"0 entrant": un sistema clar per mantenir zero safata d'entrada

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:50

Llegint aquest article et convertiràs en el rei dels correus electrònics. Honestament.

Per a molts, el correu electrònic segueix sent una eina de treball indiscutible i un patiment diari. Algú té set cartes entrants i ara les resoldrà ràpidament. Algú en té 46 entrants, però també els rastrejarà en un dia, perquè hi està acostumat. Per a cada persona, hi ha un determinat llindar per al nombre de correus electrònics entrants per dia, que pot fer front sense retardar el processament l'endemà i, en conseqüència, sense crear bloquejos a la bústia de correu electrònic. Podeu anomenar aquest llindar "natural".

Si hi ha més correus electrònics dels que una persona pot processar, haureu de canviar l'enfocament de la gestió del correu electrònic. Això augmentarà el llindar fins al valor requerit en un cas concret. Necessites gestionar 100 correus electrònics al dia? Això vol dir que podeu fer 100, només heu d'utilitzar la metodologia correcta quan treballeu amb el correu. Quin? T'ho expliquem ara.

L'únic indicador que una persona pot gestionar el correu és zero correu entrant al final de la jornada laboral. El principi clau del processament competent dels missatges entrants és entendre quin tipus de carta teniu davant. Primer cal aprendre a classificar clarament les lletres i saber què fer amb cada tipus.

Tots els correus electrònics entrants es poden dividir en set categories:

1. No has de respondre, no has de llegir. Hi ha dues maneres per a aquestes cartes: arxivar o suprimir. Si rebeu un altre butlletí que no llegiu mai, feu-vos un favor: doneu-vos de baixa. Una acció a canvi de desfer-se de desenes d'aquests correus electrònics en el futur. Volem aprendre a fer front al flux de cartes en un dia? Menys flux és més fàcil de manejar. No tinguis por de perdre't alguna cosa important. La informació realment necessària us arribarà d'una manera diferent i apareixerà davant vostre almenys una vegada més.
2. Amb arxius adjunts. Poden ser notificacions sobre la necessitat de pagar per alguna cosa o informació per al treball actual o futur. És útil crear carpetes separades per a aquestes cartes, però sense fanatisme. Massa carpetes? Simplificar. Per trobar alguna cosa que necessiteu més endavant, no necessiteu mil carpetes, sinó la possibilitat d'utilitzar les funcions de cerca del correu.
3. Respon a voluntat. La resposta sembla ser opcional, però de vegades la cortesia és útil. Aquí, actua exclusivament segons la situació.
4. Amb un marge de temps per a la familiarització. Interessant de llegir, però no necessari. Intenteu classificar tants correus electrònics com sigui possible en aquesta categoria i en l'anterior. Aquesta és la clau per a una gestió eficaç del correu.
5. He de respondre avui. Aquí tot és senzill: pren i contesta ara, si hi ha alguna cosa molt urgent, o al final de la jornada laboral.
6. He de respondre, però avui no. La bellesa del correu electrònic és que no és un xat ni un telèfon. Ningú espera ni hauria d'esperar una resposta ràpida per correu electrònic, si això no s'indica a l'encapçalament de la carta. Si s'anomena un dia determinat com a data límit per a una resposta, o si vostè mateix sap i enteneu quant de temps necessita per donar una resposta, col·loqueu aquestes cartes a la carpeta corresponent. Per exemple, "Resposta el dilluns", "Resposta el dimarts" i així successivament. Ara creeu-vos una llista de comprovació, que contingui l'element "Al matí, processeu el correu ajornat per avui". També hi ha eines d'automatització especialitzades per a aquests propòsits: per a Gmail i.
7. Carta incomprensible. Hi ha lletres difícils de classificar. No us turmentiu amb reflexions i acordeu-vos classificar aquestes lletres en una de les categories anteriors.

A partir d'aquesta classificació, necessitem carpetes per a les categories 2, 3, 4 i 6.

Regles per al processament efectiu del correu electrònic

• Dedica 30 minuts al final de la teva jornada laboral per posar la teva safata d'entrada a zero. Això és més efectiu que intentar respondre immediatament a cada correu electrònic. La gent no fa múltiples tasques. Menys distraccions i canvis, més eficiència.
• Què fer amb els correus electrònics urgents? Establiu-vos un interval en què comproveu la vostra safata d'entrada durant tot el dia. Per exemple, un cop per hora. Comproveu la vostra safata d'entrada si hi ha correus electrònics importants urgents i, si no n'hi ha cap, torneu a la feina. Recordeu l'avantatge del correu: no és un mitjà de comunicació instantània. És possible que el problema esmentat en algun dels correus electrònics no urgents es resolgui sense la vostra participació al final del dia, o al final del dia rebeu més informació, que us permetrà resoldre el problema més ràpidament. i de manera més eficient.
• Sempre que no reviseu el vostre correu, manteniu el correu tancat. Desactiva les notificacions. Estalvieu-vos la contemplació distractora del nombre de cartes entrants. Ara tens una altra feina i encara no ha arribat l'hora del correu. En els moments de dubte sobre la correcció d'aquest enfocament, recordeu: no esteu en una central nuclear, però encara que hi fossis, de totes maneres no hauríeu estat informats del sobreescalfament del reactor per correu electrònic.
• Utilitzeu les vostres ganes d'acabar la jornada laboral a temps per accelerar el processament del correu. És per això que es recomana desmuntar la safata d'entrada a zero al final del dia. Tens 30 minuts i vols acabar-ho ràpidament. Bàsicament, resulta ser una mena de joc, però també podeu gamificar deliberadament el processament del correu electrònic.
• Sigues curt i al punt.
• Sigues positiu i amable. Els correus electrònics poden construir i destruir relacions. En lloc de resoldre qüestions realment importants, la gent de vegades s'escapa en els intents de qualificar l'oponent d'idiota de la manera més delicada i encoberta possible, i tot el text es basa en això. No hi ha res estrany expressar la teva actitud positiva al destinatari amb una petita frase agradable al cos de la carta. La teva amabilitat tornarà a tu i la teva correspondència serà molt més significativa i eficaç.
• Heu de rastrejar les lletres en l'ordre invers. I només així. Sembla que és més lògic començar amb cartes més antigues, però el nostre objectiu és zero bústia d'entrada, la qual cosa significa que al final de la jornada laboral arribarem fins i tot a la primera carta rebuda. Si us complau i comenceu a deixar les últimes cartes que heu rebut avui per a demà, aleshores tota la tècnica deixa de funcionar. Per què voldríeu aprendre un bon correu si no seguiu una regla fonamental? Seguiu treballant com abans i patiu.
• Obriu només les cartes que necessiteu, enviant la resta a l'arxiu o per esborrar-les. Fem un excés de subscripcions a coses innecessàries (una subscripció a Lifehacker, per contra, és molt necessària) i com a resultat obtenim més informació de la que podem llegir. Com distingir les lletres que voleu? Hi ha una regla senzilla, però molt eficaç: obriu només aquelles cartes que s'adrecen personalment a una persona concreta. La resta - en una de les categories descrites al principi de l'article segons la situació.
• Crea plantilles. Sovint, les respostes als correus electrònics són bastant estàndard, és a dir, escrius el mateix. T'has adonat que escrius aquesta frase sovint? Feu una plantilla per copiar i enganxar ràpidament o creeu-la al mateix servei de correu.
• Si el correu s'ha processat i encara hi ha temps, cal que l'utilitzeu de manera racional. Anem a la categoria de les lletres número 3, 4 i 6 i hi posem ordre.

Aquest tutorial, que es basa en l'ordenació correcta, com podeu veure, és una gran addició als consells de correu electrònic més generals del CEO de LinkedIn, Jeff Weiner. A més, no us perdeu els 10 consells per correu electrònic de Leo Babauta. De fet, hi ha moltes maneres addicionals de treure el màxim profit del vostre correu electrònic. Proveu les tècniques que us apliquen, analitzeu-ne els resultats i no oblideu deixar als comentaris els vostres propis consells per millorar l'eficiència del treball amb el correu electrònic.