu per vosaltres mateixos i comenceu a utilitzar-lo amb regularitat, sentireu que tot és molt més fàcil del que semblava a primera vista.