El diagrama de Gantt és una eina per a aquells que no els agrada perdre els terminis

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2024-01-15 16:41

Veuràs què fer i per què, i no t'oblidaràs de res.

Què és un diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt és una eina de planificació i gestió de tasques que va ser inventada per l'enginyer nord-americà Henry Gantt. Sembla barres horitzontals situades entre dos eixos: la llista de tasques verticalment i les dates horitzontalment.

El diagrama mostra no només les tasques en si, sinó també la seva seqüència. Això us permet no oblidar-vos de res i fer-ho tot de manera oportuna.

Qui necessita un diagrama

Si ets un fanàtic de la planificació i t'agraden els gràfics bonics, el diagrama de Gantt és per a tu. Ella ajudarà tant amb el llançament d'una botiga en línia com en la preparació d'un esdeveniment a gran escala. A la vida quotidiana, el diagrama és útil per planificar un casament, reformar o construir una casa, viatjar o preparar una sessió.

Per exemple, un autònom amb un diagrama de Gantt confiarà que pot assumir un altre projecte. I la núvia, mirant l'agenda, no es preocuparà perquè no estigui fent res.

En els negocis, un diagrama de Gantt ajuda a tothom. El contractista sap exactament què s'ha de fer, per a què i quan, el seu cap controla els terminis, i el client està tranquil si veu en quina fase es troba el procés.

L'eina també serà útil per a la presentació del projecte. El client o el cap veuran el volum i el temps del treball i entendran per què el disseny del lloc web, per exemple, triga tres mesos, i no una setmana.

Com començar amb un diagrama de Gantt

En primer lloc, heu de crear una taula amb les dades d'origen. Podeu fer-ho a qualsevol lloc: fins i tot en un tros de paper, almenys immediatament al programa per construir un diagrama.

La taula necessita tres tipus de dades: el nom de la tasca, la data d'inici i la durada o la data de finalització prevista de la tasca. Considereu el calendari, els recursos i el pressupost del projecte per proporcionar una data de finalització realista.

Per exemple, suposem que vosaltres dos decidiu redecorar el vostre dormitori. La taula tindrà aquest aspecte:

Si la reparació la fa un equip de treball, el temps de cada tasca serà diferent.

On i com construir un diagrama de Gantt

Hi ha programes en què cal construir un diagrama en diverses etapes. I hi ha eines especialitzades en què n'hi ha prou amb fer clic a un parell d'icones.

L'elecció de l'eina depèn de l'escala i el valor del projecte. Si feu un diagrama per vosaltres mateixos, podeu utilitzar solucions gratuïtes o versions de prova dels programes. Per a les grans empreses que treballen amb projectes cars, els programes professionals són més adequats.

1. Microsoft Excel

• Preu: 5.199 rubles per a un ordinador o subscripció amb llicència a partir de 269 rubles al mes.
• Període lliure: 1 mes.

Un dels programes més populars per treballar amb taules i gràfics. Podeu utilitzar una plantilla per crear gràfics una i altra vegada.

Microsoft Excel →

2. LibreOffice Calc

Preu: és gratis.

Un anàleg de MS Excel de The Document Foundation, una empresa sense ànim de lucre.

Per crear un diagrama de Gantt, creeu una taula amb dades font. Introduïu els noms de les tasques, les seves dates d'inici i la durada en dies a les tres columnes.

A continuació, seleccioneu l'interval amb valors (no cal que seleccioneu els noms de les columnes) i inicieu l'assistent de gràfics amb la icona adequada o mitjançant el menú "Insereix" → "Gràfic".

Seleccioneu un gràfic de barres apilat. Acabaràs amb un diagrama d'ordre invers.

Per invertir un eix vertical, feu-hi clic i seleccioneu "Format eix…". A continuació, a la pestanya "Escala", feu clic a "Invertir".

Per mostrar les dates a l'eix horitzontal, feu clic sobre ell i seleccioneu "Format eix…". A la pestanya Números, cerqueu el format de data que voleu. A continuació, a la pestanya "Escala", desmarqueu les caselles de selecció "Automàtic" dels elements "Màxim", "Mínim" i "Interval principal".

En els camps que apareixen, empleneu els valors:

1. El mínim és la data d'inici de la primera tasca.
2. El màxim és la data de finalització de l'última tasca.
3. Interval principal. Si les tasques són a curt termini, cal un petit interval (1) perquè les dates exactes d'inici i final siguin visibles al gràfic. I si les tasques i el projecte en si són a llarg termini, és millor triar un interval més gran perquè el calendari no sigui massa llarg.

Per facilitar la lectura, a la pestanya Subtítols de les opcions de l'eix Y, establiu l'Orientació del text a 90 graus.

Per mantenir només la visualització de les dades de durada, feu clic amb el botó dret sobre el color de les línies innecessàries i seleccioneu Format de la sèrie de dades. A la pestanya "Àrees", seleccioneu "Cap" al menú desplegable. Tindreu un diagrama de Gantt molt bàsic.

LibreOffice Calc →

3. Microsoft Project

• Preu: des de 1.875 rubles al mes.
• Període lliure: 1 mes.

Un producte especialitzat de Microsoft per a la gestió de projectes. Està integrat amb eines familiars de Microsoft com Excel, PowerPoint i fins i tot Skype for Business. Hi ha complements addicionals.

Apte per a empreses mitjanes i grans que volen no només visualitzar dades, sinó gestionar completament projectes, carteres de projectes i recursos.

La plantilla del diagrama està integrada al programa, de manera que necessiteu un mínim d'esforç.

Microsoft Project →

4. Només Office

• Preu: a partir de 60 rubles al mes.
• Període lliure: 1 mes.

Programari de gestió de projectes. En registrar-se, estan disponibles les funcions de CRM, servidor de correu, treball amb documents, xat corporatiu i bloc.

El diagrama es construeix automàticament després d'introduir totes les tasques a l'estructura del projecte. Les dependències i els terminis es poden establir directament al gràfic arrossegant i deixant anar tasques amb el ratolí. La interfície és intuïtiva, hi ha consells.

Només Office →

5. Smartsheet

• Preu: des de $ 14 al mes.
• Període lliure: 1 mes.

L'eina està afinada per gestionar la col·laboració. Podeu utilitzar plantilles per a projectes i tasques recurrents. Hi ha integració amb aplicacions ofimàtiques de Microsoft, Google i altres.

Apte per a grans empreses amb projectes de gran envergadura i autònoms disposats a incorporar-se a projectes d'altres persones.

Crear un projecte és com crear una llista de tasques en taules. Podeu importar taules dels vostres documents. El diagrama de Gantt es construeix fent clic a la icona corresponent a la secció "Vistes".

La interfície està russificada, però les instruccions del vídeo estan en anglès.

Smartsheet →

6. GanttPRO

• Preu: a partir de 6, 5 dòlars al mes.
• Període lliure: 14 dies.

Podeu crear diversos espais de treball i gestionar diferents equips de projecte. Podeu editar les tasques, els seus terminis i dependències directament al diagrama arrossegant i deixant anar elements amb el ratolí.

Hi ha gestió de recursos, calendari de treball dels intèrprets, tarifes horàries i costos del projecte. Podeu proporcionar accés per referència o exportar el diagrama per presentar-lo al client.

En crear un projecte, el programa us oferirà omplir un breu qüestionari sobre la vostra empresa per trobar una plantilla adequada. A continuació, podeu editar la plantilla o crear la vostra.

GanttPRO →

7. Comindware

• Preu: a partir de 300 rubles al mes.
• Període lliure: a petició del gerent.

Comindware és adequat per a empreses mitjanes i grans. El programa permet gestionar projectes, recursos, processos empresarials. Els processos empresarials es poden integrar directament en els projectes. Té la seva pròpia xarxa social corporativa. Podeu importar fitxers de taules, transferir projectes i tasques des de MS Project.

Comindware →

8. "Fulls de càlcul de Google"

Preu: és gratis.

L'assistent de gràfics de fulls de càlcul de Google no us ajudarà aquí. Però hi ha una solució alternativa: el format condicional.

Després d'introduir les dades inicials a la taula de la dreta, col·loqueu les dates del projecte.

Seleccioneu l'àrea de cel·les entre les dades originals i les dates. S'hi construirà un diagrama. Feu clic amb el botó dret i seleccioneu Format condicional.

Al menú Format de cel·les, trieu la vostra fórmula i introduïu = AND (E $ 1 = $ B2). E1 és la primera cel·la de les dates del projecte. C2 - cel·la amb el final de la primera tasca. B2 - cel·la amb l'inici de la primera tasca.

El diagrama de Gantt està llest. Podeu canviar les dates i afegir tasques noves. Només recordeu ajustar l'àrea de format condicional segons sigui necessari.