OmniFocus 2: experimenta el poder de GTD a OS X

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Per a la meva llarga pràctica de l'autoorganització, GTD s'ha convertit en el millor, encara que no és el sistema ideal, i OmniFocus 2 és el millor organitzador per a GTD per a Mac. D'això parlarem.

El poder de GTD rau en el sistema de recollida, classificació, visualització, control i presa de decisions. Una aplicació GTD, com a mínim, hauria de donar suport a tots aquests processos. L'ideal és que tots aquests processos, gràcies a l'aplicació, siguin senzills i ràpids. Fem una ullada a la validesa de la afirmació d'OmniFocus 2 de ser la millor aplicació GTD.

Col·lecció ("Safata d'entrada")

OmniFocus 2 té tot el que necessiteu per afegir tasques ràpidament a la vostra safata d'entrada. Podeu mostrar la finestra per crear una tasca mitjançant tecles d'accés directe personalitzades:

Com podeu veure, a la finestra podeu introduir totes les dades de la tasca (nota, projecte, context, hora d'inici i data de venciment), o podeu escriure ràpidament el nom i enviar la tasca a la paperera.

Podeu crear una tasca a la carpeta Safata d'entrada enviant un correu electrònic a una adreça electrònica especial. L'assumpte es convertirà en el títol de la tasca i el contingut es col·locarà a les notes. Als meus dispositius iOS, vaig escriure el correu electrònic OmniFocus a l'aplicació i vaig crear tasques en dos tocs d'aquesta manera.

I una altra manera: a través del menú contextual "Serveis":

I perquè no hàgiu d'obrir el menú contextual cada vegada que seleccioneu text, baixeu a l'element "Serveis" i hi trobareu l'opció d'enviar la selecció a OmniFocus, configureu una drecera de teclat. Això es fa a la pestanya "Dreceres del teclat" de la configuració del teclat:

Amb aquesta configuració, l'ús de la drecera enviarà cada text seleccionat a la safata d'entrada de l'OmniFocus 2.

Ordenació ("Projectes")

Per les possibilitats i comoditat d'ordenació, podeu crear carpetes i tres tipus de projectes: amb casos seqüencials, paral·lels i separats. En el cas de les tasques seqüencials, només una tasca estarà activa en el projecte, després de la qual s'activarà la següent. Per tant, si seleccioneu el filtre Disponible, només es mostraran les primeres tasques dels projectes seqüencials.

Per què calen projectes, crec, no cal explicar-ho, i les carpetes es poden adaptar a àrees de responsabilitat: activitat professional, salut, relacions, desenvolupament, espiritualitat, finances, etc.

Visualitza ("Comprova")

La revisió és la revisió periòdica de projectes i tasques per tal de mantenir el dit al pols i no perdre's res. Establem una freqüència de visualització per a cada projecte, i amb aquesta freqüència apareix a la pestanya Checkout.

Sembla així: obrim la pestanya "Comprovar" i mirem les tasques del projecte NNN. Es va marcar una tasca amb una bandera, a una altra se li va donar un termini i l'inici de la tercera es va ajornar. Després de totes les manipulacions necessàries, marquem el projecte com a comprovat i n'oblidem fins al següent cop a la pestanya "Comprovar".

Això ajuda a no perdre res important i ens estalvia de la revisió diària dels projectes, que són suficients per comprovar una vegada a la setmana o fins i tot al mes.

Control ("Previsió")

La pestanya "Previsió" té una tasca similar, però amb accions i cites programades per a tot el dia o per a una hora concreta del dia. Se sincronitza amb el vostre calendari i recull la data límit programada a OmniFocus i la programada al vostre calendari en un sol lloc.

Aquesta pestanya ens ajuda a no perdre cites i esdeveniments o terminis assignats a les tasques.

Presa de decisions ("Contextos" i "Perspectives")

Els grecs tenien dues paraules per al temps: chronos i kairos. Chronos és el concepte de temps, que ens indica la data o el temps que queda abans de l'esdeveniment o transcorregut d'aquest. Kairos és el moment adequat (Kairos és el déu grec antic d'un moment feliç).

Diuen que Puixkin va recollir els noms dels crítics exigents de les seves obres en un gerro especial i, quan els kairos d'un estat d'ànim càustic van insistir, en va treure un a l'atzar i va escriure un epigrama verinós per al desafortunat crític.

En el sistema GTD, el concepte de kairos es transmet amb la paraula "context":

El context es pot assignar segons l'estat mental i físic (vigorós, mal de cap, esgotat…), segons el lloc d'estada (oficina, hipermercat, casa…), segons les persones amb qui cal discutir qüestions (el consell de l'empresa, Ivan Ivanovich …), segons les eines disponibles, etc.

Les regles GTD només permeten assignar un context a una tasca i OmniFocus 2 s'adhereix estrictament a aquesta regla. Però això no sempre està justificat, i cal crear contextos com "Internet + Mac". Però l'aplicació us permet establir coordenades geogràfiques per a contextos perquè s'activin recordatoris a mesura que us acosteu a una ubicació determinada.

I per a una presa de decisions encara més ràpida, hi ha l'oportunitat de crear perspectives:

Com podeu veure a la captura de pantalla, es tracta d'un senzill filtrat de tasques per projecte (carpeta), estat (marcat, en un futur proper, per data de venciment…), disponibilitat (primer disponible, esquerra, tot, completat), durada, context o contingut d'un fragment de text al nom o a les notes de la tasca.

Per accedir ràpidament a la perspectiva, podeu configurar-la amb una drecera de teclat o afegir-la als preferits, que la col·locaran a la barra lateral esquerra. Les quatre pestanyes superiors de les captures de pantalla són les perspectives que vaig crear.

Outlook se sincronitza amb les versions d'iOS en ambdues direccions, de manera que és molt més fàcil prendre decisions sobre la següent tasca.

Desavantatges d'OmniFocus 2

Per molt que el desenvolupador s'esforçi, és simplement impossible que les persones imperfectes en un món imperfecte creïn una aplicació ideal sense defectes i deficiències. OmniFocus 2 no és una excepció.

El primer inconvenient (relatiu) és el preu: la versió bàsica per a OS X i iOS costarà 40 dòlars; Actualitza a Pro: 40 dòlars per OS X i 20 dòlars per a iOS (si vau comprar una versió anterior d'OmniFocus, l'actualització a Pro és gratuïta).

El segon inconvenient és la sincronització. És lent i dóna errors si heu creat o canviat una tasca fora de línia sense sincronitzar prèviament el dispositiu amb les dades reals del servidor.

I el tercer inconvenient em costa descriure amb paraules. En tres anys de "relació" amb OmniFocus 1 i 2, no hem pogut fer-nos bons amics amb ell, i per què no està clar. Sembla que hi ha tot el que és necessari per a una gran aplicació de GTD (jo aguanto la falta de sincronització), però constantment vaig experimentar dificultats per prendre decisions i veure tota la imatge dels projectes i les tasques.

Potser el problema és que havia estat utilitzant MLO durant cinc anys abans i mai havia pogut reajustar-me a OmniFocus. Així que recentment vaig instal·lar CrossOver i vaig tornar a MyLifeOrganized. Però això és una altra història…

Tan. Si considereu organitzadors per a OS X i teniu previst utilitzar tota la potència del sistema GTD, avui no trobareu OmniFocus 2 millor.