Leo Babauta: els meus 10 hàbits de correu electrònic

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

© foto

El correu electrònic pot ser una gran eina de treball o pot convertir-se en una molesta font de procrastinació, i és com l'utilitzeu vosaltres mateixos. Hi va haver un moment en què em vaig declarar en fallida total del meu correu electrònic, i ara el reviso 2 o 3 vegades al dia cada dia, però va de manera ràpida i eficient.

He desenvolupat diversos hàbits que m'ajuden a treballar molt eficaçment amb el meu correu i a centrar-me millor en altres treballs importants. I per ser sincer, la meva safata d'entrada està buida i em sento genial. En aquest article donaré 10 dels meus hàbits. No vol dir en absolut que els hagis de seguir cegament, només vull mostrar el meu camí, i sobre la base d'això pots obrir el teu. Així doncs, aquí teniu els hàbits que em funcionen:

Mireu el correu amb menys freqüència

No tinc la bústia oberta tot el dia. I ho miro amb poca freqüència. Vaig arribar a la conclusió que si s'acumulen entre 20 i 30 cartes a la meva safata d'entrada, el món no es col·lapsarà, al mateix temps, serà fàcil per a mi processar ràpidament exactament aquesta quantitat. Atenció! Dic processar, no llegir. Obro la meva safata d'entrada per escampar missatges en altres carpetes, no per llegir-los i deixar-los allà mateix.

Escampar en carpetes

Obro el meu correu i començo a prendre decisions ràpides: suprimir o arxivar, llegir i respondre immediatament (si triga menys de 2 minuts) o arxivar, enviar una resposta ràpida i després arxivar, afegir a la meva llista de tasques pendents per fer-ho més tard (marca amb un asterisc i després arxiva). En qualsevol cas, no s'ha de deixar RES a la safata d'entrada.

Afegiu-ho tot al calendari immediatament

Si em arriba una carta amb una data que he de recordar, immediatament la introduc al calendari. Una reunió cara a cara o una conversa per Skype, un entrenament o alguna cosa que només he de recordar després d'una setmana: tot s'envia immediatament al calendari. Ara aquest és el meu millor hàbit, s'ha portat a l'automatisme i, gràcies a això, poques vegades m'oblido d'alguna cosa.

Utilitzeu "tecles d'accés ràpid"

Utilitzo Gmail, que ofereix una varietat de dreceres de teclat per al meu correu. De fet, només vaig trigar uns minuts a aprendre-les, i aleshores la memòria muscular recorda les claus.

Aquestes són les dreceres que faig servir:

"Gi" - tornar a la safata d'entrada;

"E" - arxiu;

"#" - suprimir;

"C" - crea un missatge nou;

"R" - resposta;

"F" - endavant;

"A" - respon a tothom;

"Gs" - aneu a marcat;

"Tab + Return": quan creo un missatge, immediatament l'envio i l'arxivo.

També utilitzo la configuració quan, després d'esborrar o arxivar un missatge, passo automàticament al següent sense tornar a la safata d'entrada, això et permet moure't ràpidament pels missatges.

Escriu cartes curtes

La meva resposta a una carta sol ser d'1 a 3 frases. Poques vegades escric cartes de més de 5 frases. I hi ha d'haver una bona raó per a això. Si realment necessito escriure molt, prefereixo fer-ho a Google Docs i compartir-ho amb la persona adequada. Una carta curta significa una resposta ràpida del destinatari, perquè una persona no ha de recórrer la selva de la vostra eloqüència per capturar i assimilar informació clau.

Afegiu tasques ràpidament a una llista de tasques pendents

Algunes persones utilitzen la safata d'entrada com a llista de tasques pendents, però no és adequada per a això, i aquí teniu el perquè:

1. Les tasques a fer es barregen amb altres lletres, i aleshores és difícil atrapar-les entre la multitud.

2. La història de la carta no sempre conté una guia específica d'acció, però a partir de la carta, pots proposar-te una tasca. Quan estiguis a punt de completar-la, hauràs de tornar a llegir la carta per recordar quina tasca concreta t'has proposat després de llegir-la.

3. Cada vegada que mires al teu correu per agafar una altra tasca, et trobes amb nous missatges que criden l'atenció i distreuen de les tasques principals, pertorbant el teu ritme de treball.

Una llista de tasques senzilla i còmoda és un document de text normal on podeu afegir tasques dels correus electrònics amb només un parell de clics. I durant el treball, aquest full serà una eina més eficaç, perquè no cal mirar la safata d'entrada tot el temps.

Emmagatzema només els missatges no llegits a la safata d'entrada

Aquest és un truc per a usuaris avançats. He piratejat la meva safata d'entrada de Gmail de tal manera que ja no pot emmagatzemar missatges de lectura. Això vol dir que si obro la carta i no la deixo a cap altra carpeta, simplement desapareixerà. Això em motiva a prendre una decisió sobre què fer amb aquesta carta, immediatament, o simplement la perdré. Gràcies a aquesta configuració específica, els missatges oberts no s'acumulen a la meva safata d'entrada, que a poc a poc es converteixen en escombraries.

Deixar de banda per llegir

Sovint m'envien enllaços a articles. Els envio immediatament a Instapaper per llegir-los més tard. És per això que intento dedicar menys temps al correu, perquè tinc tantes coses interessants per llegir a més.

Filtreu sense pietat

Quan apareix una carta a la meva safata d'entrada que no m'agradaria veure, m'encarrego immediatament. No em fa mandra donar-me de baixa de la llista de correu o instal·lar un filtre en aquest remitent. I això redueix significativament el flux de correus electrònics entrants. Sóc despietat amb les cartes que obstrueixen la meva safata d'entrada, i aquesta regla s'aplica fins i tot a les persones que em molesten massa.

Tanqueu el correu al final del processament de les cartes

Missatges desmuntats: tanqueu el correu i no l'obriu durant diverses hores fins que torni a tenir un nombre suficient de lletres.

Adquirir uns bons hàbits de correu electrònic és una bona cosa. De seguida notareu la calma que us heu tornat per dur a terme tasques més importants, desfer-vos de la comprovació intrusiva del correu electrònic cada 10 minuts. El vostre cap estarà lliure per a noves idees tan bon punt la vostra safata d'entrada estigui lliure de correus electrònics innecessaris. Bona sort!