50 consells d'or per millorar la productivitat

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Aprèn a gestionar el teu temps, treballar de manera eficient i descansar correctament.

Planificació

1. Establir objectius correctament

Per aconseguir un objectiu, primer cal formular-lo correctament. Utilitzeu un sistema SMART: els objectius han de ser específics i mesurables, realistes i assolibles, significatius per a vosaltres i tenir uns terminis clars.

2. Centrar-se en el procés

Establiu objectius basats en el procés, no en el resultat. "Convertir-se en ballarí" és una tasca que no té èxit. És difícil apropar-s'hi, perquè no està clar per on començar. Fixeu-vos l'objectiu d'"inscriure's a un ball i anar a classe tres cops per setmana", serà més efectiu. Almenys entendràs si estàs preparat per passar anys entrenant pel bé dels teus somnis o no.

3. Utilitza la tècnica GTD

GTD (Getting Things Done) és un sistema per al treball productiu del coach empresarial David Allen. El seu objectiu principal és completar tots els casos disponibles i al mateix temps descarregar el cervell d'una planificació interminable. L'essència de la tècnica és anotar absolutament totes les tasques utilitzant diferents llistes i actualitzar-les constantment. Així, fins i tot les tasques més petites i aparentment sense importància no us destorbaran ni us distrairan de la feina. I el progrés de la seva implementació sempre estarà davant dels vostres ulls.

4. Entendre la diferència entre estar ocupat i eficient

Pot ser que estiguis constantment ocupat, però això no vol dir que siguis productiu. Considereu com són útils les vostres accions, com es relacionen amb la vostra feina i si hi ha tasques al vostre pla que no us apropen al vostre objectiu. Si n'hi ha, exclou-los.

5. Utilitzeu calendaris en lloc de llistes de tasques pendents

Programar les coses correctament al vostre calendari us ajudarà a distingir la intenció de fer alguna cosa del compromís d'iniciar una tasca específica en un moment determinat. Fa que sigui més fàcil distribuir coses durant una setmana i un mes i trobar ràpidament temps lliure per canviar alguna cosa a la vostra agenda.

6. Oblida't de la multitasca

Podeu fer diverses coses al mateix temps, però és poc probable que obtingueu bons resultats. Nombrosos estudis han demostrat que la multitasca redueix l'eficiència del treball. Només tens una sensació de satisfacció, que no dura gaire i es substitueix per l'esgotament. Acostumeu-vos a fer tasques de manera seqüencial i la vostra eficiència només augmentarà.

7. Prioritzar

La matriu del 34è president dels Estats Units, Dwight D. Eisenhower, ajudarà a assignar correctament les tasques segons la seva prioritat. Totes les tasques només s'han de dividir en quatre grups:

1. Important i urgent.
2. Important i no urgent.
3. Sense importància i urgent.
4. Poc important i no urgent.

Així veuràs de seguida què cal tractar, què transmetre als altres i què no cal fer en absolut.

8. Redueix a tres la llista de responsabilitats importants

No intenteu omplir el vostre horari del dia només amb tasques difícils: no està lluny de l'esgotament o l'esgotament professional. I no cal parlar de cap productivitat. No asumir més de tres tasques essencials al dia, alternar-ne amb de senzilles i trobar temps per descansar.

9. Fixa't uns terminis

Si esteu acostumats a deixar coses importants per a més tard i després ho feu tot amb pressa, poseu-vos les vostres dates límit personals. Per exemple, el vostre cap us demana que envieu dos informes grans el divendres; poseu-ne un per dimecres.

10. Dedica una hora al dia a coses no urgents

Entorsar-se en la rutina de les tasques urgents diàries i posposar sense parar altres tasques importants i no urgents és molt fàcil. Però mai no pots arribar a ells així. No esperis tenir un dia més lliure algun dia. Si voleu acabar de llegir un llibre, feu-hi temps cada dia. Si somies amb convertir-te en un artista famós, practica dibuixant diàriament.

Motivació

11. No tinguis por d'equivocar-te

La por de fer alguna cosa no tan sovint et fa quedar-te quiet i no fer res. Aprendre a percebre els errors com un impuls per al desenvolupament. Quan fracassis, pensa per què has fracassat i tanca la bretxa en els teus coneixements i habilitats. Amb el temps, fins i tot agrairàs els teus errors.

12. Demana per criticar-te

No et jutgis amb duresa: convida algú a avaluar objectivament el teu treball. Demaneu comentaris al vostre cap. Per un desig sincer de veure els vostres errors i millorar el rendiment, no se us recriminarà. Bé, els elogis us ajudaran a inspirar-vos i a seguir avançant.

13. Augmenta les teves habilitats

És impossible mantenir-se productiu durant molt de temps sense un aprenentatge constant i una autoeducació. Tard o d'hora t'avorriràs o arribaràs al sostre de la teva professió. Per tant, esforçeu-vos per aprendre coses noves tot el temps: feu tasques inusuals i no abandoneu projectes interessants.

14. Evita els ploraters, pessimistes i alarmistes

Les persones tendeixen a ser addictes a les emocions dels altres. Si algú del teu entorn repeteix constantment el dolent que està tot, algun dia la depressió t'apoderarà. El pànic d'un col·lega, els terminis del qual cremen cada setmana, definitivament s'estendrà a tu. Per tant, marxa, deixa de comunicar-te i trenca la relació; no deixis que el teu estat d'ànim es faci malbé.

15. Envolta't de gent intel·ligent

El cercle social afecta el nostre desenvolupament. Envolta't de mentors i només de persones interessants; deixa que et motivin i t'inspirin constantment, obligant-te a lluitar pel seu nivell. Aneu a seminaris especialitzats, conferències, uneix-te a comunitats professionals i coneixes nous.

16. No segueixis els èxits dels altres

Massa obsessió pels èxits dels altres només ens dificulta. Deixa de ser gelós d'un amic que va obrir el teu propi negoci o d'un company de classe que guanya amb èxit la seva afició. Desconnecteu d'espiar la vida dels altres i seguiu assolint el vostre objectiu.

17. Obteniu ajuda

No esperis fer una gran feina sol. Si necessites ajuda, demana-la. Assumir una tasca difícil i tirar-la tu mateix no és un motiu d'orgull, sinó més aviat una estupidesa. Entengueu que esteu treballant per un resultat, i pel bé d'aquest, no descuideu l'experiència i els consells dels altres.

18. Crea el teu propi mètode de productivitat

No seguiu cegament totes les tècniques de gestió del temps, consells de relaxació i consells per estalviar temps. Analitza el que realment t'ajuda i descarta el que no et fa bé. El vostre objectiu és ser efectiu, no batre el rècord de les eines de productivitat més utilitzades.

Concentració

19. Allibera el teu cervell dels problemes quotidians

Munta un armari càpsula perquè no pensis què posar-te a l'oficina al matí. Establir un calendari per a les tasques de la llar i la neteja. Anar a comprar els caps de setmana i crear un menú per a la setmana. Quan totes les tasques domèstiques estan resoltes i planificades, estàs centrat en la feina.

20. Troba la teva activitat màxima

Algú aconsella fer tasques complexes a l'inici de la jornada laboral i deixar tasques petites per al vespre. Però aquest mètode no és adequat per a mussols ni per a aquells que necessiten accelerar. Per tant, determineu els períodes en què podeu treballar de manera més eficient i programeu les tasques que requereixen temps durant aquest temps. Per identificar-los, n'hi ha prou amb observar el nivell de concentració durant el dia durant diverses setmanes. O utilitzeu una calculadora de productivitat dedicada.

21. No posposeu les coses que us posen nerviós

Tant si us preocupa una trucada important com si teniu por d'aclarir alguna cosa amb el vostre cap, no us demoreu. Resol tasques aterridores de seguida, encara que pensar-hi et faci preocupar. Perquè són aquests pensaments els que distreuen de la feina i redueixen la concentració. Com més ràpid ho fas, més ràpid et calmaràs.

22. Prendre notes a mà

Les idees interessants que accidentalment visiten el cap solen oblidar-se immediatament. De vegades ens perdem en els pensaments mentre obrim l'aplicació de gravació al nostre telèfon intel·ligent. I de vegades ens distreu una altra cosa: missatges, notícies i xarxes socials. Per tant, escriviu-ho en paper: les notes manuscrites també us faran recordar millor la informació. Compreu un petit quadern de dibuixos on podeu anotar ràpidament algunes paraules o un bloc d'adhesius i tenir-los a la mà.

23. Estableix recordatoris

La necessitat de fer alguna cosa en un moment determinat crea una ansietat interior que distreu de la feina principal. A més, la por subconscient d'oblidar-se d'alguns negocis potser ni tan sols es senti. Per tant, establiu recordatoris sonors de coses relacionades amb un moment específic. Això us alliberarà de mirades constants al rellotge i de nerviosisme innecessari.

24. Mantingueu el vostre lloc de treball ordenat

Cada dia, quan acabis de treballar, posa les coses en ordre a la taula: ordena les notes, distribueix els documents, renta la tassa. Per cert, l'escriptori de l'ordinador també compta. Tanqueu totes les pestanyes innecessàries, suprimiu els fitxers temporals.

25. Compte amb la il·luminació

Els científics han demostrat que la il·luminació té un efecte profund en la nostra productivitat. La llum de l'oficina ha d'estar el més propera possible a la llum natural del dia, no calenta ni massa freda. El valor òptim és de 4.500-5.000 K. Al final de la jornada laboral, podeu canviar a una llum càlida per relaxar-vos i preparar-vos per al descans.

Execució de tasques

26. Corre sprints

Segurament heu sentit parlar de la tècnica Pomodoro: organitzar el treball en segments de 25 minuts amb pauses de 5 minuts. Aquest període de temps potser no us convé, però el més important està en la seva essència. Designeu-vos períodes curts de plena concentració (des de 20 minuts fins a una hora) en què res no us distregui, i feu pauses entremig.

Utilitzeu aplicacions:

27. No tingueu pressa per dur a terme nous encàrrecs

No deixis el teu negoci sense acabar a causa d'una tasca sobtada o per petició d'algú. Per descomptat, és important establir prioritats: si una tasca nova és més important i s'ha de fer el més aviat possible, distreu-vos i sacrifiqueu l'actualitat. Si no, posposa. Encara que et demanin molt.

28. Visualitza

La visualització us ajudarà a estalviar temps, a memoritzar millor la informació, a entendre un tema nou i a prendre una decisió informada. Utilitzeu diferents tècniques: etiquetar les tasques per categories, dibuixar gràfics, taules i mapes mentals.

29. Deixar les tasques sense acabar

Preneu-vos el vostre temps per completar tasques grans i complexes alhora. Confieu en l'efecte Zeigarnik. La seva essència és que el cervell recorda millor les accions inacabades i inconscientment continua pensant-hi. Si teniu por d'una tasca difícil, comenceu-la i posposeu-la; mentre feu altres coses, us poden venir moltes idees interessants.

30. Comença petit

Si no pots començar amb una tasca, reserva només 10 minuts per a ella. El més probable és que t'impliquis i continuïs treballant. Bé, si no, almenys comença. I al mateix temps, comproveu per vosaltres mateixos l'eficàcia del punt anterior.

Estalviar temps

31. Esbrina on estàs passant el teu temps

Proveu un experiment: intenteu anotar-ho absolutament tot durant una setmana, fins i tot els casos més petits i la quantitat de temps dedicat a cadascun d'ells. Finalment, analitzeu la llista resultant.

32. Rebutja les trucades

Intenta parlar menys per telèfon. Fer una trucada requereix més temps que escriure i llegir un missatge. A més, no tothom ve al cap per advertir sobre ell, la qual cosa significa que de sobte i en el moment equivocat et pots distreure de la feina. Si encara necessiteu fer una trucada important, programeu-la i afegiu-la a la vostra llista de tasques pendents perquè pugueu assignar clarament el temps per a altres tasques.

33. Desactiva les alertes

Desactiva les notificacions d'aplicacions, missatgeria, xarxes socials i correu. No ocupen molt de temps, però distreuen molt i et poden arrossegar a un viatge per Internet. Si no podeu desfer-vos de la temptació de comprovar els vostres missatges, deixeu notificacions sobre ells només dels contactes importants.

34. Consulta el teu correu electrònic a la tarda

Elimina la comprovació del correu electrònic matinal per no distreure't de les tasques ja programades i no adaptar-te a la rutina diària d'una altra persona. Si estàs acostumat a respondre immediatament i no pots resistir-te a enviar missatges de text, la conversa es pot allargar durant tot el dia. No mantingueu oberta la pestanya del navegador, però utilitzeu plantilles per respondre ràpidament als missatges.

35. Netegeu la vostra safata d'entrada

Esforça't per assegurar-te que només quedin els importants entre els missatges no llegits. Elimineu el correu brossa innecessari immediatament i creeu una bústia separada per al correu personal i les subscripcions interessants. Així que no cal mirar el correu durant molt de temps i buscar entre totes les cartes que realment es necessiten.

36. Aprèn a escriure tàctil

Quan es treballa amb un ordinador, escriure tàctil és un estalvi de temps important. L'habilitat es pot aprendre mitjançant serveis en línia,,. El més important és dedicar temps a aquesta activitat cada dia.

37. Utilitza les tecles d'accés directe

Les tecles d'accés directe estan dissenyades per a un treball ràpid. Recordeu les seves combinacions, simplifiquen molt l'ús d'un ordinador i de programes individuals.

38. Deseu els fitxers directament a la carpeta desitjada

Quan descarregueu o creeu un document, poseu-lo immediatament un nom i envieu-lo a la carpeta desitjada. Potser no teniu temps, però al final és molt més ràpid i fàcil que comprovar i ordenar totes les descàrregues del vostre ordinador o rastrejar fitxers a l'emmagatzematge al núvol.

39. No poseu excuses

Simplement no hi perdis el temps. Posar excuses és improductiu, poc professional i molest. Millor admetre fermament el vostre error i començar immediatament a corregir-lo.

Recreació

40. Feu una dieta informativa

Els grans fluxos d'informació carreguen el sistema nerviós i interfereixen amb la relaxació. Segons les estadístiques, cada persona passa unes 2, 7 hores al dia només a la televisió. A això s'hi afegeix Internet i les xarxes socials. Els llocs de notícies, els canals i les comunitats competeixen incansablement per la nostra atenció, sovint parlant del mateix. Per tant, no cal dedicar temps a mirar-los: encara coneixeràs notícies importants.

41. Fes llargues pauses

Si teniu una tasca difícil que requereix molta concentració, desconnecteu de la feina almenys mitja hora. Aixeca't del teu escriptori i fes una mica d'activitat física.

42. Escoltar música

La investigació demostra que la música augmenta la productivitat, la creativitat i l'estat d'ànim en general. Si us costa concentrar-vos amb ella, escolteu els vostres artistes preferits entremig.

43. Sortir més sovint

Preferiblement durant la jornada laboral. L'aire viciat a l'oficina redueix la productivitat, provoca mals de cap i estrès. Els científics fins i tot han encunyat el terme Síndrome de l'edifici malalt, una condició en què les persones experimenten símptomes dolorosos a causa de la mala ventilació, il·luminació i calefacció als edificis. I tot i que la vostra oficina pot estar sana, al vostre cos encara li agradarà més l'aire fresc.

44. Planifiqueu la nit i el cap de setmana amb antelació

Decideix amb antelació com passaràs les teves vacances i intenta omplir-les amb les teves coses preferides. Estirar sense rumb al sofà només comportarà encara més cansament, i en previsió d'un cap de setmana interessant i treballar millor.

45. No pensis en la feina un dia a la setmana

Promet no tocar la teva feina el dia lliure ni pensar-hi. Fins i tot si teniu una reunió important o un assumpte pendent. Recordeu que també teniu una altra vida: dedica-hi aquest dia completament.

46. Prendre temps lliure

Si aneu regularment a la feina, no us preneu temps lliures per qüestions familiars cada setmana i poques vegades preneu una baixa per malaltia, preneu-vos un dia lliure així. Passeu un dia addicional a casa després de completar un projecte important o abans d'una presentació. Permeteu-vos reiniciar sense esperar el cap de setmana.

Salut

47. Viu en un horari

No prenguis la rutina diària com un marc estricte en el qual t'has de conduir. Només has de fixar una hora per anar al llit, despertar-te i menjar. I intenta seguir-ho cada dia. Sempre et sentiràs actiu, no patiràs somnolència i atacs sobtats de gana que interfereixin amb la concentració.

48. No utilitzeu l'alcohol com a forma de relaxar-vos

Eviteu beure abans d'anar a dormir, fins i tot si us costa relaxar-vos després d'un dia dur a la feina. L'alcohol realment pot ajudar a adormir-se, però al cap d'unes hores començarà a actuar negativament, i això està ple de despertars freqüents al matí, somnolència diürna i pèrdua de concentració.

49. Menja més sovint

Un dinar abundant sobrecarrega el cos: dedica tota la seva força a la digestió dels aliments, per la qual cosa es fa difícil concentrar-se en completar les tasques. Si tens somni després de sopar, divideix la teva porció habitual en dos àpats.

En lloc de menjars pesats, incloeu aliments que millorin l'enfocament i la concentració en la vostra dieta: verdures, herbes, peixos grassos, fruits secs i xocolata negra. I no us recolzeu en el cafè: en grans quantitats no vigoritza, sinó que produeix l'efecte contrari.

50. Fes esport

L'exercici no només millora la salut, sinó que també millora l'atenció, la concentració i la velocitat del cervell. També augmenten l'autoestima i els fan més resistents a situacions d'estrès. Això és un gran avantatge per a la productivitat, així que feu almenys una mica d'exercici.

Llegir també? ?

• 80 trucs de vida per a la productivitat
• Quina diferència hi ha entre productivitat i eficiència, i el que és més important
• Relaxeu-vos i feu una pausa de la feina per ser més productiu.
• Quin és el veritable cost de la productivitat