Secrets de productivitat del creador del popular servei de gestió de tasques Todoist

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

L'autor de Todoist Amir Salihefendic ha desenvolupat el seu propi sistema de productivitat que l'ajuda a assolir els seus objectius sense estrès durant 9 anys. Avui Amir parlarà del seu sistema i la seva integració amb Todoist.

La majoria de la gent no pretén racionalitzar el seu flux de treball, deixar que les coses surtin sols i esperen el millor. Però si tens un sistema, pots maniobrar entre moltes tasques, prioritzar i no sentir-te desbordat.

Vaig nomenar el meu sistema de productivitat Systemist. El vaig inventar -i Todoist es basa en ell- el 2007. En aquell moment vivia en un hostal a Aarhus (Dinamarca) i estudiava informàtica. Tenia dues feines a temps parcial i molts projectes personals. Em vaig sentir aclaparat i desorganitzat. Tot això va canviar quan va venir a la ment la idea sistemàtica.

Què m'ha ajudat a aconseguir aquest sistema?

1. Establir Doist Ltd. i desenvolupar un producte que permeti a la gent aconseguir resultats sorprenents.
2. Combinar amb èxit les funcions del fundador i del CEO. Tinc temps per a tot i no em sento exagerat. L'empresa dóna feina a 50 persones, i gairebé cap d'elles em va veure esgotada.
3. Identifiqueu els aspectes prioritaris del flux de treball cada dia i recordeu sempre els correus electrònics, les cites i els projectes importants.
4. Gaudeix de la vida fora de la feina: passar temps amb la teva dona, viatges, autoeducació i esports, atenció sanitària.

L'equilibri entre la vida laboral i personal és la clau de l'eficàcia personal.

Systemist funciona millor juntament amb Todoist. Però podeu utilitzar qualsevol altre programa i servei de gestió de tasques. Els principis bàsics del sistema són molt més importants que les eines específiques.

6 Principis sistemistes

1. Aplicar a tot arreu

El sistema és el sistema, per utilitzar-lo a tot arreu i arreu. Heu de tenir accés al programador des de qualsevol dispositiu i des de qualsevol lloc.

Hem treballat dur perquè Todoist estigui disponible a tot el món. Us recomano instal·lar-lo (o una altra aplicació similar) immediatament a tots els dispositius i plataformes que tingueu: telèfon, tauleta, portàtil, navegadors, etc.

2. Aplicar en tot

El sistema funciona si cobreix tots els aspectes de la vida personal i professional. Això et donarà llibertat. Controlaràs tot allò important i ja no t'oblidaràs de coses com ara reunir-te amb un client o comprar un regal per a un ésser estimat.

Gairebé totes les meves activitats estan racionalitzades. En concret, he sistematitzat:

1. Pròxims esdeveniments (reunions dins i fora de l'empresa).
2. Projectes complexos, fragmentats en moltes etapes petites.
3. Tasques repetitives per controlar projectes a llarg termini.
4. Correu electrònic (si no puc respondre la carta immediatament, amb l'ajuda la tradueixo a una tasca).
5. Informes d'errors, si corregir-los està lligat a mi.
6. Llista de llançaments (compartida amb els companys).
7. Llista de la compra (compartida amb la meva dona).
8. Pàgines web en les quals no puc prendre mesures immediatament. Per exemple, una pàgina de producte d'Amazon.com (encara no decidit si comprar o no), una pàgina de pel·lícules a IMDb que vull veure o un article que vull llegir més tard. Per tot això, faig servir.
9. Tasques de salut (gimnàs setmanal i entrenaments de footing).

3. Descompondre les tasques grans en petites que siguin factibles

Una petita tasca és més fàcil d'aconseguir. Per tant, dividiu sempre els grans projectes en petites subtasques que es puguin completar en una hora (o menys). En primer lloc, us ajudarà a entendre quant de temps us triga a fer això o allò. I en segon lloc, veureu el progrés.

És important que la tasca sigui factible. Heu de poder implementar el que poseu a la vostra llista de tasques pendents.

4. Prioritzar

Faig de 15 a 25 tasques cada dia. Són els més importants en aquests moments.

És fàcil prioritzar a Todoist. Així és com faig:

1. Assegureu-vos d'establir la data límit en què s'ha de completar el cas. Em poso tasques importants per avui o per demà, escric les que no tenen importància per al futur.
2. Indiqui els nivells de priorització. N'hi ha quatre a Todoist. El servei ordena automàticament les tasques en funció de la importància.
3. Per emfatitzar encara més la importància de la tasca, faig servir etiquetes com @high_impact. Amb ells és convenient fer un seguiment de quantes tasques importants es fan en un dia.

5. Buida la teva llista de tasques pendents cada dia

Abans de començar a utilitzar la regla de la safata d'entrada 0, el meu correu electrònic era caòtic. Em sentia terrible cada vegada que havia de netejar les runes.

Per gestionar les tasques, faig servir una regla semblant: "0 tasques a la llista de tasques pendents".

Si no vau tenir temps de fer tot el que teníeu previst per al dia, no posposeu les tasques restants per a l'endemà. En lloc d'això, restabliu la vostra llista de tasques pendents i creeu un pla nou. Això us permetrà fer un balanç, entendre on sou i tornar a prioritzar.

6. Obteniu sempre feedback

La majoria dels sistemes de gestió del temps se centren en el que s'ha de fer en lloc del que ja s'ha fet. Però de què serveix si no veus el teu progrés i no entens com de productiu ets?

Per tant, hem creat. Et permet fer un seguiment, visualitzar i millorar el rendiment personal.

Todoist Karma és com un minijoc: completes tasques, aconsegueixes punts i veus com creixen les cartes de colors. És molt emocionant, sobretot per als novells en la gestió del temps. Per fer-ho encara més interessant, podeu establir objectius no només diaris, sinó també setmanals, així com compartir els resultats a les xarxes socials, augmentant així el nivell de responsabilitat.

Consells addicionals

Treballant amb el correu electrònic

1. Comproveu el vostre correu electrònic dues vegades al dia. Per exemple, al matí i a la tarda.
2. Apunta a una safata d'entrada buida.
3. Si és possible, respon la carta immediatament. Si no, traduïu-lo en una tasca, assegureu-vos d'indicar la data de venciment i la prioritat.
4. Desactiva les notificacions a tots els dispositius. Això us ajudarà a evitar distraccions.

Treballant amb missatgers

Els missatgers són assassins de productivitat, són inquietants i distreuen. Les investigacions mostren que el treballador d'oficina mitjà passa de mitjana més de dues hores al dia en distraccions i descansos. Això vol dir que la setmana laboral augmenta en més de 10 hores, perquè el volum de treball no disminueix.

1. Combina la correspondència en missatgeria amb la navegació per Internet. Quan només necessiteu treballar (escriure un informe, dibuixar un disseny, etc.), tanqueu les aplicacions de xat.
2. Processar missatges per lots: obrir el missatger, llegir-ho tot, respondre a tothom i tornar-lo a tancar.
3. Desactiveu les notificacions de missatgeria al vostre telèfon mòbil.

Segons Salihefendik, aquest sistema l'ajuda a estar concentrat, sana i sana.

Escriu als comentaris què en penses de Systemist i també comparteix els teus secrets de productivitat.