Com utilitzar Gmail de manera eficaç: 25 consells

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2024-01-13 00:57

Fins i tot si treballeu amb Google Mail cada dia, és probable que no en conegueu totes les capacitats. Aquí teniu 25 consells per utilitzar Gmail de manera eficaç que us facilitaran moltes tasques i us estalviaran temps.

1. Per on començar

Canvia el fons

En lloc de veure el fons blanc habitual de Gmail, condimenteu la vostra safata d'entrada amb alguna cosa cridaner. Només cal que seleccioneu la secció "Temes" a la configuració de l'extrem superior dret per establir un nou fons a partir de les opcions proposades o carregueu la vostra pròpia imatge.

Alternativament, podeu experimentar amb la configuració de la interfície. En el mode "Ampli" tindreu molt d'espai lliure, i "Compact" és bo quan necessiteu cabre tants missatges a la pantalla com sigui possible.

Afegeix amics (i missatges)

Per afegir els vostres contactes i missatges antics al sistema (no importa si feu servir Gmail per primera vegada o creeu un compte addicional), aneu a "Configuració" → "Comptes i importació" i seleccioneu l'enllaç "Importa correu electrònic". i contactes". Això us permetrà afegir les vostres dades d'altres bústies de correu.

Feu que Gmail sembli Outlook

A Configuració → Laboratori, activeu la funció del panell de vista prèvia per veure el text complet dels missatges a la dreta, igual que a Outlook. L'hàbit és una segona naturalesa, de manera que si heu treballat amb el correu electrònic corporatiu tota la vida i ara esteu intentant familiaritzar-vos amb Gmail, Viewport us facilitarà la transició.

Un cop habilitat, veureu diferents opcions de visualització al menú desplegable a l'esquerra de la configuració.

Centra't en l'essencial

Gmail pot decidir quins missatges són més importants per a tu. Intel·ligent, oi? A Configuració → Safata d'entrada, seleccioneu Seguiment de la meva activitat de correu electrònic… perquè Gmail analitzi els vostres missatges.

També podeu seleccionar la funció "Inclou marcadors" o "Ignora els filtres" (a continuació parlarem més sobre els filtres) i canviar el tipus de carpeta perquè es mostrin missatges importants a la part superior. A continuació, al menú "Configuració" → "General" a la secció "Notificacions d'escriptori" (si utilitzeu el navegador Chrome, Firefox o Safari), podeu seleccionar l'opció "Activa les notificacions de correu electrònic importants".

Desfer-se del fil de lletres

Hi ha dos tipus de persones: els que estimen la funció d'encadenament i els que l'odien amb el poder de mil sols. Si pertanys al segon grup, aneu a la secció "Configuració" → "General" i desactiveu les "Cadenes de lletres".

2. Mantenir l'ordre

Arxivar tot

Gmail permet arxivar missatges en lloc d'esborrar-los. Això es fa perquè no us hagueu de preocupar per la disponibilitat d'espai lliure i netejar constantment el calaix. Si voleu arxivar un missatge, obriu-lo i feu clic a la segona icona de l'esquerra (un quadre amb una fletxa apuntant cap avall). El missatge us estarà esperant a la pestanya Tot el correu de la barra lateral esquerra.

Feu un seguiment del vostre arxiu

Per molt espai que ofereix Gmail per a l'emmagatzematge de fitxers gratuït, som el 2016 i la gent envia cada cop més fitxers adjunts. Si heu arribat al vostre límit de memòria, és hora de desfer-vos d'alguns dels missatges. Feu clic a la fletxa del quadre de cerca, marqueu l'element "Hi ha fitxers adjunts", seleccioneu la mida 10 MB i feu clic al botó amb una lupa. Això us mostrarà tots els missatges de més de 10 MB. Marqueu la casella de les cartes que definitivament ja no necessiteu i envieu-les a la paperera.

Respondre i arxivar

Per què deixar un correu electrònic a la safata d'entrada quan ja l'heu respost? Utilitzeu la funció "Envia i arxiva" per evitar desordenar els missatges entrants mentre espereu una resposta a la vostra carta. Aneu a "Configuració" → "General" i seleccioneu "Mostra el botó" Envia i arxiva "en resposta". Ara podeu respondre de la manera habitual, acumulant missatges a la vostra safata d'entrada si així ho voleu, o arxivar immediatament els correus electrònics innecessaris quan respongueu.

Utilitzeu etiquetes i filtres

Podeu afegir una etiqueta a cada missatge. Les noves dreceres apareixeran a la barra lateral esquerra. Només cal que obriu la lletra i feu clic a la icona "Etiquetes": és la segona des de la dreta. Ara creeu una drecera nova o seleccioneu-ne una existent (per cert, podeu arrossegar la drecera des de la barra lateral directament al missatge).

Feu clic al botó "Més" i seleccioneu "Filtra correus electrònics similars" i després "Crea un filtre basat en aquesta consulta". Podeu escriure un article separat sobre els filtres de Gmail, així que consulteu la secció "" per obtenir més informació.

Compra espai d'emmagatzematge addicional

Si estàs completament cansat de jugar amb el problema d'emmagatzemar fitxers, pots gastar diners en espai addicional. Desplaceu-vos cap avall per la pàgina de missatges i a la cantonada inferior esquerra veureu quant d'espai us queda, així com l'enllaç "Gestiona".

Si teniu gairebé el 100% de l'espai disponible ocupat, seguiu l'enllaç. El pla de 100 GB costa 139 rubles al mes i l'espai addicional es pot utilitzar no només per a Gmail, sinó també a Google Drive i Google Fotos, si els feu servir.

3. Preneu-ho seriosament

Canvieu el mode de visualització dels correus electrònics a la pàgina

Proveu d'augmentar el nombre de missatges per pàgina a 100, de manera que pugueu veure tota la gamma de cartes d'un cop d'ull. Aneu a Configuració → General → Mida màxima de la pàgina. Allà també podeu triar mostrar 10, 15, 20, 25 i 50 missatges per pàgina.

Repartiu-ho tot per colors

Podeu marcar un missatge com a important molt ràpidament, però diferents missatges poden tenir diferents graus d'importància. Aneu a Configuració → General → Estrelles i seleccioneu Totes les estrelles. Ara, si feu clic a l'estrella, marcant la lletra, canviarà de color amb cada clic. Això us ajudarà a ordenar els vostres missatges importants segons el seu contingut.

Converteix els missatges en llistes de tasques pendents

És probable que ja penseu que la vostra safata d'entrada és una gran llista de tasques pendents. Aleshores, per què no convertir els vostres correus electrònics en tasques que podeu esborrar? Feu clic al botó "Més" a la conversa activa i seleccioneu "Afegeix a les tasques". Aquest fil apareixerà ara a Google Tasks juntament amb un enllaç a la publicació original.

Feu un seguiment del nombre de missatges no llegits

A la secció "Configuració" → "Laboratori", activeu la funció "Icona de missatges no llegits". Si tu, com qualsevol persona normal, tens la teva pestanya de correu oberta tot el dia, sempre veuràs quants missatges no llegits et queden. Això és per si us falta estrès.

Treballa fora de línia

Si utilitzeu el navegador Google Chrome, teniu l'oportunitat de treballar al correu fora de línia. Per descomptat, no podreu enviar i rebre missatges nous, però podeu moure cartes de carpeta en carpeta i crear esborranys. Per activar aquesta funció, aneu a Configuració → Fora de línia.

Doneu accés al vostre compte a una secretària

Si encara no pots fer front a les cartes, pots transmetre tot aquest horror a la teva secretària. Per fer-ho, aneu a "Configuració" → "Comptes i importació", seleccioneu "Concediu accés al vostre compte" i afegiu altres usuaris de Google. No tindran dret a canviar la configuració i la contrasenya, però podran llegir, arxivar missatges i, per descomptat, respondre-los. La carta estarà signada amb el vostre nom i el de la vostra secretaria entre parèntesis per evitar confusions.

4. Controlar el factor humà

Bloquejar adreces

Alguns no entenen els suggeriments. Afortunadament, podeu bloquejar qualsevol persona (o lloc web) amb només un parell de clics. Després de rebre un missatge d'algú que voleu afegir a la llista negra, feu clic a la fletxa de l'extrem superior dret i seleccioneu la funció "Bloqueja l'usuari".

Ara tots els missatges d'aquesta adreça aniran directament a correu brossa.

Busca lletres antigues

Voleu trobar ràpidament tots els missatges d'un amic alhora? Només cal que passeu el cursor per sobre del nom del remitent, ja sigui des de la safata d'entrada o des d'una carta específica, i apareixerà una targeta de contacte. A continuació, feu clic a l'enllaç "Converses" per veure tots els missatges d'aquest contacte.

Cancel·la els missatges enviats incorrectament

Tots hem enviat cartes accidentalment a l'adreça equivocada en algun moment. Afortunadament, a Gmail, simplement podeu desfer l'enviament. Aneu a la secció "Configuració" → "General" i activeu la funció "Desfés enviament". Aquí també podeu seleccionar el període de temps per cancel·lar l'enviament: de 5 a 30 segons. La propera vegada que envieu un missatge, notareu "Cancel·la" a la part superior.

Omet els missatges del grup

Podeu sortir fàcilment del fil de missatges del grup fent clic al botó Més i escollint Ignora. Ara us saltaràs tots els missatges excepte aquells en què sou l'únic destinatari de la carta.

Si voleu tornar al missatge del grup, introduïu la consulta és: silenciada al quadre de cerca, de manera que veureu tots els fils ignorats. A continuació, trieu No ignorar al menú Més. A menys que, per descomptat, no sentiu pena de vosaltres mateixos.

5. Estalvia temps

Creeu comptes nous sobre la marxa

Suposem que voleu filtrar els missatges amb molta cura o, per exemple, crear un compte addicional per als serveis que ja utilitzen el vostre compte principal de Gmail. En aquest cas, podeu crear una adreça de correu virtual associada a l'adreça principal afegint "+ qualsevol paraula" abans del símbol @ mentre escriviu. Per exemple, "la vostra adreça és [email protected]" per comprar en línia.

Tots els missatges de resposta aniran a la vostra adreça principal de Gmail.

Envia missatges mentre dorms

Feu que els clients i els companys de feina pensin que sou un maníac de la feina programant-los perquè enviïn missatges a la nit mitjançant una extensió disponible per a Chrome, Safari i Firefox. Amb la versió gratuïta, podeu enviar fins a 10 missatges al mes.

A més, aquesta extensió convertirà els vostres correus electrònics en recordatoris i no els mostrarà a la vostra safata d'entrada fins que no estigueu preparat per respondre-los. Això és ideal per crear l'aspecte d'una safata d'entrada buida el divendres a la nit.

Respon automàticament les sol·licituds duplicades

Si els clients molestos us inunden amb el mateix tipus de sol·licituds, no cal que escriviu la mateixa resposta una i altra vegada. Només cal que activeu la funció "Plantilles de resposta" a la secció "Configuració" → "Laboratori". La propera vegada que imprimiu una resposta, deseu-la com a plantilla i no dubteu a enviar-la a totes les mateixes sol·licituds.

6. Feu clic a menys

Doneu una pausa al vostre ratolí

Gairebé tot a Gmail es pot fer amb el teclat. Les dreceres bàsiques de teclat funcionen de manera predeterminada, però no oblideu anar a Configuració → General i habilitar la funció de dreceres de teclat. Deseu els canvis i feu clic al signe d'interrogació per veure possibles dreceres de teclat.

Deixeu de comprovar altres bústies de correu

A la secció "Configuració" → "Comptes i importació", feu clic a l'enllaç "Afegeix el teu compte de correu POP3" i Gmail baixarà el teu correu d'altres bústies de correu. A continuació, configureu l'enviament de missatges: podeu respondre tant des de la vostra adreça de Gmail com des d'altres adreces de correu electrònic.