Com 7 funcions d'un organitzador m'han ajudat a posar les coses en ordre

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

MyLifeOrganized (MLO) pot canviar dràsticament la qualitat de la teva vida i ajudar-te a posar les coses en ordre. Ofereix una metodologia eficaç per gestionar el negoci i el temps.

Totes les persones que estan planejant o simplement van a planificar la seva vida estan constantment a la recerca del mètode més eficaç per gestionar els negocis i el temps. I aquesta recerca pot trigar anys. És difícil discutir amb la dita "O planifiques la teva vida, o et passa".

Saps com planifiquen a l'exèrcit? Un cop al mes, tots els agents s'asseuen a la classe, on han d'escriure en un quadern especial les tasques típiques del mes, el pla del mes i el pla de cada setmana. Tot això està pintat amb llapis de colors i aprovat pel comandant de la unitat. Després d'això, el pla s'oblida fins al mes que ve i, per ser sincer, només era per espectacle. I si encara és més senzill, llavors a la FIG ningú ho necessita. He estat planejant això durant 13 anys…

Després de deixar l'exèrcit, la meva dona i jo vam ser convidats a la formació "Planificació estratègica per al proper any". I el descobriment més gran va ser que tot el que tenia previst per a l'any es va completar en tres mesos. La planificació, ara "realitzable", s'ha convertit en una part integral de la meva vida.

Al principi tot estava en paper. Amb el desenvolupament de la tecnologia, va començar a buscar opcions alternatives per a un ordinador, i més tard per a gadgets mòbils.

En el llibre "Com posar les coses en ordre", David Allen va dir que no hi ha cap programari que controli completament tots els processos de la vida, els negocis, etc. Potser en el moment d'escriure el llibre ho era. Però ara no…

Vaig aturar aquesta recerca de mètodes efectius des del moment que em vaig familiaritzar La meva vida organitzada (MLO). Això ha afectat dràsticament la qualitat de la meva vida, i ara estic centrat només en completar les activitats previstes.

En què es diferencia MLO d'altres organitzadors?

Aquí teniu una llista dels set primers punts que m'agradaria compartir amb vosaltres avui.

1. Jerarquia

L'aparença de la finestra de l'organitzador principal no està limitada per cap plantilla o regla. Creeu el vostre propi diagrama d'estructura d'objectius, projectes i altres tasques, que es mostren esquemàticament en una jerarquia i s'organitzen en un arbre.

Al llarg de tres anys d'utilitzar MLO, vaig passar per molts esquemes de creació de llistes de tasques pendents i finalment em vaig establir en una jerarquia de la roda de la vida. La "roda de la vida" és una tècnica psicològica molt potent, el desenvolupament versàtil d'una persona en tots els àmbits de la vida, que no permet que un empresari sigui infeliç en les relacions personals i que un bon home de família i pare es quedi a casa sense diners.. És a dir, el meu diagrama comença amb les direccions de la vida (per descomptat, tot està pintat de diferents colors):

• Treball;
• negocis;
• casa;
• família i relacions;
• salut i esport;
• brillantor de la vida;
• desenvolupament personal, etc.

Això em permet veure en quin sector quins objectius m'he marcat, quins cal endurir i on és la força bruta amb una càrrega anual. I tot i així, és molt convenient si necessites centrar-te en algun sector en concret.

Per cert, en aquesta jerarquia, la tasca no estarà activa a la llista de tasques pendents fins que s'hagin completat totes les seves subtasques, i per això agraïm especialment l'algoritme intern de creació de llistes de tasques pendents integrat a MyLifeOrganized.

2. Programació automàtica dels seus assumptes

La característica MLO més interessant que no he vist en cap organitzador és l'ordenació automàtica de la vostra llista de tasques pendents, tenint en compte la prioritat de la tasca, que es determina per la data d'inici, data de venciment, importància i urgència de la tasca. A l'"Esquema" configureu els paràmetres de la vostra tasca, i ja està! Aleshores, el programa compila una llista ordenada de tasques pendents.

Si sou un adepte de l'ordenació manual de tasques, hi ha alguna cosa per a vosaltres…

3. Flexibilitat. Funciona de la manera que vulgueu: filtres, vistes, focus, format automàtic

La flexibilitat de la configuració i les funcions d'aquest organitzador és simplement sorprenent. En comparació amb les arts marcials, MLO és un "octàgon sense regles" on literalment tot està permès. El més important és que tot això és efectiu i condueix al resultat desitjat!

Qualsevol tipus de planificació (GTD, Covey, "Autofocus" i altres)! Gestió de l'actualitat! Assoliments dels objectius!

Tu pots:

• Crea els teus propis tipus de tasques i llistes, que només la teva imaginació pot dibuixar al teu cap.
• Acoloreix el teu sistema mitjançant el format automàtic (icones, colors, emplenar segons les regles que especifiques).
• Amb l'ajuda de l'enfocament, concentreu-vos en una direcció, objectiu, projecte específics.
• Mitjançant filtres, personalitzeu la llista de tasques actives per a les condicions necessàries (contexts, terminis, temps d'execució, esforç necessari, compliment de qualsevol altre paràmetre).
• Tot el que puguis fer amb les funcions d'aquest programa. Però el més important és que tot això només es pot utilitzar quan sigui necessari. Necessites una llista de tasques senzilles, si us plau. El programa no està sobrecarregat amb configuracions que no són necessàries en aquest moment.

Sóc un visual fort! Per tant, per a mi tot allò relacionat amb el “veure” és molt important per a la percepció. I aquí ni tan sols es tracta de la bellesa del vostre sistema, sinó del fet que tot això m'ajuda clarament a ser més eficaç.

A MLO, tot això està disponible mitjançant les funcions de format automàtic. I el més important, no hi ha regles dures i ràpides, només les meves fantasies:

• Totes les tasques importants es destaquen en vermell i en negreta.
• Amb l'ajuda de banderes, delego tasques i les controlo totalment (establir una tasca, mantenir-la sota control, esperar la finalització), així com realitze i controlo les tasques que m'assigna la direcció (s'espera que les faci jo.).
• Les carpetes de diferents seccions tenen diferents colors per a mi, i podeu veure si hi ha tasques en aquesta carpeta o no. És molt còmode i estalvia temps en treballar amb tasques i carpetes.
• He assignat les meves icones a determinats grups de tasques (trucades, impressió), etc.

Com diuen, és millor veure una vegada que escoltar cent vegades, així que aquí teniu una pantalla del meu diagrama de treball personal amb tota la seva esplendor:

4. Dependències

Hi ha tasques que no es poden fer fins que s'hagi completat una altra:

• No podem penjar un quadre fins que hem comprat un cargol amb tac i fins que hem manllevat un perforador a un veí.
• No podem cuinar farinetes fins que no hem comprat cereals i altres ingredients.

I hi ha molts exemples semblants. MyLifeOrganized té en compte totes aquestes dependències, organitza i mostra clarament.

A més, no només podeu configurar la dependència d'una tasca d'una altra, sinó que també podeu especificar l'interval de temps després del qual s'activarà la següent tasca.

5. Visió general

Hi ha tasques i idees que no es poden completar de moment. Aquests problemes a GTD es classifiquen com Algun dia / Potser i es recomana que es revisin a la revisió setmanal perquè no us perdeu cap idea important en el moment adequat.

Per a aquestes tasques a MyLifeOrganized hi ha una vista "Descripció general" independent, on podeu establir la freqüència amb què voleu veure-les (actualitzar a la memòria per prendre la decisió d'actuar o ajornar-ne més).

D'acord, no totes les idees, somnis i tasques per al futur requereixen un recordatori setmanal de tu mateix.

• El que vull comprar algun dia, l'he configurat en el programa per veure'l un cop al mes abans del sou.
• Els llocs on vull visitar / relaxar-me / viatjar, els configuren per a una visualització anual o semestral.

6. Anàlisi

Per a la comoditat d'introduir ràpidament tasques alhora amb certes propietats, el programa té una anàlisi de l'entrada de text.

Què es?

N'hi ha prou amb escriure en introduir la tasca "Executar la tasca demà a les 10:00, recordar-ho a les 5 @ Treball" i prémer Alt + Retorn, i el propi programa assignarà a la tasca "Executar la tasca" la data d'inici i el venciment. data, establiu un recordatori, assigneu el grau més alt d'importància i el context necessari.

I aquest és només un exemple, i hi ha un gran nombre d'opcions d'aquest tipus a MLO.

A continuació es mostren exemples del manual de referència de MyLifeOrganized d'entrada correcta que es poden convertir en un nombre i hora determinats:

• demà a les 15:00;
• en 5 dies;
• divendres (el divendres futur més proper);
• dimarts 11:20;
• 26 de gener;
• després de 3 setmanes 14:00;
• després de 30 minuts;
• 2 mesos després;
• avui en 1 hora 25 minuts;
• en un any.

7. Recordatori al lloc

Els recordatoris als dispositius Android i iOS no només poden estar limitats en el temps, sinó també específics per a la ubicació.

Recordeu l'exemple de les bateries de llanterna de David Allen? Està bé, diuen, perquè el sistema recordi les piles esgotades a la botiga, i no a casa quan necessites una llanterna.

Així, MyLifeOrganized us ho recordarà exactament a la botiga.

Sortida

Aquest organitzador es pot comparar amb una secretària personal que està constantment amb tu, soluciona completament tots els problemes de la teva vida i et recorda tot a temps.

En aquest article, em vaig centrar només en els set punts més importants d'aquest organitzador per a mi. Estic segur que, havent dominat la funcionalitat d'aquest programa, seràs el més efectiu i eficient possible i mai oblidaràs res.

Si de sobte no podeu resoldre cap pregunta de planificació amb el vostre organitzador utilitzat o teniu cap requisit individual per al vostre planificador, escriviu-ne als comentaris d'aquest article.

Et demostraré que res és impossible en aquesta direcció!

Molta sort i màxims resultats.

la meva vida organitzada