7 coses que més distreuen a l'oficina i com tractar-les

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Augmentem la nostra productivitat i aprenem a utilitzar el temps de manera eficient a la feina.

Trist però cert: de mitjana, la gent posterga 4 hores al dia. De fet, asseguts a la feina, fem servir la infografia: quant de la vostra jornada laboral passeu realment treballant? només el 60% (o fins i tot menys) del temps per completar tasques importants, i la resta està fent ximpleries.

L'any 2008, el doctor John Taylor va encunyar el terme "cronòfag" (és a dir, "menjador de temps"). I per controlar el vostre flux de treball, heu de conèixer l'enemic de vista.

Distraccions a l'oficina

1. Correu electrònic

El treballador d'oficina mitjà rep 88 correus electrònics al dia i comprova aproximadament 15 vegades durant aquest temps La manera de comprovar el correu electrònic us fa menys productiu. Comprovar un compte de correu electrònic és una mena de ritual amb el qual la majoria de la gent comença la seva feina cada matí.

Però, en realitat, això és pura procrastinació. Mentre desenterram els dipòsits de cartes, ens sembla que estem fent alguna cosa útil, però el cert és que només ens distreu de les tasques realment importants.

2. Xarxes socials

Tots necessitem internet a la nostra oficina per treballar. Tanmateix, als empleats els encanta The State of Workplace Distractions utilitzar el web també per a ús personal. Per exemple, passar l'estona a les xarxes socials.

El 28% dels empresaris enquestats per CNBC.com van dir que van acomiadar els seus empleats per abusar de les xarxes socials i de les compres en línia durant l'horari laboral. Per tant, l'entreteniment en línia no només distreu la vostra atenció, sinó que també us pot fer perdre la feina.

3. Pauses cafè

T'agrada prendre un cafè amb els companys enmig de la jornada laboral? Aposto que sí. Les pauses amb cafè us poden ajudar a connectar amb els que us envolten i, en general, són agradables.

El treballador mitjà gasta És una pausa per al te a la feina bona per a la productivitat? 24 minuts al dia per fer i beure te o cafè. Afegiu-hi les converses obligatòries amb altres empleats, sense les quals cap te està complet. Una pèrdua de temps horrible.

4. Reunions i reunions

Treballant en una oficina, segur que assistiràs constantment a tot tipus de reunions i negociacions i participaràs en nombroses discussions. Tot i que aquestes intervencions són necessàries, sovint són terriblement ineficaços.

Perdre molt de temps a la feina ha demostrat que la gent passa unes 31 hores al mes en reunions i reunions. Imagineu-vos quant d'utilitat podeu fer durant aquest temps.

5. Col·legues

El treball a distància té els seus inconvenients, però aquí hi ha un avantatge definitiu: el silenci i la solitud. A l'oficina, estàs privat d'aquest luxe. Els companys de feina que us envolten són una de les distraccions més grans, sobretot perquè no hi podeu influir.

Els vostres companys de feina poden ser molestos amb les seves converses interminables, la música a alt volum, el xat per telèfon o els hàbits desagradables com mastegar material d'oficina. També els encanta distreure't enmig de la feina. De quin tipus d'estat del flux podem parlar aquí?

6. Soroll

Els nivells de soroll ambiental afecten significativament la nostra productivitat. I el despatx està ple de les seves fonts: equips que emeten senyals forts, sons del carrer des de les finestres i companys xerraires. El soroll al lloc de treball pot augmentar els nivells d'estrès i causar ansietat, segons l'Institut Nacional de Seguretat i Salut Laboral dels EUA.

7. Fam

L'alimentació no només afecta la teva salut física sinó també mental. Per tant, no hauríeu de morir-vos de gana al lloc de treball. Potser penseu que fer una pausa per dinar és perdre un temps valuós, però no ho és. La fam afecta negativament la teva capacitat d'enfocar i concentrar-te, la qual cosa redueix la teva productivitat.

Maneres de tractar-los

1. Organitza el teu lloc de treball

El desordre de l'escriptori pot causar estrès i dificultar la vostra productivitat. Per tant, intenteu oferir-vos unes condicions de treball acceptables.

Els treballadors d'oficina creen un gran nombre de fitxers cada dia: notes, informes, presentacions: és fàcil perdre's en tot aquest caos. Organitzeu-ho tot en un sistema: passeu una mica de temps organitzant les dades, però després us guiaran a l'instant. El guru de la productivitat David Allen, per exemple, recomana el seu sistema GTD per netejar la paperassa. Però podeu desenvolupar el vostre propi: el més important és que us sigui convenient.

2. Tenir cura de la insonorització

Els empleats que discuteixen temes importants per telèfon poden ser molt molestos per als companys, encara que parlin molt en veu baixa. Per tant, si sou propietari de la vostra pròpia oficina, proporcioneu una insonorització acceptable al lloc de treball i l'eficiència dels vostres subordinats augmentarà significativament. També podeu crear un lloc especial aïllat a l'habitació per parlar per telèfon.

Si sou un empleat normal, compreu-vos auriculars o taps per a les orelles per protegir-vos almenys una mica del soroll que us envolta. I salva els teus companys: surt de l'oficina quan responguis a les trucades.

3. Revisa el teu correu amb menys freqüència

Comproveu el vostre correu electrònic dues o tres vegades al dia, no més. Configureu notificacions emergents perquè no us distreguin mentre treballeu. Els investigadors van trobar que revisar el correu electrònic amb menys freqüència redueix l'estrès que els que consulten el seu correu electrònic amb menys freqüència estan menys estressats.

4. Realitzar videoconferències

Tot i que el 23% de les 7 estadístiques boges sobre la productivitat d'oficina enquestades pel recurs CareerBuilder dels treballadors d'oficina consideren que les conferències són una pèrdua de temps, encara és impossible prescindir d'una discussió conjunta dels moments de treball. Per mantenir el contacte amb els companys sense distreure's, feu una videoconferència. Això és molt millor que les reunions generals en algun despatx, on més has d'anar, deixant-ho tot i esperar la resta.

A l'estudi QUÈ PASSA REALMENT DURANT LES TEVES CONFERÈNCIES (INFOGRÀFICA) de Highfive, el 94% dels enquestats va dir que substituir les reunions tradicionals per videoconferències els ajuda a augmentar la productivitat. Durant aquestes reunions, la gent s'avorreix menys i es manté més concentrada, i aquest format de comunicació requereix molt menys temps. No cal que abandonis el teu seient per reunir-te amb els companys i, al mateix temps, pots continuar treballant.

5. Feu un seguiment d'on passeu el temps

Sovint, quan assumim una tasca específica d'oficina, hi gastem més recursos dels que mereix. Utilitzeu aplicacions de seguiment del temps per ser més productiu. Això et dirà quan estàs fent ximpleries i quan fas coses útils. Hi ha moltes eines gratuïtes per ajudar-vos a controlar-ho.

6. Pausa cada 25 minuts

No hauríeu de treballar per desgast: no és rendible a la llarga. L'excés de treball redueix l'alerta i la capacitat de concentració. Preneu pauses per descansar de la feina, però les pauses estan controlades; en cas contrari, correu el risc de perdre un temps valuós.

Utilitzeu la tècnica Pomodoro per decidir quan fer una pausa. Aquest mètode recomana fer un descans de cinc minuts després de cada 25 minuts de treball intens. D'aquesta manera podreu utilitzar el vostre temps de manera eficient i fer més coses. Podeu utilitzar el temporitzador per ajudar-vos a recordar quan heu de descansar i quan heu de treballar.