7 consells de Gmail d'un antic empleat de Google

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Si centenars de correus electrònics entrants i distraccions constants per revisar el vostre correu no us permeten centrar-vos en la vostra activitat principal, aquest article és per a vosaltres. Rudolphe Dutel, un antic empleat de Google, va explicar com treballar correctament amb Gmail sense maldecaps.

El 2011, Rudolf Dutel va treballar a Google. "El meu primer dia a l'oficina de Google va ser com l'arribada de Harry Potter a Hogwarts: estàs molt preocupat, com un escolar en una primera cita, i no està clar què fer", recorda Rudolph. "Per tant, em va alegrar qualsevol feina que se'm confiés i l'oportunitat d'aprendre alguna cosa nova en el procés".

Els dos anys següents va estar destinat a dedicar-se estretament a la formació dels empleats de l'empresa per treballar amb el servei de correu Gmail, així com les seves vendes corporatives.

Dütel ja no és membre de Google; ara és un empleat de Buffer i el fundador del projecte Remotive, una revista setmanal electrònica per a treballadors a distància. Tanmateix, encara utilitza alguns dels trucs que va ensenyar als seus antics companys.

Com entrenar el vostre correu electrònic: 7 consells assassins per treballar amb Gmail

De vegades, obrir la safata d'entrada dilluns al matí és una revelació. Sembla físicament impossible ordenar el flux interminable de cartes.

El correu electrònic avui dia no s'utilitza excepte als pobles remots, on no hi ha electricitat ni torres de telefonia mòbil. Segons una investigació del McKinsey Global Institute, dediquem una mitjana d'un terç de la nostra jornada laboral a respondre correus electrònics.

El treballador qualificat mitjà passa fins a un 28% del seu temps útil analitzant el correu electrònic. Això són unes 13 hores setmanals.

Per descomptat, no vull estar d'acord amb estadístiques tan tristos. A més, tothom vol dedicar el seu temps a alguna cosa més útil. Amb aquesta finalitat, Dutel va dedicar molt de temps a provar les capacitats de Gmail, les utilitats i els serveis, destacant-ne les set més útils, segons la seva opinió, per a l'ús diari. Potser, la correspondència laboral no és un negoci tan llarg.

1. Utilitzeu el botó "Cancel·la l'enviament"

Alguna vegada has notat unes quantes errades d'ortografia molestes a la teva carta després de fer clic a "Envia"? Estic segur que sí.

A partir d'ara, no hi ha res més a tenir por: tens la funció d'anul·lar l'enviament, que és un requisit estricte per a aquells que van decidir assumir seriosament la gestió del preuat temps de treball.

Podeu activar la funció anant al menú i posant una marca davant de la funció corresponent: "Configuració" → "General" → "Cancel·la l'enviament". Opcionalment, el període de cancel·lació es pot configurar en 10, 20 o 30 segons.

Prova-ho tu, personalment m'ha agradat!

2. Apliqueu plantilles per estalviar temps

Escrivim un gran nombre de lletres del mateix tipus, semblants entre si com dues gotes d'aigua. De vegades prenem com a base per a noves cartes aquelles que ja hem escrit a altres persones. Per exemple, per als venedors, això és convenient i pot estalviar temps significativament.

Aleshores, per què no preparar unes quantes plantilles per a aquest tipus de missatges en lloc de reescriure el mateix una i altra vegada? Després de tot, substituir un parell de paraules i frases és molt més fàcil que escriure de nou. El més important és no oblidar-se de rellegir-lo més tard.

Prepareu i deseu algunes respostes de plantilla que podeu utilitzar més tard si cal.

Per activar la funció "Plantilles de resposta", aneu a la pestanya "Laboratori" al menú de configuració.

Gràcies a aquesta funció increïblement útil, Rudolph i el seu germà van aconseguir enviar manualment les seves dades de contacte als primers 1.500 subscriptors de Remotive en una carta de correu estàndard.

3. Utilitzeu la funció d'accés fora de línia

Un altre truc que hem après de Dutel és com seguir treballant amb Gmail sense tenir accés a Internet.

Potser a alguns de vosaltres us agrada desconnectar dels altres una estona per dedicar-vos plenament a les tasques creatives. Tanmateix, en la majoria dels casos, simplement no podeu prescindir de la carpeta "Safata d'entrada", on, per exemple, heu abandonat la tasca tècnica. Com ser?

Per a tots els viatges en tren, casos amb accés pagat o limitat a la xarxa Wi-Fi i altres circumstàncies imprevistes, podeu utilitzar la funció "Fora de línia". Us permet llegir, respondre, cercar i arxivar correus electrònics sense accés a Internet.

Això és realment molt còmode, ja que aquest mode us permet treballar no només amb el correu, sinó també amb Google Drive i Google Docs.

4. No tens temps? Pausa

De vegades, els missatges entrants només cauen a la caixa un rere l'altre, molestant i distreint de la feina en la qual ens centrem. Una, dues, quatre, deu lletres noves… I si hi ha alguna cosa important?

La millor solució a aquest problema, segons Dutel, va ser la funció de pausa de la safata d'entrada. El significat d'aquesta funció és molt senzill: suspendreu el flux de correspondència entrant si esteu ocupat amb alguna cosa important, i quan us allibereu de la càrrega de les preocupacions i d'un calendari ple d'esdeveniments, torneu a ells com si els haguéssiu rebut. al mateix segon anant a la pàgina amb pestanya de correu.

5. Cancel·la la subscripció a les llistes de correu innecessàries

Passa la casualitat que és difícil desfer-se completament de tot tipus de missatges que arribin a la vostra bústia d'entrada de correu electrònic de la feina. Com desfer-te d'aquelles que no t'interessen gens?

Consulteu Unroll.me, una utilitat que us pot ajudar a organitzar els vostres correus electrònics de la millor manera possible en qüestió de minuts. Un cop us registreu al servei, obriu la llista de correu a la qual us subscriviu. A continuació, cancel·leu la subscripció dels innecessaris.

6. Activeu la verificació en dos passos

Sembla que Gmail ho sap gairebé tot sobre nosaltres: amb qui ens comuniquem, quines imatges busquem a la cerca, què emmagatzemem als "Documents". Podem dir que es tracta d'una mena de centre de control de vol i la seu de comandament principal: tots els enllaços porten aquí, com les carreteres cap a Roma. Això vol dir que primer s'ha de tenir cura de la seguretat.

La verificació en dos passos és la millor solució per a aquesta tasca. "Dos-", perquè per protegir la vostra informació, necessitareu no només la vostra contrasenya per a la bústia de correu, sinó també un codi únic, que rebreu cada vegada que intenteu accedir a la vostra bústia des d'una aplicació mòbil o un missatge SMS.

Rudolph també aconsella prestar atenció al servei 1Password.

Molts altres serveis populars com Dropbox, Facebook i Twitter també utilitzen la verificació en dos passos per accedir-hi.

Per cert, per a la seguretat de les vostres dades, és important assegurar-vos que el vostre compte de Gmail no s'utilitza en diversos dispositius alhora, per exemple, en dos ordinadors alhora.

7. Utilitzeu notificacions més informatives

Molts missatgers utilitzen diversos estats per als missatges alhora: "Enviat", "Enviat", "Llegit". En alguns llocs, com ara Facebook, s'utilitzen icones per representar aquestes notificacions.

Per al servei de Gmail, hi ha una solució similar: Sidekick. Aquesta és una bona aplicació per a aquells que busquen feina, o aquells que tenen activitats relacionades amb les vendes: és molt convenient conèixer els estats dels correus enviats.

Ara en saps una mica més sobre la seguretat i l'estalvi de temps quan treballes amb Gmail. Esperem que l'assessorament d'un especialista experimentat us ajudi a ser més productiu.