Una guia per a principiants de GTD

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

La tècnica de gestió del temps de GTD t'ajuda a organitzar i fer un seguiment de les tasques, treure't tota la informació del cap i començar a prendre mesures.

Què és GTD

El nostre cervell té idees noves fàcilment, però recordar-les totes és molt més difícil per a ell. Per exemple, recorda que has de comprar el regal d'aniversari de la teva mare la setmana vinent. En lloc de recordar-vos això quan passeu per davant de la seva botiga preferida, el vostre cervell simplement us farà sentir que hauríeu d'haver comprat alguna cosa.

GTD (Getting Things Done) és una tècnica que ajuda a convertir idees, impulsos, idees i reflexions nocturnes vagues en acció. Quan aprens a confiar en aquest sistema, el teu cervell no tindrà tota la informació. Això reduirà l'estrès i tindreu la força per a activitats més productives.

Com funciona aquesta tècnica

GTD es basa en un sistema de llistes amb el qual organitzeu el que us vingui al cap. Per implementar-lo a la vostra vida, heu de registrar i processar la informació entrant. A més, haureu de crear aquestes llistes: "Entrant", "Properes accions", "Llista d'espera", "Projectes" i "Algun dia". Qualsevol cosa que requereixi la vostra atenció, primer anirà a la "Safata d'entrada" i després anirà a una de les altres llistes.

1. Col·lecció

Reuneix tota la informació que necessita la teva atenció, des de les cartes que necessites per respondre a les idees enginyoses que et venen al cap mentre et dutxes. El punt de recollida pot ser un quadern en paper, un fitxer adjunt o un correu electrònic al qual us enviareu cartes.

Quan vau començar a utilitzar la tècnica GTD, intenteu alliberar-vos el cap de tota la informació acumulada. Escriu tot el que necessites o vols fer, tot allò que t'ha ocupat en els darrers dies o setmanes, ha interferit en la teva concentració o s'ha recordat en el moment inoportú.

2. Tramitació

Considereu la informació acumulada. Aquesta és la regla principal de tot el sistema. Feu-ho amb regularitat per no recollir-ne massa. Per processar la informació, feu-vos una sèrie de preguntes.

• És solucionable? T'estàs preguntant si es pot fer alguna cosa per eliminar aquest element de la llista. En cas contrari, suprimiu-lo o moveu-lo a la llista Algun dia. Guarda informació útil amb la qual no cal que facis res, com ara una recepta o un article interessant, en un lloc a part. Coses que vulgueu fer en un futur llunyà (aprendre japonès, escriure un llibre), moveu-les a la llista "Algun dia" perquè no es classifiquen entre les "Properes accions".
• És possible completar un cas en un sol pas? A GTD, tot allò que requereixi més d'un pas s'anomena projecte. Si teniu diverses tasques relacionades a la safata d'entrada, creeu-hi un projecte independent. Afegiu el seu nom a la vostra llista de projectes i seleccioneu una acció per afegir a "Següent".
• Trigarà més de dos minuts? Si no, fes-ho de seguida. És més ràpid que afegir-lo a la propera llista de tasques o delegar-lo a algú altre. Si es triga més temps a completar la tasca, penseu si només podeu fer-la vosaltres o si podeu delegar-la en algú.
• Puc delegar-ho en algú? Si és així, delega. Quan necessiteu fer un seguiment del progrés, moveu l'element a la "Llista d'espera". Si no podeu delegar una tasca, afegiu-la al vostre calendari o a la llista "Següent".
• Hi ha un termini concret? Si és així, afegiu-ho al vostre calendari. No escriviu tot el que voleu fer en un dia. Introduïu només el que s'ha de fer: una visita al dentista, una reunió, un vol. Si no hi ha una data límit específica, moveu el cas als passos següents.

3. Organització

Ordena-ho tot al seu lloc: en una de les cinc llistes, en una carpeta amb informació útil per al futur, al teu calendari o a la paperera.

Afegiu a la "Llista d'espera" els casos que s'hagin estancat per algun motiu. Per exemple, quan no podeu continuar fins que no rebeu una resposta al vostre correu electrònic, o quan esteu esperant el lliurament. Recordeu incloure la data al costat de cada element.

Els passos següents haurien de tenir tasques que s'han de completar tan aviat com sigui possible. Formuleu-les com a accions físiques factibles, així serà més fàcil posar-se al negoci. Per exemple, és millor escriure "truca a la Lena i organitza que s'asseu amb el nen el dijous al vespre" que "organitza que algú s'assegui amb el nen", encara que en essència és el mateix.

Idealment, hauríeu d'afegir una etiqueta de context a cada element a "Següent". Ell et dirà on has d'estar, amb qui, què has de portar amb tu. Per exemple, podeu tenir etiquetes "comprar", "a la feina", "amb nens", "telèfon", "ordinador". També podeu indicar quant de temps teniu per a aquest cas o quina prioritat té. Aleshores, si cal, podeu ordenar ràpidament tots els casos per etiquetes.

4. Visió general

Assegureu-vos de comprovar totes les llistes un cop per setmana. Com més temps deixis coses a la safata d'entrada, més difícil serà tractar-les més tard.

• S'ha de definir una acció següent per a cada projecte.
• Cada element de "Següent" hauria de ser alguna cosa que vulgueu fer la setmana vinent. Mou totes les coses innecessàries a la llista "Algun dia" o suprimeix-les del tot.
• De tant en tant, intenteu moure alguna cosa de la llista "Algun dia" a "Passos següents".

5. Execució

Actuar! Si heu organitzat correctament el vostre sistema, aquest serà el pas més fàcil. En repetir els quatre primers passos de manera regular, estaràs completament segur que totes les coses de la llista són necessàries perquè puguis progressar i apropar-te als teus objectius.