Com deixar de patir per les dates límit que s'acosten

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Paradoxa: si tens por de no poder acabar el treball a temps, escurça el termini.

Els terminis són una de les causes més comunes d'estrès al lloc de treball, segons una enquesta de CareerCast.

Però si deixes de prendre els terminis negativament, t'estalviaràs molts nervis. Aquests són alguns trucs efectius per posar-vos en marxa més ràpidament.

1. Establiu diverses dates en lloc d'una

Els economistes Dan Ariely i Klaus Wertenbroch van realitzar una investigació intentant esbrinar com la gent gestiona la seva planificació de tasques i evita la procrastinació. Les assignatures es van dividir en tres grups, tots ells treballats, dividits en tres tasques, i van establir diferents períodes de temps:

1. El primer grup va rebre instruccions per completar una tasca per setmana i informar del progrés cada 7 dies.
2. El segon grup va tenir tres setmanes per a totes les tasques.
3. El tercer grup va fixar els terminis a la seva discreció.

Com a resultat, el primer grup, que es va veure obligat a informar de les tasques setmanalment, va fer una feina molt millor: la gent va cometre menys errors i va complir els terminis amb més precisió.

Les investigacions mostren que la millor manera d'establir els terminis més realistes i menys estressants és dividir els grans projectes en tasques més petites, amb un termini diferent per a cadascun.

Per exemple, la tasca de "enviar un projecte al client abans del 15 d'agost" pot ser força estressant per a vostè: sembla massa descoratjador. Però les opcions "fer un esbós abans de l'1 de juliol", "fer un disseny abans del 15 de juliol", "crear un prototip abans del 31 de juliol" semblen molt més senzilles i accessibles: teniu terminis concrets i accions específiques que cal dur a terme.

A més, la planificació uniforme dels terminis us permet sentir progrés, cosa que us motiva encara més. Un exemple del regne animal: el psicòleg Clark Hull va investigar com les rates naveguen pels laberints a la recerca d'aliment. Va descobrir que els animals que ja havien trobat una recompensa es van esforçar més a continuar la recerca. Hull va anomenar aquest comportament la hipòtesi del gradient de l'objectiu.

Si observeu visualment el progrés del treball, obteniu un incentiu addicional per no relaxar els vostres esforços. En poques paraules, a mesura que ratlleu més i més elements a mesura que aneu a la llista de tasques pendents, us motivarà a acabar la feina abans. Hi ha un gran nombre de gestors de tasques que us permeten fer un seguiment del progrés; trieu-ne qualsevol.

2. Troba el teu nivell d'estrès ideal

Estem acostumats a pensar que l'estrès és una cosa clarament dolenta i, idealment, s'hauria d'evitar de totes les maneres possibles. Però no és així. En petites quantitats, l'estrès ens pot motivar.

La Llei Yerkes-Dodson, formulada pels psicòlegs Robert Yerkes i John Dodson l'any 1908, afirma que com més estressada mentalment està una persona, més eficient és la seva feina. Però després d'arribar a un cert llindar d'aquest estat, la productivitat disminueix i la persona es rendeix.

Quan estem estressats, l'adrenalina puja al cos, la qual cosa ens fa estar més alerta, aguditza els nostres sentits i ens dóna força. L'estrès és una mena de dopatge que ens dóna un impuls temporal tant a l'energia física com a la mental.

Com triar el vostre nivell d'estrès ideal?

• Els projectes complexos requereixen un baix nivell de tensió. Ells mateixos causen emoció, no cal que us acabeu més enllà.
• Els problemes de dificultat moderada requereixen nivells moderats d'estrès.
• Un nivell alt és ideal per a tasques senzilles per motivar-te a fer-ho bé.

Establiu terminis curts per a tasques senzilles, no les posposeu per a més endavant. Apropar-se a la data límit augmentarà el vostre nivell d'estrès, us estimularà.

3. Reduïu els terminis amb antelació

Si teniu problemes per complir el termini però teniu problemes de motivació, establir terminis més curts us pot ajudar.

En un estudi publicat a la revista Consumer Research el 2018, els experimentadors van demanar a diverses persones que completessin una enquesta. Un grup va rebre una setmana per a això, el segon - dues setmanes.

Endevineu quin grup va completar l'enquesta a temps? El que té menys temps.

En un altre experiment, els mateixos investigadors van donar a un grup d'estudiants una opció: o fer una tasca més urgent i rebre tres bombons, o bé fer una feina menys ardent i rebre cinc bombons com a recompensa. I la majoria dels alumnes van preferir la primera opció, tot i que la recompensa allà va ser menor.

Els investigadors van concloure que hi ha l'anomenat efecte d'urgència: estem interessats a completar tasques aviat, encara que en obtinguem menys beneficis. Els assumptes urgents, tal com escriuen els experimentadors, tenen un gran atractiu.

Assumir una tasca amb un termini llarg no és fàcil, perquè creiem que aquestes tasques són més difícils perquè requereixen més temps. Tenim tendència a posposar coses que considerem que requereixen temps, però establir terminis més curts ens motiva a fer la feina el més aviat possible.

4. Comparteix els teus objectius i progrés amb els teus companys

L'any 2015, l'Associació Americana de Desenvolupament del Talent (ATD) va realitzar un estudi i va trobar que si informeu del vostre progrés a la feina a una altra persona (cap, col·lega o només un amic), les vostres possibilitats de completar el que vau començar augmenten un 65%. També augmenten un 95% si feu informes periòdics dels vostres assoliments a l'equip.

Aquestes troballes són coherents amb la investigació de Dan Ariely i Klaus Wertenbroch, a qui hem esmentat anteriorment. Van trobar que els empleats als quals altres persones van assignar terminis van completar les tasques de manera més ràpida i eficient que els que van planificar el seu propi temps.

Deixeu que algú altre us estableixi els terminis, i vosaltres els seguiu i informeu del progrés. Si no tens un líder, troba't un company que et controli.

5. Fes que complir els terminis sigui un joc

A la seva xerrada TED, el psicòleg Mihai Csikszentmihalyi va descriure el flux com el secret de la felicitat. El flux és un estat en què estàs tan concentrat i apassionat pel teu treball que ni tan sols t'adones de com passa el temps.

Quan estem en un estat de flux (també s'anomena període de màxima eficiència cognitiva), fins i tot la nostra activitat cerebral canvia. A l'escorça prefrontal augmenta la concentració d'hemoglobina oxigenada i augmenta l'eficiència del cervell. Quan estem avorrits, això no passa i ens costa més concentrar-nos en la tasca que tenim.

Per tant, val la pena aplicar el principi de gamificació, especialment en aquells casos que us semblin poc interessants. Les tasques avorrides no afavoreixen el compliment dels terminis. En convertir la teva feina en un joc, ho faràs més divertit i augmentaràs la teva motivació per acabar-ho tot a temps.

Hi ha moltes maneres de gamificar tasques avorrides. Per exemple, pots competir amb els teus companys per despertar l'esperit d'emoció. O instal·leu alguna aplicació especialitzada (per exemple, Habitica) que us donarà un assoliment per a cada tasca completada.

Proveu tots aquests mètodes i l'arribada de la data límit ja no us farà entrar en pànic.