7 regles de comunicació empresarial en missatgeria

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Com comportar-se en els xats, per no perdre la cara davant del client i no emmarcar els companys.

1. No utilitzeu el missatger com a únic canal de comunicació

El xat és per a l'eficiència. És convenient aclarir ràpidament aquells punts de treball que no poden esperar. No obstant això, no hauríeu de traduir tota la correspondència laboral al missatger: els missatges clau s'hi perden (i de vegades s'esborren) i les persones que no són responsables de prendre decisions solen participar en la discussió del tema. Això només complica la comunicació.

2. No prendre decisions serioses en la correspondència

Malgrat l'ús generalitzat de missatgeria instantània tant en empreses petites com internacionals, l'etiqueta empresarial encara no classifica aquest canal com a oficial. Així doncs, en cas d'una situació discutible, la veritat serà per a qui va aconseguir l'acord per correu electrònic.

Utilitzeu el vostre correu electrònic de treball per registrar els acords assolits a WhatsApp o Telegram i coordinar més accions.

Un altre argument a favor d'aquesta recomanació és que els documents s'emmagatzemen al correu de manera més fiable, si cal, trobareu ràpidament la informació que necessiteu. Mentre que podeu ser exclosos del xat, i el propi missatger es pot bloquejar demà.

3. Escriu breument i al punt

Als usuaris de Messenger no els agraden els missatges llargs que s'han de desplaçar sense parar.

Formule els vostres pensaments de manera clara i inequívoca i seguiu la regla "un pensament, un missatge". Sigues lacònic, no t'expressis en sentit figurat i evita les paraules paràsites. Això obstrueix la correspondència. En lloc de trigar molt a descriure alguna cosa, envieu un exemple: un enllaç o una imatge. Així, el vostre interlocutor entendrà immediatament de què tracta el discurs.

4. Segueix l'estil de les teves publicacions

La correspondència laboral al missatger no implica una comunicació tan informal que et puguis permetre amb la teva millor amiga o mare. Després de crear un xat o un diàleg, no hauríeu d'enviar un munt d'emoticones i utilitzar paraules que potser no coneguin els vostres interlocutors (per exemple, el més aviat possible o "enviament").

Per facilitar el pas de la comunicació personal a la laboral, distribuïu la correspondència entre missatgers. Per tant, Telegram es pot utilitzar per a la comunicació laboral i WhatsApp, per a personal.

5. Aneu amb compte amb les emoticones

Les emoticones a la correspondència empresarial han estat durant molt de temps objecte de debat acalorat. Però si parlem de normes generals, aquí tot és bastant senzill.

Si acabeu de conèixer una persona i no la vau veure personalment, no li envieu emoticones: potser no us agrairà i la vostra comunicació posterior no funcionarà de la millor manera.

Quan envieu missatges de text amb un company o client que coneixeu des de fa molt de temps i enteneu com reaccionen als missatges, les emoticones seran adequades. No obstant això, aquí encara és millor fer-ho amb el conjunt estàndard, i és millor deixar adhesius amb Yegor Letov i caricatures de polítics famosos per als amics.

6. No tinguis por d'utilitzar sovint el signe d'interrogació

La tasca principal de la correspondència al missatger és obtenir ràpidament respostes a les preguntes actuals. Al mateix temps, molts sovint descriuen detalladament l'essència del problema, però no expliquen què volen obtenir dels companys o del client.

Feu preguntes, feu servir signes d'interrogació. Això cridarà l'atenció de l'altra persona sobre el missatge i l'animarà a respondre-te el més aviat possible.

7. Comproveu T9

La correcció automàtica evita errors ortogràfics greus, però de vegades funciona en contra vostre. Si envieu "proctòleg" en comptes de la paraula "productòleg", els destinataris no en entendran immediatament el significat. I els que no siguin gaire humorístics s'ofensen gens.

Utilitzeu versions d'escriptori de messenger sempre que sigui possible. Abans d'enviar el missatge, podeu comprovar ràpidament si hi ha errors i corregir-los si cal.