Com no ser un esclau del correu electrònic: 7 consells del cap de LinkedIn

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Un gran nombre de persones s'enfronten al mateix problema cada dia: el correu electrònic, dissenyat per agilitzar i organitzar els processos de treball i comunicació, sovint es converteix en un supervisor viciós, que us obliga a vigilar les persones entrants, com si estiguéssiu treballant en una cinta transportadora.. Tan bon punt us distreu, la informació que s'acumula ràpidament converteix una bústia neta i ordenada en un abocador, que serà més difícil de netejar com més temps no torneu al correu.

Avui us oferim alguns consells senzills per gestionar les vostres interaccions de correu electrònic de Jeff Weiner, CEO de LinkedIn. Aquest home de guàrdia es veu obligat a mantenir el contacte amb centenars de persones cada dia, i té diversos trucs que li permeten no ofegar-se en aquesta allau d'informació.

La meva safata d'entrada s'ha convertit essencialment en el centre central del meu flux de treball: em comunico regularment amb més de 4.300 empleats de 26 ciutats d'arreu del món per correu. Això no vol dir que sempre hagi estat un fan del correu electrònic, o que no hagi tingut situacions en què el meu treball amb el correu s'assemblé al treball de Sísif.

De totes maneres, al llarg dels anys he desenvolupat diverses pautes pràctiques que m'han permès passar del concepte de "el correu em controla" al concepte de "jo controlo el correu".

1. Voleu rebre menys correu; envieu menys correu

Aquest consell sembla ridículament senzill, sobretot en el context d'un problema tan comú, però per a mi, el considero la regla d'or per a una gestió reeixida del correu electrònic.

Aquesta conclusió em va arribar durant la meva feina en una empresa anterior, on dues de les persones més relacionades amb mi van abandonar l'empresa. Es van comunicar molt eficaçment amb la gent, van treballar molt i, com va resultar, van enviar molt de correu. Mentre treballaven per a l'empresa, el volum de correspondència que arribava per correu electrònic semblava completament normal, però, després de marxar, em vaig adonar que el trànsit al meu correu es va reduir entre un 20 i un 30%.

Tota aquesta activitat al correu no eren només les seves cartes: hi havia les meves respostes a elles, sinó que també hi havia cartes i respostes de tots els destinataris adjuntes a la correspondència. Sovint, aquests missatges no requerien la meva participació obligatòria en la discussió.

A partir d'aquell moment em vaig posar una condició clara: no escriure innecessàriament. El resultat: menys correu i més comandes a la safata d'entrada sense comprometre les activitats laborals. Des de llavors, he intentat no desviar-me d'aquesta regla.

2. Marqueu els correus electrònics pendents com a no llegits

Marcar un correu electrònic com a no llegit ha canviat fonamentalment la meva manera de treballar amb el correu. N'hi ha prou amb revisar ràpidament les cartes entrants, respondre immediatament les més urgents i eliminar les innecessàries. Les mateixes cartes que necessito tornar més endavant, si hi ha temps, les marco com a no llegides. D'aquesta manera s'elimina la por que una carta important, llegida i deixada sense resposta, sigui oblidada i enterrada a les entranyes de la bústia. El mateix enfocament ens permet implementar una mena de llista de tasques pendents, a la qual hauré de tornar més endavant.

Intento acabar cada dia laborable amb un mínim d'aquestes cartes pendents, i l'ideal és que no ho siguin en absolut. Si aquest dia no tinc temps de tornar-hi, començaré amb ells l'endemà al matí laboral.

3. Establiu un calendari de correu clar

Durant els últims anys, la meva vida laboral ha anat seguint un calendari força clar. Despertar-se a les 5:00-5:30 del matí, una hora a l'oficina de correus, llegir les notícies, esmorzar, jugar amb els nens, entrenar, despatx, tornar a casa, posar els nens al llit, sopar amb la seva dona, descans (normalment això és veure la televisió amb la neteja acompanyada de la carpeta de la safata d'entrada durant els anuncis i els moments avorrits).

Va resultar que, complint aquest programa, puc gestionar fàcilment el correu, però tan aviat com es canvia una mica l'horari, comença el caos a la bústia.

En aquest cas, no sentireu la pressió creixent per adonar-vos que la vostra caixa es deixarà de sobte sense vigilància. Mantenir un calendari encertat ajudarà a mantenir les coses sota control. Va ajudar a Benjamin Franklin, a tu també.

4. Expressa't amb més claredat

Recordes el joc del telèfon trencat? Aleshores era bastant divertit, però ara tot es considera en el concepte de treball i negoci, i no hi ha temps per als jocs.

Les paraules són molt importants i s'han de triar amb molta cura per evitar ambigüitats i malentesos. Com més clar i inequívoc entengui el seu text, menys probable serà que rebeu una segona carta demanant que aclareixi la primera.

5. Pensa en els destinataris

Sovint sembla que els camps A i Cc són percebuts per molts com els mateixos. De fet, amb la seva ajuda, podeu deixar clar sense ambigüitats de quin dels destinataris espereu una resposta i a qui s'ha enviat una còpia de la carta per tal de mantenir-lo informat.

De fet, no destacar els destinataris dels quals cal una resposta és la manera més ràpida de crear pànic i confusió en la correspondència. 6 destinataris en lloc d'1 destinatari i 5 còpies són 5 respostes possibles addicionals, cadascuna de les quals pot convertir-se en una cadena de cartes separada.

6. Confirmeu la recepció

Si se us indica com a destinatari i la carta està realment adreçada a vosaltres, no us fa mandra informar al remitent que heu rebut la carta. No calen moltes paraules, un simple "rebut" o "rebut" serà suficient. Això es convertirà en un senyal que heu rebut la informació completa i amb el volum adequat i que el remitent ja no està obligat a enviar-vos cap altra cosa sobre el mateix tema.

Si no n'has confirmat la recepció, el remitent continua desconeixent completament la carta. Potser es va perdre a les profunditats de la teva caixa? Si es tracta d'una informació important, el dubte i l'ansietat obligaran el remitent a escriure't una altra carta amb una sol·licitud per confirmar la recepció de la primera carta o preguntar a una altra persona sobre la teva presència al lloc de treball. Hi participen persones addicionals, s'envien i reben cartes addicionals.

7. Mantenir les emocions fora del correu

El correu electrònic pot ser una eina útil si s'utilitza correctament. També pot esdevenir una força destructiva si s'utilitza incorrectament. L'exemple més comú és l'ús del correu per discutir qüestions controvertides, conflictives i sensibles.

No deixa de sorprendre'm com la gent utilitza paraules i expressions en la correspondència que mai dirien davant del mateix públic.

Si de sobte us trobeu en aquesta correspondència, feu una cosa senzilla: atureu-vos. Podeu resoldre una disputa o conflicte agafant el telèfon i trucant al destinatari, o reunint-vos personalment amb ell. Coses tan delicades no s'han de tractar en la correspondència textual. El text no transmet el component emocional, l'entonació i altres coses importants que poden ser determinants per a una solució constructiva del problema.

(a través de Jeff Weiner)