Com ser més productiu: consells del creador del servei Asana

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

El meravellós servei Quora continua delectant-nos amb respostes excel·lents a preguntes urgents. Aquesta vegada, volem explicar-vos el que va explicar Justin Rosenstein, un excel·lent programador i emprenedor d'Internet, que ha posat els seus esforços per crear projectes tan famosos com Gmail, Facebook o Asana, en resposta a la invitació a compartir els seus secrets de productivitat.

Durant el seu mandat com a programador i gestor de projectes, Justin va conèixer de primera mà la importància de l'organització adequada i va dedicar molt d'esforç en aquest tema. Com a resultat, es va adonar que l'eficàcia de qualsevol activitat depèn de molts paràmetres i requereix una optimització en tres direccions alhora: ordenar el vostre entorn, la vostra ment i el procés de treball real.

Optimització de l'entorn

Eviteu qualsevol distracció

Comencem de seguida: la multitasca perjudica la vostra productivitat!

Sí, els vostres sentiments us poden enganyar i podeu sentir-vos com un geni de la productivitat mentre treballeu en diverses tasques alhora. Però en realitat no és així, i nombrosos estudis científics ho demostren. El canvi constant i repetit entre tasques us retarda realment!

Per tant, el primer i més important és l'enfocament.

• Activa No Molestis al teu telèfon mòbil.
• Tanqueu totes les finestres i pestanyes del navegador que no estiguin relacionades amb la tasca actual.
• Si necessiteu enviar una carta, no aneu després per veure la correspondència no llegida.
• Desactiva les notificacions de correu electrònic nous a l'ordinador.
• Tanca la sessió de tots els xats.

Busca l'estat del flux

Si estàs distret constantment i tot el teu dia consisteix en un revolt de reunions, trucades i converses amb companys, és molt difícil trobar aquest estat especial anomenat flux. És en aquest estat on s'aconsegueix el millor rendiment i les solucions fins i tot als problemes més complexos.

• Reserveu horaris especials per a reunions i conferències. Feu saber a tots els vostres companys que el millor és contactar amb vosaltres només en aquest moment.
• Si és possible, demaneu a la direcció de la vostra empresa que destinin un dia a la setmana en què no hi haurà reunions.
• Feu un seguiment del vostre rendiment en diferents moments del dia. Intenta distribuir les tasques d'acord amb les observacions realitzades.

Dominar les eines de treball

Si el vostre treball principal està connectat amb l'ordinador, cada vegada que agafeu el ratolí, perdreu uns segons i sortiu de l'estat de flux. Apreneu i utilitzeu les tecles de drecera més essencials que no només us estalvien temps, sinó que també redueixen les distraccions.

• Les tecles d'accés ràpid no només estan presents a qualsevol programa, sinó també a la majoria d'aplicacions web. Molts d'ells són idèntics, de manera que un cop apreneu una drecera de teclat, podeu utilitzar-la tot el temps.
• Utilitzeu un programa per organitzar ràpidament les finestres a l'escriptori.

Optimitzar la ment

Tot el que necessiteu saber sobre la motivació i el compromís adequats es pot trobar als llibres d'un periodista i escriptor nord-americà. D'ells aprendràs que realment no has de gestionar el temps ni les tasques, sinó la teva energia.

Feu pauses regulars

El sentit comú ens diu que com més temps passem a la feina, més aconseguim. Però això no és gens cert. Els humans no som robots, necessitem temps per recuperar-nos i descansar. Les investigacions mostren que fer un petit descans cada 90 minuts pot augmentar significativament la vostra productivitat general.

Medita

Aquí, ja s'ha escrit tot sobre els beneficis de la meditació.

Cuida el teu cos

• Beure aigua. Al principi de cada dia, poso cinc gots alts d'aigua a la meva taula. Els bec tots durant la resta del dia. El seu aspecte no em permet oblidar-me de la necessitat de beure més.
• Menja bé. Un àpat abundant amb un excés d'hidrats de carboni pot ser un autèntic desastre per a la vostra productivitat.
• Entra a fer esport. Fer exercici de cardio almenys dues vegades per setmana et donarà un impuls addicional d'energia.
• En resum, assegureu-vos que no utilitzeu el vostre temps lliure per fer-vos mal, sinó per restaurar i augmentar les vostres reserves energètiques.

Trobeu les causes de la procrastinació i solucioneu-les

Normalment procrastinem no perquè siguem mandrosos patològicament, no. Normalment el motiu és que la tasca que tenim davant ens provoca algun tipus de malestar latent (o evident). Podeu evitar-ho de les maneres següents:

• Intenta admetre sincerament a tu mateix quina és la raó de la teva procrastinació i procrastinació. Escriu en un paper allò que no t'agrada de la teva feina o de la tasca actual.
• Desglosseu la tasca en diversos passos fàcils i feu-los d'un en un.
• Si no podeu forçar-vos a fer alguna cosa en aquest moment, passeu a una altra, més fàcil i agradable, i no us fugiu immediatament i ho feu sense rumb pel canal de Facebook. En aquest cas, el vostre treball es mourà d'alguna manera i no s'aturarà.

Optimització de processos

Tenir un pla de treball clar. Distribueix clarament totes les teves tasques en ell segons la seva importància i urgència. Precisament prioritzar els casos és la clau per ser productius.

• No comenci a treballar fins que tots els passos posteriors siguin clars i comprensibles per a tu.
• Comença amb l'essencial. Determineu quin és el vostre objectiu. Per què ho vols aconseguir? Quins passos calen per aconseguir-ho? Qui és el responsable de cada pas? En quin ordre s'han de realitzar les accions?

Muntar un equip. Hi ha gent que prefereix treballar sol, però les grans coses no es fan així.

• Trobeu un company d'equip amb qui us sigui més fàcil treballar. De vegades hi ha tasques que pots lluitar durant diversos dies sol, però també s'acabaran en un parell d'hores amb l'ajuda d'un company. La "programació per parelles" és una tècnica comuna en el desenvolupament de programari, però es pot aplicar a tota la resta.
• Si encara preferiu treballar pel vostre compte, de vegades feu reunions curtes amb vosaltres mateixos. Pots fer-te preguntes sobre en què estàs treballant actualment, quines dificultats t'has trobat i quines tasques has de resoldre directament en un editor de text o revista. Formular i escriure les respostes a aquestes i altres preguntes ajuda molt a mirar el procés des de fora.
• Establir i anunciar públicament els terminis. Si vas dir amb confiança davant de tothom que aquest divendres acabaràs aquest treball, llavors hauràs de sortir del teu camí per no ser conegut com a xerrada ociosa.
• Feu un seguiment del progrés de cada tasca. Per descomptat, com a creador del servei, el recomano per organitzar el treball individual i en equip.
• Deixeu temps al final de cada dia per fer balanç. Intenta ser honest sobre els teus èxits i fracassos actuals. Treu conclusions dels errors que comet.

Només els consells i trucs enumerats anteriorment signifiquen massa poc per convertir-vos en la persona més productiva del món d'un dia per l'altre. Però tots junts creen un sistema potent que us ajudarà a treballar moltes vegades de manera més eficient.