Com prioritzar quan estàs constantment desbordat

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Definim el més important de la vida i aprenem a posar-ho en primer lloc.

Quan t'estàs ofegant en un mar de tasques i compromisos, fins i tot decidir què fer primer pot ser complicat. En aquesta situació, és important acceptar que és simplement físicament impossible completar-ho tot i destacar el més important. En cas contrari, l'estrès i la culpa us perseguiran.

Què hauria de ser prioritari

Cadascú tindrà les seves tasques específiques, però hi ha diverses àrees de la vida a les quals tots hauríem de prestar més atenció. Són els que t'ajuden a acostar-te als teus objectius a llarg termini i a fer que la vida valgui la pena. No obstant això, molts els ignoren durant mesos o fins i tot anys. Proveu de moure'ls a la part superior de la vostra llista de tasques pendents.

1. Salut

Un estil de vida saludable passa a un segon pla amb més freqüència. Deixem de caminar pel parc i entrenar-nos per fer les coses, o triem menjar ràpid per no perdre el temps cuinant.

Els resultats d'aquestes decisions s'acumulen i comencen a afectar tots els àmbits de la vida. El menjar ràpid no proporciona prou energia per funcionar bé. L'estrès i la irritabilitat que prové de no tenir cura de nosaltres mateixos poden fer-nos sentir com si estiguéssim amb els nostres éssers estimats. Com a resultat, no només es ressent el benestar físic, sinó també el benestar mental, l'estat emocional es deteriora. Així que recordeu-vos: la salut és la base de tot.

2. Dormir

Preparar-se per als exàmens, acabar d'escriure un informe, quedar-se despert fins tard veient una sèrie: triem qualsevol cosa menys dormir. Sembla que en reduir-lo, guanyarem unes hores addicionals per als nostres assumptes. Però el preu és molt alt.

Segurament heu experimentat els efectes de la falta de son: cansament, irritabilitat, incapacitat per concentrar-vos i fer alguna cosa productiva. Però els estudis demostren que la manca de descans constant comporta problemes molt més greus, des de malalties del sistema cardiovascular fins al deteriorament del cervell. No descuideu el son.

3. Relacions amb els éssers estimats

En els moments d'estrès, sovint iniciem relacions amb els éssers estimats, creient que no aniran enlloc i només tornarem a la comunicació quan tinguem més temps. I així ens perdem el concert d'un nen a causa d'una reunió de treball, o ens oblidem de desitjar un feliç aniversari a un amic perquè els pensaments estan ocupats amb els negocis. Aquestes petites coses s'acumulen i fan malbé les relacions, i és difícil restaurar-les més tard.

Preneu-vos el temps per enfortir la família i les amistats per no haver de penedir-vos del que us heu perdut. Aquí teniu alguns consells per ajudar-vos a fer-ho:

• Fes el primer pas. No esperis que els altres et suggereixin alguna cosa. Sigues qui es manté en contacte i convida familiars i amics a algun lloc.
• Determineu per vosaltres mateixos què no us perdràs de res del món. En algun moment, inevitablement hauràs de triar a favor de la feina o d'altres responsabilitats. Però hi ha d'haver situacions que no es poden descuidar, com ara un aniversari de casament o ajudar un amic en un moment difícil per a ell.
• Mantingueu-vos en contacte. Tots estem ocupats, però aquest no és un motiu per perdre el contacte. Truca, escriu, felicita als éssers estimats per les seves victòries, expressa simpatia en cas de fracassos, agraeix i posa't en contacte així.

4. Treball productiu

Treballar dur i ser productiu no és necessàriament el mateix. Podeu treballar des del matí fins a la nit, però obteniu resultats mínims. Per tant, és important actuar no només amb diligència, sinó sàvia: treballar en profunditat, concentrar-se en tasques que ajuden a créixer, també professionalment. Busqueu i prioritzeu oportunitats que us permetin aprendre coses noves i fer coses que us inspirin.

Què s'ha d'excloure de les prioritats

Per pujar alguna cosa a la llista de tasques pendents, heu de renunciar a una altra cosa. Aquí teniu algunes activitats que podeu fer per alliberar el vostre temps i energia.

1. Mitjans socials i absorció de continguts

Consultar les novetats a Instagram o Twitter no hauria de ser la teva prioritat. Això és el que aconsella l'autor de Minimalisme digital Cal Newport: "Centreu-vos en un grapat d'activitats en línia acuradament seleccionades que donen suport als vostres valors, i ometeu la resta".

Per facilitar aquest procés:

• Feu un seguiment d'on va el vostre temps. Hi ha serveis especials per a això. Quan veus quant estàs perdent, és més fàcil redirigir aquest temps a una altra cosa.
• Dificulteu-vos l'accés. Elimina les aplicacions de xarxes socials per evitar l'accés per avorriment.

2. Tasques de baix valor

Sempre hi ha coses que triguen molt de temps, però que no ens fan avançar:

• comprovar el correu i respondre cartes;
• llegir els missatges acumulats als xats de treball;
• fer tasques administratives repetitives;
• complir la petició urgent d'algú.

Aquesta facturació només distreu de l'important. Recordeu-vos que no aconseguireu grans objectius si només feu coses tan petites tot el temps.

3. Actitud negativa

Sovint ens dediquem a esdeveniments i contratemps desagradables, dubtant de nosaltres mateixos o enfadant-nos amb els altres. Això no només fa malbé l'estat d'ànim, sinó que també ocupa temps que es podria dedicar a canvis a la vida. Utilitzeu les següents estratègies per evitar quedar-vos atrapats en pensaments negatius:

• Recull una col·lecció de compliments. Quan algú t'ha dit alguna cosa bona, lloat, agraït, felicitat, anota-ho en un quadern o guarda una captura de pantalla. Quan estàs de mal humor, rellegir les paraules amables t'ajudarà a sentir-te millor.
• Vigileu el vostre diàleg intern. Quan notis pensaments negatius sobre tu mateix, imagina't dient alguna cosa així a un amic proper o a un nen. Molt probablement, trobareu que sou massa crític amb vosaltres mateixos.
• Sigues més amable. Recorda que la gent pot haver-te fet mal perquè ells mateixos tenien dificultats. Però no oblidis ser amable amb tu mateix. Si sents que la persona és tòxica, defensa els teus límits o deixa de comunicar-te.

Posant l'important en primer lloc

1. Combina totes les tasques

Segur que tens una llista de tasques laborals i d'assumptes personals, i diverses idees et surten constantment al cap. És molt difícil saber per què començar. Per tant, el primer pas és recollir tots els casos en un sol lloc i marcar en quina data s'han de completar. Per fer-ho, podeu utilitzar paper o serveis com Trello i Todoist.

2. Desfer-se de les distraccions

Bloqueja l'accés als llocs que consumeixen molt de temps. Podeu fer-ho durant tot el dia o durant un període determinat quan necessiteu treballar sense distraccions. Si aquesta no és una opció per a vostè, almenys desactiveu les notificacions innecessàries.

3. Resisteix la necessitat de canviar a alguna cosa nova

Sempre hi haurà una nova idea o tasca que voleu abordar. Però canviant d'un a l'altre, no avançaràs en el que estàs fent. Encara que t'avorreixis, prova-ho. No abandonis un hàbit després d'una setmana per provar-ne un altre. No assumis cap projecte nou fins que no hagis acabat l'actual.

4. Distingir entre assumptes importants i urgents

Tenim tendència a prioritzar les tasques amb terminis, encara que siguin menys importants per a nosaltres en si mateixes. Però activitats com trucar a l'àvia o sortir a passejar no són una prioritat, tot i que només equilibren la vida i donen records valuosos.

Utilitzeu la matriu d'Eisenhower per prioritzar els casos. Té quatre categories:

• Urgent i important: tasques que són valuoses per a vostè: s'han de completar tan aviat com sigui possible.
• No urgent, però important: tasques que ajuden a desenvolupar-s'han d'introduir al calendari.
• Urgent però sense importància: tasques que es poden delegar a una altra persona.
• No urgent i sense importància: tasques a abandonar.

Intenta fer les coses importants tant com sigui possible i minimitza les que no són importants.

5. Gestiona no el temps, sinó la teva energia

Per fer-ho, cal determinar quan ets més productiu i distribuir les tasques en funció del teu nivell d'energia. Per exemple:

• Si us aixequeu d'hora, feu coses importants al matí quan tingueu més energia.
• Si ets un mussol nocturn, fes projectes que requereixin concentració al vespre.
• Si teniu nens petits, el vostre temps productiu és quan dormen o algú altre els cuida. Utilitzeu aquests buits per a les vostres tasques prioritàries.

6. Fes una llista dels teus compromisos

Sovint assumim massa, tot i que la nostra energia i temps són limitats. Per tant, és útil revisar periòdicament les seves obligacions:

• Feu una llista el més detallada possible del que esteu dedicant el vostre temps.
• Dividiu aquestes activitats en categories: carrera, família, aficions, etc.
• Decidiu quant de temps com a percentatge voleu dedicar a cada categoria.
• Redueix el nombre de responsabilitats menys importants perquè tinguis recursos suficients per a les més importants.
• Feu una llista de tasques pendents cada dia en funció de les vostres categories principals.

7. Esforça't per "menjar-te la granota" el més aviat possible

Una granota significa la cosa més difícil o desagradable del dia. Per exemple, treballar en un projecte que somies fer, practicar esport, escriure mil paraules per a un futur llibre. Normalment, voleu posposar aquestes coses per més endavant, però és millor fer-les primer.

Això us farà avançar i facilitarà tota la resta durant el dia. Si "menges una granota" cada dia, a poc a poc aconseguiràs resultats més grans.

8. Distribuir les tasques en blocs

Això us ajudarà a crear un calendari basat en prioritats i a no perdre el temps passant d'un a un altre. Així és com funciona el mètode:

• Fes una llista de tasques per al dia.
• Dividiu les tasques del mateix tipus en blocs, per exemple "Treballar amb el correu", "Escriure text", "Cites".
• Calcula el temps que trigarà a cada bloc.
• Afegiu blocs al calendari un per un.
• Passeu a la següent només quan hàgiu acabat l'anterior.
• Mou blocs al calendari si cal.

Intenta tenir almenys un dels blocs cada dia dedicat a les teves prioritats.

Llegir també?

• 7 mètodes de planificació eficaços per ajudar-vos a mantenir-vos en el bon camí
• Com ser més productiu: 7 regles principals
• 4 maneres d'organitzar la vostra llista de tasques pendents perquè pugueu treballar de manera més intel·ligent