"GTD fins i tot funciona a l'espai". Entrevista de Lifehacker amb el pare de la productivitat David Allen

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

David Allen, autor de How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, que la revista Time va nomenar el millor llibre de negocis de la dècada, va dir a Lifehacker què és GTD i qui ho necessita, com escriure un llibre i no emborratxar-se., i com les estructures de tasques complexes poden fer-te la vida més fàcil.

Fa trenta-quatre anys, David Allen es va adonar que pots donar consells a la gent i guanyar diners amb això: va obrir la seva pròpia empresa de consultoria i va desenvolupar el sistema Getting Things Done, que et permet maniobrar entre casos i alliberar temps per al que gaudeixes molt. Des de llavors, els seus clients han inclòs astronautes a l'ISS, músics de rock i consellers delegats de grans empreses, i Forbes el va incloure entre els 5 millors entrenadors de negocis dels Estats Units.

El GTD és una tècnica bastant senzilla per augmentar la vostra pròpia eficiència, que requereix una disciplina molt seriosa en l'etapa inicial. Segons GTD, per fer una cosa amb èxit, cal alliberar el cap de totes les altres tasques i centrar-s'hi. És a dir, en lloc d'ocupar la ment amb la memorització de tots els assumptes propers, les tasques es fixen d'acord amb un sistema determinat.

David, parla'ns del teu públic. Qui hauria de seguir els teus consells i viure el sistema GTD?

- El GTD és igual de rellevant per a tothom, però els que realment l'utilitzen no estan units segons principis socials, d'edat o geogràfics: són persones amb una certa mentalitat. Qualsevol persona que s'interessi en GTD, després de 18 mesos, nota com les seves vides estan canviant a millor. De fet, el sistema pot funcionar amb la mateixa eficàcia tant per als adolescents com per als consellers delegats de grans empreses, o pot ser igualment inútil per a ells.

Fas servir tot el que recomanes?

- Sí, en cas contrari no puc fer front, tot se'm descontrolarà. Em ve al cap la imatge d'un surfista sobre una taula, sobre una gran onada. Probablement us heu adonat que estan lligats al tauler amb una corretja especial. Per a què? Per poder tornar ràpidament al tauler després d'una caiguda. El que ensenya GTD és estar a l'onada, ser creatiu i productiu. Però fins i tot les persones més efectives es permeten sortir de control. Si no cau periòdicament del tauler, aleshores estàs escollint ones massa simples. GTD us permet adonar-vos que heu abandonat un estat productiu i tornar-hi ràpidament.

Quan inicieu un negoci nou, subscriviu-vos a una tasca inusual: us podeu eliminar fàcilment del tauler. No hi ha res dolent, però amb un enfocament estructurat, saps què fer i com sortir de l'aigua.

Amb quins problemes vénen més sovint, de què es queixen?

- Majoritàriament la gent acudeix a causa de l'estrès, un estat general d'ansietat a causa de la congestió cerebral. Massa poc temps i massa per fer. Però, de fet, el problema no està en el temps, sinó en el fet que la gent vol més espai mental, vol ser més creatiu i fer el que els agrada.

Els casos més inusuals?

Vam fer entrenament per a astronautes quan estaven a l'estació espacial. Entre elles hi havia Catherine Coleman, una de les primeres dones astronautes. Van ser sessions interessants, ja que vam haver d'interrompre quan ella estava a l'altre costat del planeta, i després tornar a la conversa quan es va tornar a posar en contacte.

De què estàs més orgullós?

- Escriure el meu primer llibre, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, va suposar una gran quantitat de temps i esforç per part meva. Pràcticament em vaig convertir en alcohòlic mentre escrivia un llibre sobre com viure sense estrès. Però després vaig treballar a temps complet i no em podia permetre un temps separat per preparar el llibre. El més important, no estava segur de poder transferir el coneixement acumulat durant 25 anys de manera que realment ajudés a la gent. Encara rebem cartes de lectors agraïts amb regularitat, però hi ha un problema: després de llegir algunes persones, es veuen desbordades d'informació, perquè he inclòs al llibre tot el que la humanitat podria necessitar en cas que em toqui un autobús..

Quina diferència hi ha entre la GTD i les llistes de tasques diàries estàndard? Gairebé tots escrivim aquestes llistes cada dia i, de vegades, triguem més a compilar una llista que a eliminar-la

- Sovint, la gent només registra les coses més importants, i centenars de casos que no són tan importants no es tenen en compte. La gent creu que si l'assumpte no és important, llavors és possible no escriure'l, però només tasques tan petites, desplaçant-se pel cap, utilitzen una part important dels recursos del cervell.

Per ser lliure i poder centrar-se en els temes més significatius, cal desfer-se de tot allò que no és tan important.

Sí, però les coses poden ser tan insignificants que triga més a escriure-les que a fer-les

- Però, si no les fas de seguida, et molestaran, i hi tornaràs repetidament. Quantes vegades vols recordar-te que has de comprar menjar per al teu gat? O que has de trucar a la teva germana? Cada vegada que us plantegeu alguna tasca, fins i tot la més petita, heu de treure una llibreta i escriure-la, tret que tingueu previst completar aquesta tasca ara mateix.

Quantes categories de llistes té?

- Per ser sincer, no ho recordo - a veure. Hi ha uns 20 en total, però hi ha uns vuit recordatoris directes per a l'acció.

Tinc una categoria "Projectes", "Converses": aquí s'emmagatzemen les tasques, segons la qual el següent pas seria parlar d'un tema amb una altra persona.

Després hi ha "Trucades", seguit de "Coses que he de fer al meu ordinador" i, atenció, les que no requereixen Internet. Tinc molts vols, i no tots els avions tenen Wi-Fi i, per tant, aquesta és l'única llista amb la qual puc treballar.

La següent categoria és "Treballar en un ordinador connectat". Bé, tot està clar. També tinc una llista de "Escriptura de textos", això també és un treball a l'ordinador, però requereix un estat completament diferent, en un determinat estat d'ànim i context.

"Volta de negocis": preguntes que es poden resoldre sobre la marxa. "Casa": les accions que he de fer mentre estic a casa.

També tinc una llista així, la vaig anomenar "Surf". Es tracta de tota mena de vídeos divertits o educatius, per exemple, gats tocant el piano, en general, vídeos que em van enviar o que em van trobar. Gairebé mai hi miro, però, en principi, quan tinc la connexió, el temps i les ganes, puc tornar-hi.

I aquí teniu una llista de "Preguntes sobre les quals estic esperant informació o accions d'altres persones". I és clar, el calendari és el principal esquelet o paisatge de la meva vida. Imagineu-vos posar totes aquestes coses en una llista: hi haurà una confusió real. Per tant, vaig crear una estructura més complexa per simplificar-la. Si avui només tinc uns minuts lliures, segurament m'oblidaré dels textos creatius que necessito escriure. Si no sóc a casa, no té sentit mirar la llista d'inici. Ho vaig ordenar tot per no oblidar-me de res i no perdre el meu espai mental en la memorització, alhora que poder dedicar-me ràpidament a les tasques per a les quals tinc temps.

Prefereixes suports en paper o aplicacions electròniques? Quin consell pots donar?

- Per no oblidar-me d'alguna cosa, porto sempre amb mi una petita llibreta, on ho anoto tot. Després d'això, introdueixo totes les tasques a l'ordinador. En general, qualsevol gestor de tasques ho farà. La gent intenta utilitzar el seu cap com a oficina, i tots els trucs de la vida són essencialment versions del cervell extern. Com puc fer recordatoris adequats per veure què he de fer en el moment que ho necessito?

Depèn de vostè decidir si aquest estil de vida és adequat per a vostè, i el GTD en realitat no és un sistema de tècniques, sinó un estil de vida en què, d'una banda, tot està clarament regulat, i de l'altra, hi ha l'oportunitat de aneu de cap en això, el que realment us agrada, i no us ocupeu el cap amb el que pot emmagatzemar el paper.

Podeu llegir més sobre GTD a l'última edició de Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, que sortirà a Rússia el setembre de 2015.