Què és un error de programació i com estimar correctament els terminis

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Sis maneres de fer-ho a la feina i a la vida quotidiana.

Què és un error de planificació

Durant els últims tres anys, he pintat cinc habitacions de casa meva. Vaig començar amb el dormitori i tenia previst gestionar-lo en una setmana. Tanmateix, el toc final es va donar només un mes després.

Creus que, havent començat la segona sala, tinc previst un mes per pintar-la? Però no. Estava segur: com que ja m'havia omplert la mà, definitivament acabaria el cap de setmana, màxim, el següent. Però vaig tornar a trigar un mes. Com amb cadascuna de les altres habitacions. A més de la cuina, va trigar encara més.

Cada cop, preparant-me per pintar una altra habitació, m'esperava que d'aquí a una o dues setmanes tot estigués a punt. L'experiència em va dir que no ho faria mai en menys d'un mes. No obstant això, va ser difícil renunciar a la confiança que aquesta vegada les coses aniran definitivament més ràpid.

Aquest excés de confiança que ens fa menysprear el temps que necessitem per resoldre problemes té un nom: error de planificació. Aquest concepte va ser introduït a finals dels anys 70 pels psicòlegs Daniel Kahneman i Amos Tversky.

Els científics van explicar que a l'hora de planificar, la gent sovint ignora les seves experiències passades. En el meu cas, va ser el fet que vaig trigar un mes a pintar l'habitació cada cop. Normalment ens centrem només en la tasca que tenim per davant: aquesta habitació és petita, la qual cosa significa que no trigarà gaire a pintar-la.

Daniel Kahneman en parla amb detall al llibre Think Slow… Decide Fast. Argumenta que els errors de planificació solen estar relacionats amb dues coses:

1. No tenim en compte quant de temps vam trigar a completar tasques similars en el passat.
2. Suposem que no ens enfrontarem a complicacions que provoquin retards.

A què comporta un mal judici del temps?

Segons el Project Management Institute, una mica més de la meitat de tots els projectes es completen en el termini previst.

Però una cosa és subestimar el temps que es necessita per pintar una habitació (només et donarà una mica d'inconvenient). Una altra cosa és cometre el mateix error en l'avaluació de tasques i projectes de treball. Aquí les conseqüències poden ser molt més greus.

En el millor dels casos, això farà que tu o el teu equip hagis de fer hores extres. En el pitjor, a la manca de pressupost, petits beneficis, insatisfacció amb els caps i els clients.

Com avaluar correctament les tasques

Cal deixar de planificar, confiant en una intuïció. Millor utilitzar tècniques especials.

1. A partir de l'experiència anterior

Els psicòlegs Kahneman i Tversky recomanen: abans de començar a treballar, no només cal avaluar el que s'ha de fer, sinó també estimar quant de temps s'acostuma a dedicar a aquestes tasques.

Per exemple, heu de crear una funció nova per a una aplicació mòbil: esbrineu quant de temps va dedicar el vostre equip a una tasca similar. Si voleu escriure una entrada de bloc de 4.000 paraules, cerqueu dades sobre quantes hores o dies vau trigar l'última vegada.

Si treballeu sol, la manera més senzilla de recopilar aquesta informació és utilitzar una aplicació de seguiment del temps. Aplicar-lo amb diferents tipus de tasques i, posteriorment, utilitzar informes ja fets.

Per a activitats en equip, el programari de gestió de projectes és útil. La majoria d'ells utilitzen diversos mètodes per recopilar dades, per exemple, tenint en compte el temps de treball real i construint un diagrama de Gantt.

2. Demaneu a una altra persona que puntui la vostra tasca

El 1994, la revista de l'Associació Americana de Psicologia "Personalitat i Psicologia Social" va publicar els resultats de cinc estudis realitzats per Roger Buhler, Dale Griffin i Michael Ross.

Van confirmar que la gent sovint comet l'error de planificació descrit per Kahneman i Tversky. Però una altra cosa va sortir a la llum: sovint jutgem malament els costos de les nostres pròpies tasques, però podem predir molt bé quant de temps trigarà a algú altre.

Els investigadors van demanar als participants de l'estudi que endevinessin quant de temps trigaria una altra persona a completar una tasca determinada. En respondre, més sovint es referien a l'experiència existent. I fins i tot quan ell no hi era, les seves valoracions eren molt més racionals que les conclusions dels qui havien de dur a terme la tasca.

Això es deu al fet que normalment som molt optimistes sobre les nostres capacitats. I molt més objectiu quan es tracta d'una altra persona. Així que en lloc d'intentar avaluar les tasques tu mateix, demana a un amic o company que ho faci per tu.

3. Crear un interval de temps i tenir en compte la possibilitat de retards

Hi ha coses famoses conegudes que sabem que les coneixem. També hi ha incògnites conegudes, coses que sabem que no sabem. Però encara hi ha incògnites desconegudes: són coses que no sabem, que no les coneixem.

Donald Rumsfeld polític nord-americà

Aquesta cita sovint es fa referència a la gestió de projectes. Per explicar les incògnites desconegudes de les quals parla Rumsfeld, els executius utilitzen el que anomenen un con d'incertesa. Està dissenyat per mostrar el interval de temps que pot requerir una tasca.

Quan comences a treballar en un projecte, encara en saps poc. Per tant, el temps real que triga a completar-lo pot variar molt de la previsió. Creus que la feina trigarà dos dies, però en realitat pot trigar vuit. O només unes hores.

Però a mesura que avança el procés, aquest rang es redueix. Tanmateix, només podeu dir exactament quant de temps necessiteu al final, quan s'hagi completat el projecte.

Tot i així, el con d'incertesa permet una estimació més precisa. Si no en sabeu gaire sobre un projecte proper, divideix el temps d'execució estimat per quatre per trobar l'extrem inferior de l'interval i multiplica pel mateix per determinar el límit superior. El resultat serà, per exemple, d'1 a 16 dies.

Si un rang tan gran no us convé, utilitzeu només el límit superior per a la comptabilitat; llavors, presumiblement, el treball trigarà 16 dies. Aquest no és el nombre més precís, però és probable que estigui més a prop de la realitat que la vostra predicció original.

4. Valora el problema en tres punts

Aquest mètode us ajudarà a ser més objectiu. Per a cada tasca, cal fer una valoració:

• millor guió;
• en el pitjor dels casos;
• escenari més probable.

El primer número probablement coincidirà amb la vostra predicció original. L'avaluació de l'escenari més probable es pot basar en les dades empíriques que disposeu. I quan avalueu el pitjor, heu de tenir en compte quant de temps trigarà si les coses van malament.

Amb tres números, calcula la mitjana. Per exemple, si el millor escenari és de tres dies, el probable és de cinc dies i el pitjor és de nou, només cal sumar: 3 + 5 + 9 = 17. A continuació, dividiu aquest nombre per tres. Resulta que una mitjana de 5, 67 dies: aquesta és la vostra previsió del temps necessari.

5. Calcula la taxa d'error

Steve Pavlina, autor del Curs de desenvolupament personal per a persones intel·ligents, recomana calcular el coeficient d'equivocació que esteu en la vostra planificació. En el futur, aquest número es podrà utilitzar per a totes les vostres tasques.

Doneu una estimació del temps per a diverses tasques que haureu de realitzar en un futur proper. Escriu les teves suposicions. Després d'acabar el treball, tingueu en compte quant us heu gastat al final.

Afegiu tots els horaris programats junts. Feu el mateix amb el real. Ara dividiu tot el temps real per l'estimació original: obteniu la proporció que voleu.

Per exemple, calculeu que trigaran 12 hores a completar diverses tasques. Al final, en vam gastar 15. Taxa d'error: 15/12 = 1,25. Això vol dir que les tasques us van trigar un 25% més del que planejava.

Ara, multipliqueu sempre les vostres estimacions inicials pel factor d'error resultant, i seran més precises.

6. Realitzar una avaluació en els moments més improductius del dia

L'analista nord-americà i autor de literatura empresarial Daniel Pink al seu llibre Timehacking. Com la ciència ens ajuda a fer-ho tot a temps , es va submergir en la investigació sobre els nostres cronotips: rellotges interns.

Va estudiar com afecten com ens sentim al llarg del dia. I vaig descobrir que els cronotips no només controlen la nostra activitat física i mental, sinó que també determinen a quina hora del dia som més creatius i quan som propensos a pensaments positius i negatius.

Pink cita investigacions de Scott Golder i Michael Macy, que van analitzar l'estat d'ànim de la gent a Twitter. Van trobar que les publicacions dels usuaris no solen ser gaire positives durant els períodes de baixa productivitat.

Per a la majoria de la gent, aquest descens es produeix al mig del dia, just després de dinar. Segons Golder i Macy, és poc probable que estiguis de bon humor durant aquest temps. Això us pot ajudar a evitar l'excés de confiança i l'optimisme i, com a resultat, planificar de manera més eficaç.

Per tant, l'essència d'aquest últim mètode és avaluar les tasques mentre es troba en una disminució de la productivitat. Això és unes sis hores després de despertar-se. Però només podeu esperar fins que arribi la sensació de dispersió i cansament.

A partir dels resultats del treball, comprova si t'has apropat a la realitat planificant el teu temps d'aquesta manera.

La mateixa comprensió de l'error de planificació us ajudarà a avaluar correctament les tasques. És possible que no pugueu controlar la vostra tendència a sobreestimar les vostres pròpies capacitats. Però si t'adones de com afecta l'optimisme excessiu i intentes reduir aquesta influència, seràs molt millor gestionar el teu temps.