12 trucs fàcils per fer les coses més ràpidament a Excel

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2024-01-13 00:57

Com afegir dades ràpidament, crear una taula intel·ligent o desar un fitxer no desat.

1. Afegeix ràpidament dades noves al gràfic

Si apareixen dades noves al full del diagrama gràfic, que cal afegir, només podeu seleccionar un rang amb informació nova, copiar-lo (Ctrl + C) i després enganxar-lo directament al diagrama (Ctrl + V).

2. Omplir flaix

Suposem que teniu una llista de noms complets (Ivanov Ivan Ivanovich), que heu de convertir en noms abreujats (Ivanov I. I.). Per fer-ho, només cal començar a escriure el text desitjat a la columna adjacent a mà. A la segona o tercera línia, Excel intentarà predir les nostres accions i realitzar un processament posterior automàticament. Tot el que heu de fer és prémer la tecla Enter per confirmar i tots els noms es convertiran a l'instant. De la mateixa manera, podeu extreure noms del correu electrònic, enganxar noms de fragments, etc.

3. Copia sense trencar formats

El més probable és que conegueu el marcador màgic d'autocompletar. Es tracta d'una fina creu negra a la cantonada inferior dreta de la cel·la, tirant sobre la qual podeu copiar el contingut d'una cel·la o una fórmula a diverses cel·les alhora. Tanmateix, hi ha un matís desagradable: aquesta còpia sovint viola el disseny de la taula, ja que no només es copia la fórmula, sinó també el format de la cel·la. Això es pot evitar. Immediatament després d'estirar la creu negra, feu clic a l'etiqueta intel·ligent, una icona especial que apareix a la cantonada inferior dreta de l'àrea copiada.

Si seleccioneu l'opció Omplir sense format, Excel copiarà la fórmula sense format i no espatllarà el disseny.

4. Mostrar dades d'un full de càlcul Excel en un mapa

A Excel, podeu mostrar ràpidament les vostres geodades en un mapa interactiu, com ara vendes per ciutat. Per fer-ho, aneu a Office Store a la pestanya Insereix i instal·leu el connector de Bing Maps des d'allà. Això es pot fer des del lloc fent clic al botó Obteniu-ho ara.

Després d'afegir un mòdul, podeu seleccionar-lo a la llista desplegable Les meves aplicacions a la pestanya Insereix i col·locar-lo al vostre full de treball. Queda per seleccionar les vostres cel·les amb dades i fer clic al botó Mostra les ubicacions del mòdul del mapa per veure les nostres dades. Si ho desitja, a la configuració del connector, podeu seleccionar el tipus de gràfic i els colors que voleu mostrar.

5. Salt ràpid al full requerit

Si el nombre de fulls de treball del fitxer ha superat els 10, serà difícil navegar-hi. Feu clic amb el botó dret a qualsevol dels botons de desplaçament de les pestanyes del full a la cantonada inferior esquerra de la pantalla. Apareixerà la taula de continguts i podreu saltar a qualsevol full que vulgueu a l'instant.

6. Converteix files en columnes i viceversa

Si alguna vegada heu hagut de moure cel·les de files a columnes a mà, apreciareu el següent truc:

1. Ressaltar el rang.
2. Copieu-lo (Ctrl + C) o, fent clic amb el botó dret del ratolí, seleccioneu "Copiar" (Copiar).
3. Feu clic amb el botó dret a la cel·la on voleu enganxar les dades i seleccioneu una de les opcions Enganxa especial del menú contextual: la icona Transposa. Les versions anteriors d'Excel no tenen aquesta icona, però podeu solucionar el problema utilitzant Enganxa especial (Ctrl + Alt + V) i escollint l'opció Transposa.

7. Llista desplegable en una cel·la

Si en qualsevol cel·la se suposa que s'han d'introduir valors estrictament definits del conjunt permès (per exemple, només "sí" i "no" o només de la llista de departaments de l'empresa, etc.), això es pot organitzar fàcilment mitjançant la llista desplegable.

1. Seleccioneu una cel·la (o un rang de cel·les) que hauria de tenir aquesta limitació.
2. Feu clic al botó "Validació" a la pestanya "Dades" (Dades → Validació).
3. A la llista desplegable "Tipus" (Permetre) seleccioneu l'opció "Llista" (Llista).
4. Al camp "Font", especifiqueu l'interval que conté les variants de referència dels elements, que després s'abandonaran en escriure.

8. Taula intel·ligent

Si seleccioneu un rang amb dades i a la pestanya "Inici" feu clic a "Format com a taula" (Inici → Format com a taula), aleshores la nostra llista es convertirà en una taula intel·ligent que pot fer moltes coses útils:

1. S'estira automàticament quan s'hi afegeixen files o columnes noves.
2. Les fórmules introduïdes es copiaran automàticament a tota la columna.
3. La capçalera d'aquesta taula es corregeix automàticament quan es desplaça i inclou botons de filtre per filtrar i ordenar.
4. A la pestanya "Disseny" que apareix en aquesta taula, podeu afegir una fila de totals amb càlcul automàtic.

9. Sparklines

Sparklines són gràfics en miniatura dibuixats directament a les cel·les que visualitzen la dinàmica de les nostres dades. Per crear-los, feu clic al botó Línia o Columnes al grup Sparklines a la pestanya Insereix. A la finestra que s'obre, especifiqueu l'interval amb les dades numèriques originals i les cel·les on voleu mostrar els brillants.

Després de fer clic al botó "D'acord", Microsoft Excel els crearà a les cel·les especificades. A la pestanya "Disseny" que apareix, podeu personalitzar encara més el seu color, tipus, habilitar la visualització dels valors mínims i màxims, etc.

10. Recuperar fitxers no desats

Imagineu-vos: tanqueu l'informe amb el qual heu jugat amb l'última meitat del dia i al quadre de diàleg que apareix "Desa els canvis al fitxer?" de sobte per algun motiu premeu "No". L'oficina anuncia el teu crit desgarrador, però ja és massa tard: les últimes hores de feina s'han anat pel desguàs.

De fet, hi ha una possibilitat de rectificar la situació. Si teniu Excel 2010, feu clic a "Fitxer" → "Recents" (Fitxer → Recents) i cerqueu el botó "Recuperar llibres de treball no desats" a l'extrem inferior dret de la pantalla.

A Excel 2013, el camí és lleugerament diferent: Fitxer → Detalls → Control de versions → Fitxer - Propietats - Recuperar llibres de treball no desats.

A les versions posteriors d'Excel, obriu Fitxer → Informació → Gestió de llibres de treball.

S'obrirà una carpeta especial de les entranyes de Microsoft Office, on es desaran còpies temporals de tots els llibres creats o modificats, però no desats en aquest cas.

11. Comparació de dos rangs de diferències i coincidències

De vegades, quan treballeu a Excel, heu de comparar dues llistes i trobar ràpidament elements que són iguals o diferents. Aquí teniu la manera més ràpida i intuïtiva de fer-ho:

1. Seleccioneu les dues columnes comparades (manteniu premuda la tecla Ctrl).
2. Seleccioneu la pestanya Inici → Format condicional → Ressalteu les regles de cel·les → Valors duplicats.
3. Seleccioneu l'opció Única de la llista desplegable.

12. Selecció (ajustament) dels resultats del càlcul per als valors requerits

Alguna vegada heu ajustat els valors d'entrada al vostre càlcul d'Excel per obtenir la sortida que voleu? En aquests moments et sents com un artiller experimentat: només un parell de dotzenes d'iteracions de "undershoot - overvols" - i aquí està, l'èxit tan esperat!

Microsoft Excel pot fer-ho per vostè, més ràpid i amb més precisió. Per fer-ho, feu clic al botó "Què passa si" a la pestanya "Dades" i seleccioneu l'ordre "Selecció de paràmetres" (Insereix → Què passa si Anàlisi → Cerca d'objectius). A la finestra que apareix, especifiqueu la cel·la on voleu seleccionar el valor desitjat, el resultat desitjat i la cel·la d'entrada que s'ha de canviar. Després de fer clic a "D'acord", Excel executarà fins a 100 "trets" per trobar el total requerit amb una precisió de 0.001.