Característiques de Microsoft Word que voldreu aplicar al vostre treball

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Resulta que la gent fa anys que treballa a Word, però desconeix les seves característiques bàsiques o no segueix les innovacions. És hora de posar-se al dia!

Unes quantes paraules sobre per què em vaig comprometre a descriure les funcions gens úniques de Microsoft Word. L'article va anar madurant al meu cap lentament. Una rere altra vegada vaig haver de descriure les capacitats del mateix editor als meus companys i éssers estimats. La seva descarada comprensió, la sorpresa pel que van veure, em van impulsar a escriure aquest material. Espero que tu també aprenguis alguna cosa nova per tu mateix.

Tots els consells següents funcionen a Word 2013. Us recomano molt passar a aquesta generació en particular del programa si heu estat ajornant la transició per algun motiu.

1. Comença a escriure a qualsevol lloc

La funció de clic per escriure no és nova, però no tothom n'ha sentit a parlar. Sovint s'ha d'observar com una persona fa clic al botó "Enter" moltes vegades per arribar al final de la pàgina i, per exemple, introduir-hi l'executor de cartes.

Un doble clic del ratolí pot substituir una dotzena de pulsacions de tecla.

Mou el cursor per sobre de la ubicació d'impressió desitjada i fes un parell de clics ràpids amb el ratolí. Word mateix col·locarà noves línies, pestanyes i serifas per al lloc que li has indicat. Això és clarament visible quan observeu les marques de format ocultes.

2. Tradueix immediatament

Pregunteu al vostre veí sobre quin traductor prefereix, i molt probablement escoltareu parlar de Google, Yandex, PROMT, però gairebé no de Bing. Per alguna raó, el traductor de marca de Microsoft no és molt popular a la nostra zona. I en va, perquè la qualitat del seu treball és suficient per a les necessitats quotidianes. Per descomptat, Office ofereix una traducció ràpida de text mitjançant Bing. Recomano provar-ho.

És molt possible que deixis de moure't entre el navegador i Word, copiant i enganxant frases sense parar cap endavant i cap enrere.

Hi ha diverses desenes d'idiomes i tres mètodes de traducció per triar. Els trobareu a la pestanya "Revisió".

3. Utilitzeu el kerning

Els dissenyadors saben bé què és el kerning, i sovint hi operen quan escriuen textos. En termes simples, el kerning és responsable de l'espaiat (distància) entre lletres en funció de la seva forma. Si canvieu aquesta configuració, es pot reduir o ampliar la mateixa paraula, frase o paràgraf en comparació amb l'estat estàndard. He vist com la gent començava a esborrar part del text, o, al contrari, "abocar aigua" només per encaixar-lo en un marc determinat. Kerning resol aquests problemes d'una manera més sofisticada. Per descomptat, jugar amb rudesa fa mal a la vista, però les petites manipulacions poden ser adequades.

Canviar el kerning serà útil quan s'utilitzen tipus de lletra grans, per exemple, quan es preparen pàgines de títol de llibres, articles o informes.

Premeu la combinació Ctrl + D per obrir el quadre de diàleg "Font", aneu a la segona pestanya "Avançat". Aquí és on podeu jugar amb el kerning. I una mica més sobre el tema. Només de passada, vull presentar-vos un interessant joc de navegador en el qual heu d'endevinar el millor kerning per llegir. Gaudeix!

4. Aplicar text ocult

Un document de Word en blanc pot pesar desenes o centenars de megabytes? Sí! I per a molts, hi ha una ment ennuvolada. La gent no veu ni una paraula davant dels seus ulls, però no poden entendre per què el fitxer és tan gran? Virus dolents o pirates informàtics nocius? No. Tot es tracta d'informació oculta. Aquests poden ser gràfics, imatges i text.

Igual que els caràcters no imprimibles, les dades ocultes no es mostren a la pantalla ni s'imprimeixen, però encara formen part del document.

Amb el text ocult, podeu:

• Amaga la informació confidencial temporalment.
• Deixa comentaris o dóna respostes a preguntes que no s'han de barrejar amb el text principal.
• Imprimiu diverses versions d'un mateix document, amagant-ne alternativament diferents parts. En aquest cas, no us haureu d'embolicar amb diverses còpies del fitxer!

Seleccioneu part o tot el text, premeu Ctrl + D i poseu una marca de verificació davant de l'opció "Ocult". El fragment desapareix i està disponible per a la seva visualització només a la visualització de caràcters no imprimibles. Per a més claredat, les dades ocultes es subratllen amb una línia de punts negres.

5. Utilitzeu la funció "Inspector de documents" abans de desar

Old Word no pot obrir el fitxer o es mostra incorrectament? Conegut per tothom i per a tothom! Aquest tipus de problemes al meu voltant succeeixen amb una regularitat espantosa, perquè moltes organitzacions i persones encara treballen a Office 2003. Per tant, abans d'enviar i/o desar un document, val la pena comprovar-ne la compatibilitat amb versions anteriors de Word. El "Inspector de Documents" és el responsable d'això.

També sap com fer una comprovació de llegibilitat per a persones amb discapacitat i, el que és important, trobar propietats i dades ocultes en un document.

Per exemple, la funció detecta la presència de macros, documents incrustats, contingut invisible i altres elements de fitxer potencialment problemàtics.

6. Editeu PDF

L'abundància d'opcions no sempre és beneficiosa. Treballar amb PDF és un bon exemple d'això. De vegades, la gent ja es perd en triar l'eina amb la qual volen processar el fitxer PDF. Aquí teniu el clàssic Adobe Reader, i el Foxit Reader alternatiu, i qualsevol navegador més o menys modern, i molts més serveis en línia. Tanmateix, un dels mètodes més reeixits es troba a la superfície: aquest és l'heroi del nostre article.

Word 2013 no només s'obre, sinó que també permet editar el contingut d'un document PDF.

L'editor converteix text, taules, llistes, gràfics i altres elements en un fitxer DOCX, conservant el format de l'original amb la màxima precisió possible. Cal tenir en compte que resulta molt, molt digne. També podeu afegir fitxers PDF a un document de Word com a objecte incrustable. En aquest cas, només es mostrarà la primera pàgina del PDF o la icona d'enllaç del fitxer.

7. Insereix vídeo

No és cap secret que la visualització a llarg termini de text sec redueix ràpidament l'atenció i provoca una pèrdua d'interès en el lector. Per tant, gairebé tots els estudiants, parlants i treballadors d'oficina dilueixen les línies amb diagrames, taules, gràfics i altres trucs visuals. Tanmateix, només uns quants estan adoptant una eina molt més potent: el vídeo.

Word pot incrustar vídeos de cerca de Bing en un document, afegir vídeos de YouTube i incrustar codis de diversos llocs web.

I no us preocupeu per la mida final del fitxer. El document no guarda el vídeo en si, sinó que només fa el seu enllaç en forma visual. Per descomptat, cal una connexió a Internet per veure'l.

8. Treballeu conjuntament el document i comenteu les edicions

Recordeu les paraules del clàssic: "Què no fa, ho farem junts"? Són rellevants fins avui. Però no tothom entén com organitzar correctament el treball conjunt. Malauradament, encara és possible veure com una persona destaca un text amb qualsevol color, després d'ell, entre parèntesis, afegeix la seva revisió o objeccions i envia el document de tornada. En aquests moments, comença un moviment nerviós de la parpella. L'última edició de Word us permet anotar i fer modificacions còmodament en un fitxer públic. Això s'hauria d'utilitzar!

Word 2013 permet respondre els comentaris d'altres persones, fet que fa de l'editor una gran eina per a la discussió en el treball en grup.

Dedica uns minuts a explorar la pestanya Revisió, comparteix les teves noves habilitats amb els teus companys i sentiràs la facilitat de treballar junts.

9. Simplifica el teu treball amb taules

Deixeu-me endevinar, encara inseriu files i columnes de la taula fent clic amb el botó dret i navegant a l'element de menú corresponent? És molt més fàcil!

Col·loqueu el cursor just a sobre/a sota (esquerra/dreta) on voleu afegir una fila o columna. Word suggerirà ràpidament ampliar la taula.

Per cert, l'última versió de l'editor té diverses funcions noves per al disseny de taules. Actualitza els teus coneixements.

10. Combina parts del document en blocs

Per ser honest, hi ha alguns empleats que estan preparats per passar més de 100 pàgines d'un document només per matar el temps. Si voleu navegar ràpidament per fitxers grans, heu de dominar diverses tecles de drecera per a una navegació ràpida com a llamp o estructurar correctament les vostres obres.

L'ús d'encapçalaments de diferents nivells us permet replegar elements del document en què no esteu treballant actualment.

Col·loqueu el cursor al costat de l'encapçalament i el programa us demanarà que replegueu el contingut del bloc. Així, fins i tot les obres més enormes poden cabre en només un parell de pàgines.

No has trobat res interessant per a tu? Per si de cas, llegiu l'article de Lifehacker sobre 20 secrets de paraules per facilitar la vostra feina. O doneu el vostre consell als comentaris.