Un sistema senzill per organitzar la vida moderna complexa

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Avui us volem parlar d'un sistema que us ajudarà a estructurar tots els vostres projectes laborals, tasques i assumptes. Amb l'ajuda, aprendràs a establir objectius correctament i a desenvolupar plans per aconseguir-los.

En el món modern, una persona ha de fer múltiples tasques. Projectes, reunions, afers, tasques, el termini dels quals s'acosta inexorablement… Sovint ens costa organitzar la nostra vida de manera que tinguem temps per fer front a les qüestions laborals.

Avui us volem presentar un sistema que us ajudarà a organitzar tots els vostres objectius, assumptes i tasques. Aquest sistema va ser desenvolupat per Chris Winfield, un empresari de la ciutat de Nova York.

La vida és difícil.

Ens agrada treballar més de 40 hores a la setmana, estem orgullosos d'això i ens agrada dir-li a tothom ia tothom com estem ocupats, perquè ens fa sentir importants i insubstituïbles. Bé, o en cas contrari, només pensem que hauria de ser així.

Així va ser amb mi. Fins que vaig decidir canviar-ho tot.

No podia continuar així, vaig haver de començar de nou i canviar-ho tot. Volia viure la vida al màxim i no em volia perdre ni un moment.

Però hi havia un problema. No sabia com fer això. Estava perdent massa temps i treballava de manera ineficaç. Així que vaig començar a buscar maneres que em poguessin ajudar a resoldre el problema.

Vaig llegir molts llibres i blocs sobre productivitat i finalment vaig idear un sistema de quatre peces.

Aquest senzill sistema, del qual parlarem més endavant, em va ajudar a millorar la meva productivitat, amb la seva ajuda vaig poder organitzar dies, setmanes, mesos i fins i tot només hores. Gràcies a ella, puc fer més en menys temps.

M'agradaria molt dir que vaig arribar fàcilment i ràpidament a aquest sistema, però això no és així: vaig passar centenars d'hores experimentant, vaig haver de passar per molts fracassos, errors i decepcions.

Avui puc fer més en 17 hores que abans en 40 hores. Ni això. Sóc capaç d'aconseguir més en una setmana que en els últims mesos.

Sóc capaç de treballar simultàniament amb diversos projectes, clients, empreses i alhora mantenir un equilibri entre la vida laboral i personal.

Treballo, passo temps amb la meva família, camino, em comunico amb la gent, ensenyo als altres allò que jo mateix sé, i faig molt més. Cada dia. I tot això només es deu al fet que he desenvolupat un sistema que s'adapta a mi, al qual m'adhereixo constantment. Aquest sistema és bastant senzill, però no oblideu mai que:

Simplement no sempre vol dir fàcil.

Una de les coses principals que em vaig adonar és que si et prens el temps per planificar el teu dia i tens una idea clara del que vols aconseguir (crear una determinada imatge dels teus dies), aleshores tot serà més fàcil. Treballaràs menys i tindreu més èxit, perquè treballaràs amb passió, veuràs un objectiu davant teu.

El meu sistema té quatre elements principals:

1. Somiar i marcar objectius. Què vols realment de la vida? Quins són els teus somnis, objectius, ambicions? Si no coneixeu les respostes a aquestes preguntes, la resta de components d'aquesta llista no us serviran de res.
2. Descarregueu el vostre cervell. Transfereix els pensaments del teu cap al paper. No heu de pensar en detalls estranys si realment voleu ser productiu.
3. Fer mapes mentals. T'ajudaran a trobar llacunes als teus objectius principals. En altres paraules, entendràs com aconseguir o aconseguir ràpidament el que vols.
4. Gestioneu el vostre temps i desglosseu les tasques complexes en els seus elements constitutius. Això us ajudarà a assolir els vostres objectius principals en el menor temps possible.

Ningú discutirà mai el fet evident que totes les persones disposen de 24 hores al dia. Les persones amb èxit tenen dues qualitats:

• Saben exactament el que volen.
• S'esforcen per aconseguir el que volen.

Estàs preparat per córrer el risc i esforçar-te per tenir èxit? Llavors segueix llegint.

1. Somiar. Fixar objectius. Actuar

Comenceu imaginant-vos l'objectiu final.

Stephen Covey

El primer pas és fer una imatge gran de la teva vida. Has d'entendre què vols aconseguir, quin tipus de persona vols convertir-te, és a dir, pensar com hauria de ser la teva vida ideal.

Quan vaig fer això per primera vegada, volia canviar molt a la meva vida. Potser, com jo aleshores, et semblarà que moltes coses no es poden canviar, però no desesperis i no et rendeixis, perquè aquesta sensació és del tot normal.

Seguint el consell de Mark Allen, vaig reservar una pàgina per a cadascun dels meus objectius. Aquesta limitació d'espai és necessària perquè tingueu l'oportunitat de pintar cada objectiu amb detall, desglossar-lo en elements bàsics, crear un pla detallat per assolir aquest objectiu, però l'especificació de l'objectiu hauria de ser sense aigua.

Hi ha alguna cosa important per recordar: no esteu tenint el vostre pla a la sang, els vostres objectius poden canviar en qualsevol moment. No podem dir amb certesa què ens passarà en una hora, i encara més ningú pot dir que els seus objectius i plans de vida no canviaran el proper mes o l'any vinent.

Però aquesta planificació és avantatjosa perquè tens una idea clara del que vols aconseguir, en quina mena de persona somies ser.

A més, no us preocupeu si no heu aconseguit elaborar un pla d'assoliment per a cada objectiu. Està bé, el més important és que tinguis un objectiu i, quan arribi el moment, trobaràs maneres d'ajudar-te a aconseguir-ho.

2. Descarrega el teu cervell

Que la teva ment estigui sempre brillant i clara, com el cel vast, el gran oceà i el cim més alt de la muntanya.

Morihei Ueshiba

La nostra memòria és en molts aspectes una eina de supervivència. Recordem més fàcilment coses que són importants i necessàries per a nosaltres. La memòria és una cosa sorprenent: en una situació de força major, per exemple, podem recordar les lliçons escolars de seguretat de la vida i donar els primers auxilis a una persona.

Tens centenars de pensaments a la teva ment, detalls menors, detalls innecessaris. Per exemple, intentes recordar tots els matisos, fins i tot els més petits detalls del projecte que estàs fent. Tot i que aquesta consciència és respectable, sovint també és ansietat i estressant. Conclusió: desfer-se d'aquesta brossa, descarregar el cervell.

No guardeu tots aquests detalls al vostre cap: anoteu-los al vostre diari, deixeu-ho tot al disc dur de l'ordinador o en un altre lloc. Això us permetrà centrar-vos millor en allò que és important en aquest moment, sense oblidar-vos de l'actualitat.

Organitzar, dividir i conquerir

Ara que us heu salvat d'un gran nombre de pensaments innecessaris o no tan importants, és hora de començar a organitzar els vostres assumptes. Mira el teu propi pla. Potser no vau ser mandrós i vau fer un pla no només per a les properes setmanes i mesos, sinó també per a anys sencers.

Has d'estructurar tot el que has de fer. Intenteu planificar tots els vostres projectes, tasques i altres assumptes de manera que no s'interfereixin els uns amb els altres: preneu-vos un temps separat per a cada tasca, no perseguiu dos ocells d'un tret, sinó dividiu-los i venceu.

No us preocupeu si no teniu un pla concret per aconseguir tot el que heu planejat. El més important és que tens objectius i el teu subconscient t'ajudarà en la resta.

En aquest cas, el vostre subconscient es pot comparar amb un navegador GPS. Tu estableixes el teu destí i descobreix com arribar-hi.

3. Crea un mapa mental

Tot el que necessites és un pla, un full de ruta i valentia per arribar al teu destí.

Earl Nightingale

Un mapa mental és un diagrama que us ajuda a visualitzar i organitzar la informació. Els mapes mentals es poden utilitzar per a gairebé tot, des de prendre notes fins a desenvolupar una estratègia seriosa. T'ajudaran a descompondre un objecte complex en els seus components.

Amb l'ajuda d'un mapa mental, podeu crear una jerarquia de projectes, resultats i tasques. Utilitzeu la mida i el color de la lletra per destacar allò que és important o urgent. També podeu incloure enllaços a recursos o documents importants d'Internet al vostre ordinador.

Aquest mapa t'ajudarà a veure d'un cop d'ull quin projecte t'està prenent més temps o que requereix més atenció (les tasques i els terminis destacats en vermell cridaran la seva urgència i importància).

En revisar el vostre mapa mental setmanalment, notareu quins projectes estan a punt de finalitzar, i això us motivarà a seguir endavant. Suprimeix els projectes finalitzats i omple-los amb de nous.

4. Gestiona el teu temps i desglossa les tasques difícils en elements bàsics

Decideix avui que et convertiràs en un expert en la gestió del teu temps i del teu propi rendiment.

Brian Tracy

Ara que teniu un pla, heu d'assegurar-vos que podeu gestionar totes les tasques a temps. Hi ha diverses tècniques i sistemes dissenyats per ajudar-vos amb això. Per exemple:

• Kanban és un sistema que us ajudarà a fer front a les tasques de manera eficient. Hi ha una pràctica eina en línia, KanbanFlow, que està dissenyada no només per treballar en solitari, sinó també per treballar en equip.
• La tècnica familiar d'efectivitat personal de GTD que us ajudarà a fer les coses fins al final.

No t'oblidis d'avui

Els mapes mentals, el GTD i el Kanban són genials i indiscutiblement necessaris perquè assoleixis els teus objectius. Però no oblideu que això és una planificació estratègica. De vegades necessites un pla senzill i pràctic per al dia. No per demà. Ni durant un mes ni un any. Per avui.

Un somni es converteix en un objectiu quan es prenen mesures per aconseguir-ho.

Bo bennet

Hi ha una tècnica de Pomodoro que us pot ajudar a planificar el vostre temps de manera eficient. Podeu obtenir més informació al respecte aquí.

Assolir sempre els vostres objectius, completar les tasques a temps, assolir l'èxit: això és el que tothom hauria d'esforçar. Però no oblideu mai la setena habilitat de Stephen Covey: esmolar la serra.

Imagina't un home que fa cinc hores que està serrant un arbre, però quan li dius que s'aturi un parell de minuts per esmolar la serra, et respon: “No tinc temps d'esmolar la serra! Necessito tallar!"

Recorda que has de dedicar-te temps a la teva salut, la teva família i amics, i intenta descansar sempre quan sentis que ho necessites.