7 mètodes de planificació eficaços per ajudar-vos a mantenir-vos en el bon camí

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Energy List, GTD, Bullet Journal i altres opcions, entre les quals segur que n'hi ha la més adequada.

1. El mètode de les cartes

Aquest mètode de planificació va ser proposat pel famós especialista rus en gestió del temps Gleb Arkhangelsky. Ofereix assessorament empresarial, escriu llibres i fins i tot dirigeix la seva pròpia empresa de consultoria en gestió del temps. Juntament amb alguns principis, Gleb també va desenvolupar un mètode per a una planificació ràpida mitjançant targetes.

Com funciona

En aquest cas, no necessitareu un diari gruixut: n'hi ha prou amb uns quants fulls de paper. Aconsegueix tres cartes per a diferents propòsits. Poden ser multicolors, amb notes o amb adhesius. El més important és que es diferencien entre si i, per descomptat, t'agraden.

La primera carta és estratègica. Contindrà els vostres objectius clau, per aconseguir els quals heu de fer tots els esforços possibles. En el segon, dedicat als objectius a llarg termini, anoteu totes les activitats i plans de l'any o amb diversos anys d'antelació. La tercera targeta contindrà l'esdeveniment més important del proper dia. I, per descomptat, canviarà amb més freqüència.

• Nivell: novell.
• Un plus: no cal entendre l'art de planificar. Tot és el més ràpid i senzill possible.
• Menys: coses menys importants encara queden sense planificar. Així que us podeu oblidar completament d'ells.

2. Mètode d'Ivy Lee

La bellesa de la metodologia de la periodista nord-americana Ivy Lee és la seva senzillesa i consistència. La majoria dels intents de començar fracassen a causa de la manca d'un pla, la manca d'enfocament i les prioritats equivocades. Per resoldre aquests problemes, Lee proposa limitar-nos a sis tasques al dia i fer-les una darrere l'altra.

Com funciona

Al final del dia, identifiqueu sis coses principals a fer i prioritzeu-les, començant per les més importants. L'endemà, al matí, inicieu immediatament la primera tasca de la llista i, quan l'acabeu, assumiu la següent. I així fins a la victòria.

• Nivell: novell.
• Un plus: Fa que la planificació sigui molt més fàcil, fa que sigui més fàcil començar i es mantingui constant mentre s'adhereixen als vostres objectius.
• Menys: el mètode no funciona bé si sovint teniu activitats no planificades durant el dia.

3. Mètode d'estimació

Sovint, en el procés de planificació, les tasques importants es perden entre tasques menors. Això és perquè no marquem la seva prioritat. Encara que entenguis la necessitat de completar una tasca, és important que ho facis per escrit. De fet, durant la jornada laboral no sempre hi ha temps per valorar adequadament la importància de cada cas.

Com funciona

Doneu punts de zero a dos a les tasques planificades, segons el grau d'importància. La prioritat principal són dos punts. La tasca d'un punt es pot completar més tard. I les petites responsabilitats i les tasques diàries aconsegueixen zero punts.

Recordeu valorar el treball al final del dia, per exemple en una escala de cinc punts. Un cas incomplert, que hagi rebut 1 o 2, afectarà la propera obra i causarà molèsties. Com les males notes a l'escola. Això és important per entendre el vostre propi rendiment i gestionar el vostre calendari.

• Nivell: novell.
• Un plus: el mètode t'ensenyarà a avaluar la importància de les tasques i a gestionar la teva eficàcia.
• Menys: no és apte per a tothom. Les tasques es poden prioritzar i els números poden ser confusos quan arribeu a la feina.

4. Llista d'energia

Cada tasca requereix un esforç físic o mental diferent. Al mateix temps, les activitats a curt termini poden consumir més energia que les més llargues. L'essència d'aquest mètode és distribuir totes les tasques segons els esforços requerits i assumir-les en funció de com et sentis.

Com funciona

Quan feu la vostra llista de tasques pendents, divideix totes les tasques en tres categories: dures, mitjanes i lleugeres. El primer és tot allò que requereix la màxima concentració i estrès, el segon és un negoci habitual, el darrer és una rutina senzilla realitzada gairebé automàticament. Abans de començar a treballar, valora el nivell de força i tria la tasca adequada.

• Nivell: amateur.
• Un plus: les excuses no funcionen, perquè no importa la quantitat de temps i energia, sempre hi ha alguna cosa a fer.
• Menys: cal autodisciplina. Quan estàs ple d'energia, has d'assumir coses difícils, i no abandonar-les en favor d'una rutina fàcil.

5. Mètode 1-3-5

Un gran nombre de casos dissuadeixen el desig d'assumir-los. Per tant, molts experts en gestió del temps aconsellen destacar fins a nou tasques i realitzar-les en funció del grau d'importància.

Així, els objectius menors es poden transferir a un altre dia, mentre es completen les tasques més importants de les planificades. El mètode 1–3–5 és bastant fàcil d'utilitzar, tot i que es necessita temps i esforç per aïllar les tasques.

Com funciona

Planifica nou coses per tu mateix cada dia: 1 - la tasca més important, sempre serà una prioritat; 3 - casos que requereixen una solució durant la jornada laboral; 5 - petites tasques que es realitzen sempre que sigui possible.

No oblideu que cal mantenir el nombre de casos i no superar-lo. En cas contrari, el mètode serà ineficaç.

• Nivell: amateur.
• Un plus: ja en procés de planificació, es descarten les tasques innecessàries i només queden a la llista les realment necessàries.
• Menys: la tècnica no funciona els dies en què el nombre de tasques importants supera el recomanat.

6. GTD - Com fer les coses

En rus, el nom de la tècnica sona com "Bringing things to completion" o "Com posar les coses en ordre". Va ser desenvolupat per l'expert nord-americà en gestió del temps David Allen.

En el llibre del mateix nom, va suggerir que és important que una persona ocupada alliberi el cervell de les tasques actuals. Aquesta és l'única manera de concentrar-se en la seva implementació de qualitat. Aquest mètode és ideal per mantenir un planificador d'escriptori.

Com funciona

Per utilitzar el mètode GTD amb confiança, cal acostumar-s'hi. Hi ha tot un sistema per avaluar les tasques i no és fàcil fer-hi front immediatament. Escriu les coses i marca-les amb símbols especials:

1. Un cercle buit és una tasca que cal completar.
2. El cercle amb la ratlla ratllada és la tasca que s'està realitzant ara.
3. Cercle mig ple: la tasca no s'ha completat completament.
4. Un cercle ple: la tasca s'ha completat.
5. Cercle amb una tasca creuada cancel·lada.
6. Un cercle ple amb una fletxa: algú més està fent la tasca.
7. El signe d'exclamació és la tasca de màxima prioritat.
8. Un cercle amb un punt: heu de tenir sempre present aquesta tasca.

• Nivell: amateur.
• Un plus: opció avançada de planificació instantània. No cal que feu un seguiment de la prioritat de les tasques. Si tens feina, fes-ho.
• Menys: el mètode està mal adaptat per a la planificació a llarg termini. Més aviat adequat com a complement al principal.

7. Bullet Jornaling

L'opció de planificació més flexible és un planificador i un diari personal alhora. Va ser inventat pel dissenyador nord-americà Ryder Carroll i explicat al vídeo tutorial anterior.

Aquest mètode us permet anotar qualsevol pensament aleatori al vostre diari, així com tasques o plans empresarials importants durant molt de temps. Això no és fàcil d'afrontar, però una vegada que t'hi acostumes, no deixis mai de planificar.

Com funciona

A la primera pàgina, feu una taula de continguts amb els títols de les seccions i ompliu-la a mesura que aneu. El següent és la inversió anual amb grans objectius i dates importants. T'ajuda a avaluar els teus plans en conjunt. Les reversions mensuals es troben a les pàgines següents. A l'esquerra, escriu els dies del mes i de la setmana. Davant d'ells, marqueu els esdeveniments, les dates dels quals definitivament no canviaran. A la dreta hi ha les tasques habituals del mes.

Opcionalment, podeu afegir tasques per a cada setmana, o fins i tot programar el dia per hores. Utilitzeu caràcters especials per destacar diferents tasques. Al principi, és millor escriure aquestes notes en un full de paper separat fins que us acostumeu a utilitzar-les. El més important, no oblideu incloure a la taula de continguts pàgines de mesos o, per exemple, llistes.

• Nivell: professional.
• Avantatges: a diferència de les opcions habituals, aquest diari es pot començar des de qualsevol data i fins i tot en un quadern normal. També és convenient fer llistes de verificació i llistes aquí.
• Desavantatges: necessitarà temps per resoldre tots els detalls i acostumar-se a aquest mètode.