Com passar menys temps al correu electrònic

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:50

La comprovació de correu electrònic s'ha convertit en una addicció per a molts. Però pots desfer-te'n i augmentar la teva productivitat.

La comprovació del correu electrònic s'assembla molt a una dependència. Hi ha diverses raons per a això.

• Igual que durant el sexe, els jocs d'atzar o la presa de drogues, l'hormona del plaer dopamina s'allibera al cervell durant la comprovació del correu electrònic.
• Seguim revisant la nostra safata d'entrada perquè volem estar al dia i tenim por que ens perdem alguna cosa.
• Analitzem els correus electrònics per relaxar-nos i no fer coses més difícils.

Però aquest temps es podria aprofitar molt millor. Kevin Cruz, autor de 15 Secrets of Time Management: How Successful People Do Everything, ofereix cinc consells per ajudar-vos a reduir el temps del vostre correu electrònic a la meitat.

1. Afegiu l'anàlisi a la vostra programació

No comproveu el vostre correu electrònic, sinó processeu-lo. Tracta els missatges d'anàlisi com ho faries amb qualsevol altra feina. Planifiqueu-lo, afegiu-lo al vostre calendari i després comenceu. Cruz aconsella ordenar el correu tres vegades al dia: matí, tarda i vespre.

El que importa no és la quantitat de temps dedicat a treballar amb el correu. Algú trigarà tres hores al dia a analitzar els missatges, mentre que uns altres trigaran 30 minuts. El més important és abordar aquest negoci de manera conscient, com una feina normal.

Kevin Cruz

2. No envieu a tothom una còpia de la carta

Com menys correus electrònics envieu, menys rebeu a canvi. Així que intenta no posar tanta gent a la còpia de la carta. Inclòs, no marqueu la casella "Respondre a tots".

Alguns van poder reduir el trànsit de correu electrònic en un 50% quan es van entrenar per pensar-s'ho dues vegades abans d'enviar un nou correu electrònic.

3. Filtra els missatges

Configureu filtres per posar diferents tipus de lletres en diferents carpetes. D'aquesta manera, només podeu perdre el temps en els missatges realment importants i no deixar-vos aclaparar per la resta.

4. Deixeu d'utilitzar la vostra safata d'entrada com a llista de tasques pendents

Moltes persones s'envien missatges amb diferents tasques per a més endavant, convertint la bústia en una altra llista de tasques pendents. Però això només perjudica la productivitat.

Cruz suggereix aquest enfocament. Quan obriu un correu electrònic nou, primer pregunteu-vos si el podeu suprimir. Si no, penseu si podeu delegar-lo en algú. Si això no és possible, esbrineu si podeu tractar-ho en menys de cinc minuts. Si és així, genial. Si no, deixeu la carta a un costat per més endavant. Però no ho deixeu a la safata d'entrada, sinó que transferiu-lo al vostre calendari i seleccioneu una data i hora concretes en què ho podeu fer.

5. Comunica la teva intenció als altres

Parleu-ho amb els vostres companys de feina, de manera que us serà més fàcil seguir el pla. Digueu al vostre cap que per millorar la vostra productivitat, desactivareu les alertes de correu electrònic noves i només analitzareu els correus electrònics en determinats moments.

Acordeu també com podeu contactar amb vosaltres en cas d'assumptes urgents.

Intentant reduir el temps que es necessita per treballar amb el correu electrònic, has de canviar els teus hàbits, i això sempre és difícil d'aconseguir de seguida. Si us plau, tingueu paciència i estigueu preparats per adonar-vos que no cal dedicar tant de temps al correu.