Com fer un gràfic de treball en projectes a Excel en 10 passos

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Utilitzant les eines habituals de l'editor de fulls de càlcul de MS Excel més popular, podeu elaborar un diagrama visual del treball dels projectes, que us ajudarà a fer un seguiment de com avança cada tasca i quant queda per fer.

Si estàs gestionant projectes, és important saber sempre quantes tasques tens i quan s'han de fer. I si elabores un diagrama visual, serà més fàcil explicar els punts clau de la vida dels projectes a l'equip implicat en el treball, així com a la resta de grups d'interès.

Sovint s'utilitzen programes especials per gestionar projectes, però també podeu crear un calendari clar i accessible amb el conegut MS Excel.

El diagrama de treball del projecte mostra com es relacionen els esdeveniments i les tasques al llarg del temps. Un diagrama ben dissenyat reflecteix informació important sobre l'execució d'una tasca específica i el desenvolupament del projecte en conjunt, ajudant a veure el panorama general.

Per crear aquest gràfic a MS Excel (versions 2007 i posteriors), només heu de fer 10 passos.

Què hi ha en aquest diagrama? Els detalls clau es mostren amb línies i taulons de colors:

• línia del dia actual: una línia vertical vermella que mostra on ets avui;
• terminis de les tasques: barres horitzontals grises que mostren el temps que trigarà a completar cada tasca;
• Preparació de les tasques: línies horitzontals verdes que mostren en quina etapa s'està completant la tasca i quant queda per fer.

En diferents versions de MS Excel, les accions poden diferir lleugerament, però d'una manera o altra el procés serà universal i qualsevol usuari pot fer front a la programació.

Podeu veure una instrucció de vídeo detallada (en anglès), us prendrà mitja hora del vostre temps.

Pas 1. Començant, pensa en el resultat

Per afrontar la tasca sense cap problema, imprimiu o dibuixeu en un full de paper l'horari tal com hauria de quedar al final. Agafeu el paper davant vostre per comparar cada pas amb un patró. No cal dibuixar el diagrama amb cura, només cal fixar la forma del diagrama i tenir-lo a mà, serà un bon recordatori.

Pas 2. Creeu una taula amb dades

Per construir un gràfic, primer heu de dibuixar una taula. En l'exemple, el projecte es divideix en quatre fases, cadascuna amb tasques.

Formeu una taula a sota del gràfic. La 30a fila conté els encapçalaments de les columnes.

Descobrim què signifiquen les dades de la taula:

• Fase: "Fase 1", "Fase 2", "Fase 3", "Fase 4" o "Avui". Mostra a quina etapa del projecte correspon l'esdeveniment.
• Tipus de: "Fase", "Tasca", "Avui". Mostra el tipus d'esdeveniment, delimitant tasques i fases d'execució del projecte.
• Data d'inici: data d'inici de l'esdeveniment.
• Esdeveniment: mostra el nom de l'esdeveniment al diagrama.
• Temporització: mostra quants dies es triga a completar la tasca.
• Percentatge de preparació: mostra el grau de realització de cada tasca i fase, 0% - la tasca no ha començat, 100% - completada. Aquest indicador per a la categoria "Fase" no està relacionat amb la realització de tasques i es defineix com a estimació. Per decidir en quin percentatge s'ha completat una fase, cal que apliqueu les vostres pròpies regles.
• A punt en dies: el període durant el qual s'ha assolit l'indicador de preparació per a l'esdeveniment en percentatge. Per a una tasca que triga 10 dies i s'ha completat al 50%, aquesta xifra serà de cinc dies (10 dies × 50%).
• Alçada: el valor d'alçada és important per a la decoració perquè determina a quina alçada o baixa es reflectirà l'esdeveniment al mapa de la programació. Podeu especificar qualsevol valor, però és millor prendre nombres petits propers a zero. L'exemple utilitza un interval de +25 a -25. Si l'alçada és positiva, l'esdeveniment es reflectirà al gràfic per sobre de l'eix horitzontal, si és negatiu, per sota de l'eix.

Pas 3. Creeu un gràfic amb els eixos X i Y, afegiu-hi les primeres dades de la columna "Línia de temps"

És hora de crear un gràfic per visualitzar les dades de l'esdeveniment de la taula feta al pas anterior. Utilitzeu un diagrama de dispersió amb eixos X i Y perquè us permet posicionar lliurement les coordenades base en ambdós eixos.

Seguiu les instruccions:

• Seleccioneu la pestanya "Insereix" al menú principal.
• A continuació, seleccioneu "Gràfics" → "Dispersió" → "Dispersió amb marcadors", apareixerà un gràfic buit davant vostre.
• Enganxeu les vores del gràfic i canvieu la mida i canvieu la mida del gràfic de manera que el camp del gràfic cobreixi l'interval des de la cel·la B4 fins a la cel·la K26 (manteniu premuda la tecla Alt per alinear l'àrea del gràfic exactament amb les vores de la cel·la).
• Feu clic amb el botó dret al diagrama i seleccioneu l'element del menú "Selecciona dades".

Afegiu una sèrie de dades a l'interval fent clic al botó "Afegeix" al quadre de diàleg que s'obre.

1. Per canviar el nom "Nom de la sèrie" introduïu al camp corresponent el valor de la cel·la E30 "Dates".
2. Per al valor de l'eix X, seleccioneu el camp adequat i seleccioneu les cel·les C33: C46 Data d'inici.
3. Per al valor de l'eix Y, seleccioneu el camp adequat i seleccioneu les cel·les H33: H46 Alçada.
4. Feu clic a D'acord per tancar la finestra d'afegir dades.
5. Feu clic a D'acord per tancar la finestra de selecció de dades.

Aquests passos ens donaran un gràfic de dispersió senzill amb format automàtic.

Fem que els marcadors d'esdeveniment siguin verds:

• Feu clic amb el botó dret a qualsevol marcador de dades seleccionat, seleccioneu canviar "Format de sèrie de dades".
• A la llista que s'obre a l'esquerra, seleccioneu la pestanya "Paràmetres del marcador" i, a continuació, seleccioneu el tipus de marcador integrat "Crystal". Augmenta la mida a 10 pt.
• A la pestanya Ompliment de marcadors, seleccioneu un farciment sòlid. Canvia el color de farciment a verd.

Ara tenim un diagrama de dispersió que representa la línia de temps. Fins ara, els marcadors verds només mostren l'inici de les tasques.

Canviar el nom del gràfic: feu doble clic al camp de text amb el nom i introduïu el vostre nom.

Tornarem a les opcions de temporització del pas 5, afegirem barres horitzontals al llarg de l'eix X, però de moment continuem formatant el gràfic.

Pas 4. Ordenant l'aparició del diagrama i afegint els noms dels esdeveniments

Desfer-nos del que no necessitem al diagrama.

Eix Y … Amaga l'eix vertical, perquè no porta càrrega d'informació. Seleccioneu un diagrama, al menú principal de la pestanya "Treballar amb diagrames", seleccioneu "Disposició". A continuació, trieu Eixos → Eix vertical principal → No mostrar.

Guies horitzontals … També són inútils. Seleccioneu el gràfic, al menú principal, aneu a la pestanya Disseny i, a continuació, seleccioneu Quadrícula → Quadrícula horitzontal al llarg de l'eix principal → No mostrar.

Llegenda del gràfic … Aleshores el substituirem per un de més bonic, però de moment desactiveu-lo: "Disposició" → "Llegenda" → "No".

Finalment, mostrem les etiquetes de dades de cada marcador. Al menú principal de la pestanya "Disposició", seleccioneu "Signatures de dades" → "Esquerra".

Com canviar les dades de la signatura del testimoni

Introduir dades sobre cada esdeveniment al diagrama és llarg i difícil, perquè cal seleccionar cada marcador per separat i canviar-li el nom.

Però aquest procés es pot accelerar quatre vegades:

• Feu clic a la llegenda del primer marcador (extrem superior esquerre del gràfic) per seleccionar tots els valors alhora. No feu clic al marcador verd, això seleccionarà altres objectes!
• Feu clic de nou a la llegenda del marcador per editar el nom únic.
• Al camp d'entrada de la fórmula, escriviu el símbol =.
• Feu clic a la cel·la D33, conté l'esdeveniment "Fase 1", premeu Enter.
• Repetiu els quatre primers passos per a les etiquetes restants per a cada marcador.

Com fixar zones

És útil fixar les regions a la línia 28 perquè sempre pugueu veure el diagrama mentre treballeu en el document. Les primeres 27 línies romandran davant dels vostres ulls, fins i tot si us desplaceu per la resta de línies.

Per congelar zones:

• Seleccioneu la cel·la A28.
• Seleccioneu la pestanya "Veure" al menú principal.
• Trieu Finestra → Congela les àrees.
• Seleccioneu "Congelar àrees" al menú desplegable.

Una línia horitzontal negra apareixerà a sobre de la línia 28. Tot el que hi ha a dalt està ara acoblat i només es mouran les línies inferiors en desplaçar-se.

Pas 5. Afegiu barres d'error per mostrar línies de temps per convertir el gràfic en un calendari visual

Les barres d'error horitzontals del diagrama mostraran quant de temps es triga a completar cada tasca. Per fer-los:

• Ressalteu el gràfic.
• Al menú principal Eines de gràfics, seleccioneu la pestanya Disseny.
• A la llista desplegable de la cantonada superior esquerra (àrea de trama), seleccioneu la sèrie de dades "Línia de temps".
• A la pestanya Disseny, seleccioneu Barres d'error → Configuració avançada de barres d'error. S'obrirà un quadre de diàleg.
• A la llista desplegable de la cantonada superior esquerra, seleccioneu les barres d'error de l'eix X per formatar el gràfic.
• Al quadre de diàleg per canviar les barres horitzontals, marqueu la casella de selecció del pin Plus. Estil final → Sense punt.
• A la llista "Valor d'error", seleccioneu l'element "Personalitzat" i feu clic al botó "Especifica el valor". A la nova finestra "Configuració de la barra d'errors" que s'obre, especifiqueu el "Valor d'error positiu". Per fer-ho, col·loqueu el cursor al camp corresponent i seleccioneu l'interval de cel·les de E33 a E74. Feu clic a D'acord.

Ara les línies grises s'estenen des dels marcadors verds a la dreta, mostren quant de temps heu de dedicar a aquesta o aquella tasca. S'han de formatar per a més claredat:

• A la finestra Format de les barres d'error, aneu a la pestanya Color de línia. Seleccioneu Línia sòlida. Feu que el farciment sigui gris.
• A la pestanya Tipus de línia, augmenta l'amplada de la línia a 4 pt.

Per navegar millor pel diagrama, dibuixeu línies verticals fines des dels marcadors. Per fer-ho, a la llista desplegable de la cantonada superior esquerra, seleccioneu "Barres d'error al llarg de l'eix Y". El quadre de diàleg mostra barres d'error verticals. Seleccioneu la direcció menys, Estil final → Sense punt, Import d'error → Valor relatiu, introduïu 100% en aquest camp. Trieu vosaltres mateixos el color i el gruix de les línies.

Pas 6. Afegiu el valor de preparació al gràfic

És hora d'afegir una sèrie de dades al gràfic que mostri el percentatge de la tasca completada.

Si una tasca triga 10 dies i s'ha completat al 50%, la barra per completar-la estarà mig plena. Aquesta és una mesura per fer el seguiment del treball i no inclou caps de setmana i festius. Per afegir informació nova al gràfic, seguiu les instruccions següents.

• Feu clic amb el botó dret a l'àrea del gràfic, seleccioneu "Selecciona dades" al menú contextual.
• Feu clic al botó "Afegeix", a la finestra que apareix, definiu el "Nom de la fila" seleccionant la cel·la G30. L'interval de dades dels eixos X i Y és el mateix que al pas 3.
• Al diagrama apareixeran marcadors vermells, que amagaran els verds.

Pas 7. Format de les noves mètriques de dades

Perquè el gràfic reflecteixi amb el mateix estil i les dades no es superposen, formem els marcadors:

• A la llista desplegable de la cantonada superior esquerra, seleccioneu "Fila a punt". Immediatament a sota de la llista desplegable hi ha un botó "Format del fragment seleccionat". Feu-hi clic, s'obrirà un quadre de diàleg.
• Canvieu els paràmetres del marcador. Seleccioneu el tipus de forma "Crystal", establiu la mida a 10 pt i seleccioneu un farciment verd sòlid per al marcador. Tanqueu el diàleg.
• Sense eliminar la selecció de marcadors, al menú principal de la pestanya "Disposició", feu clic al botó "Etiquetes de dades", seleccioneu l'element "No mostrar" al menú que apareix.

Pas 8. Afegiu barres d'error per fer un seguiment del percentatge de finalització de les tasques

Ara heu d'afegir nous taulons perquè pugueu veure d'un cop d'ull en quina fase es troben les tasques.

• Torneu a seleccionar Fila a punt a la llista desplegable de l'esquerra. Premeu el botó "Barres d'errors" al menú principal. Seleccioneu "Opcions avançades" al menú desplegable. S'obrirà un quadre de diàleg. Establiu els llistons verticals a un valor fix introduint zero al camp corresponent.
• Canvia als paràmetres dels taulons paral·lels a l'eix X. Establiu la direcció a "Plus". Estil final → Sense punt, quantitat d'error → Personalitzat. Al quadre de diàleg Valor d'error positiu, especifiqueu l'interval de cel·les G33-G47.
• Canvieu el color de les línies a verd escollint un farciment sòlid. Estableix l'amplada de la línia a 7 pt.

Les línies verdes horitzontals mostren si les tasques s'han completat en part o en la seva totalitat.

Pas 9. Afegiu una línia vertical que representi el dia actual

La línia vermella indica quin dia és i deixa clar com el projecte en conjunt s'adapta a la data límit.

• Truqueu al menú contextual del diagrama amb el botó dret. Seleccioneu "Seleccionar dades".
• Feu clic al botó "Afegeix", introduïu la paraula "Avui" al camp "Nom de la sèrie". Introduïu l'interval de cel·les C31-C32 per al valor de l'eix X i H31-H32 per al valor de l'eix Y.

Han aparegut dos marcadors nous al gràfic. Etiqueta-los: selecciona les etiquetes de dades i escriu la paraula "Avui" a la barra de fórmules. Feu clic amb el botó dret a la signatura i seleccioneu l'element "Format de dades" al menú contextual. Posa la posició de la llegenda "A dalt".

• Aneu al menú principal a la pestanya "Disposició".
• Seleccioneu "Fila d'avui" a la llista desplegable de l'extrem superior esquerre.
• Afegiu barres d'error amb paràmetres addicionals seguint les instruccions del cinquè pas. Necessitareu una planxa al llarg de l'eix vertical, amb la direcció Menys, l'estil final de No punt, amb un valor relatiu del 100%.

Ara teniu una línia vertical que representa el dia actual. Canvia el color de la línia a vermell, augmenta la mida a 3 pt.

A la mostra, la data actual és fixa, de manera que no canviarà. Però per als projectes que es desenvolupen activament, es recomana una manera diferent d'enregistrar les dades. Per fer-ho, introduïu la data a la cel·la B2 introduint la fórmula = AVUI () i especifiqueu al quadre de diàleg de selecció de dades el valor de la cel·la B2 de l'eix X en comptes de l'interval que heu especificat anteriorment.

Pas 10. Afegiu blocs de text

Ara al diagrama només li falta la llegenda de la llegenda perquè pugui ser entès per tot l'equip.

• Seleccioneu el diagrama, aneu al menú principal a la pestanya "Insereix". Seleccioneu "Lletra".
• Col·loca l'àrea de l'etiqueta a la cantonada superior dreta del gràfic. Seleccioneu la vora del quadre de text amb el botó dret del ratolí, seleccioneu l'element "Format de forma" al menú contextual. A la finestra que s'obre, seleccioneu el tipus de farciment "Sòlid", el color és gris. Formateu l'etiqueta. Podeu inserir qualsevol nombre de blocs.

Ara podeu fer un diagrama en 20-30 minuts utilitzant només el vostre editor preferit MS Excel.