Com agrupar les tasques correctament per estar al dia de tot

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Augmenteu la productivitat endreçant la vostra llista de tasques.

Tothom sap des de fa temps que la multitasca no és tan bona: ens impedeix centrar-nos eficaçment en una cosa.

El cas és que canviar d'una tasca a una altra requereix molt de temps, això ho confirmen els estudis de Multitasca: Costos de canvi. Les persones treballen de manera més eficaç quan entren en un estat de flux: totalment concentrades en una activitat, sense distreure's per res més.

Malauradament, no sempre és possible captar el flux, perquè estem constantment inundats d'un munt de coses diferents que requereixen la nostra atenció. Tanmateix, hi ha un truc que us permet minimitzar la pèrdua de temps i energia canviant entre diferents activitats. S'anomena agrupació de tasques.

L'essència d'aquesta tècnica és la següent: combineu tasques del mateix tipus en els anomenats paquets i després les realitzeu a granel. És fàcil.

Per què és útil agrupar tasques

El més fàcil és fer les coses en un ordre aleatori: no t'has de preocupar de planificar, prioritzar i altres coses avorrides. Vas recordar alguna cosa i ho vas fer. I després vam passar a la següent tasca.

Tanmateix, aquest enfocament no és molt útil per a la vostra capacitat de concentració. Segons l'estudi The True Cost Of Multi-Tasking, publicat a Psychology Today, una persona perd fins a un 40% de la seva productivitat quan canvia entre tasques no relacionades.

En altres paraules, si primer escriviu un informe, després comenceu a respondre als correus electrònics, després ordeneu els documents en paper i torneu a l'informe de nou, cada cop perdeu el temps concentrant-vos en una tasca nova que no és com l'anterior. Tom DeMarco, autor de The Human Factors: Successful Projects and Teams, afirma que aquest "canvi d'engranatge" pot trigar fins a 15 minuts o més.

Les tasques d'agrupació per lots fan que sigui fàcil passar d'una activitat a una altra. Com més semblants siguin les vostres tasques, més fàcil serà, després d'acabar una, assumir la següent.

Com utilitzar el processament per lots

1. Creeu una llista de tasques pendents

Primer, escriviu el que voleu fer en una llista senzilla, línia per línia. Podeu fer-ho en paper o utilitzar nombroses aplicacions de gestió de tasques. El més important és arreglar-ho tot. És ideal reservar una estona de planificació cada dia (o almenys un cop per setmana).

2. Dividiu les tasques en categories

Ara que la llista està preparada, divideix tots els seus elements en categories. Poden ser diferents: tria el que vulguis. El més important és que sigui convenient i visual.

Per exemple, recull tasques com ara "Respondre als correus electrònics" o "Trucar als companys" a la secció "Negociacions" i "Escriure un article" i "Fes modificacions" a la secció "Text". Creeu categories separades per a les tasques domèstiques, tasques laborals, compres i molt més. Serà més fàcil navegar per una llista tan ordenada.

Una altra opció és recollir les tasques en paquets segons el lloc on s'han de realitzar. Per exemple, enllaceu totes les compres a la ubicació "Supermercat", i les tasques de treball a la ubicació "Oficina", etc. D'aquesta manera, si us trobeu a prop d'una botiga, podeu consultar la vostra llista de tasques pendents i veure immediatament totes les compres que necessiteu.

3. Bloqueja l'hora

El processament per lots de tasques funciona molt bé juntament amb l'anomenada tècnica de bloqueig de temps. Un cop hàgiu desglossat la llista en categories, assigneu una hora específica del dia per a cada categoria. I afegeix el bloc corresponent al teu calendari. Durant un bloc de temps, feu només coses d'una categoria i ignoreu les altres.

Una altra opció és lligar la popular tècnica de Pomodoro amb el lot de tasques. Durant 25 minuts, us dediqueu a tasques ininterrompudes des d'un sol paquet. Després reposa 5 minuts. A continuació, repeteix el cicle amb un altre grup de casos.

4. Considereu la vostra productivitat màxima

Decideix a quina hora del dia ets més productiu. La majoria de la gent ho té aquest matí, però també hi ha mussols nocturns als quals els resulta més fàcil concentrar-se a la foscor. Trobeu el vostre pic de productivitat i proveu de completar les tasques de les categories més prioritàries dins d'ella.

5. Elimina les distraccions

Quan comenceu a realitzar el següent grup de tasques, assegureu-vos que no us molestin una notificació accidental o una trucada telefònica. Podeu reservar un moment especial per comprovar el vostre telèfon intel·ligent. Mentre abordeu tasques d'una categoria, no penseu en la resta.

Quines tasques es poden agrupar

De fet, en general, qualsevol. Scott Young, escriptor, programador, emprenedor i gran fan del processament per lots, dóna alguns exemples:

• Correu electrònic. Tim Ferris, autor de How to Work 4 Hours a Week, de vegades rep 300 correus electrònics per hora. I, malgrat aquest volum, només els respon un cop al dia, especialment reservant temps només per a això.
• Lectura. Llegir alguna cosa entremig és gairebé inútil, ja que de totes maneres no recordareu gaire cosa. És millor que determini per si mateix quan és més convenient per a vostè prendre la informació amb reflexió i reservar aquest temps per llegir.
• Trucades de telèfon. Anoteu els noms de les persones a les quals heu de trucar i els seus números de telèfon en una llista. A continuació, crida a tots els candidats de la llista alhora. En primer lloc, no us tornareu a distreure amb les converses telefòniques. En segon lloc, podràs triar l'hora del dia en què la gent està menys ocupada i podràs parlar amb tu.
• Recreació i entreteniment. Transfereix tot l'entreteniment (pel·lícules, jocs d'ordinador, passejades) fins al final del dia. Això us motivarà a acabar la feina el més aviat possible, i us serà més fàcil relaxar-vos sabent que tot el d'avui ja s'ha fet de nou.
• Sortides de compres. Abans de sortir de casa, recull totes les tasques, compres i encàrrecs en un munt i completa-les d'una vegada. Per exemple, podeu visitar un supermercat, una oficina de correus i una tintoreria alhora. Estalvieu no només temps sinó també gasolina.
• Correspondència a les xarxes socials. Preneu una hora al vespre per xatejar en línia. I la resta del temps, manteniu les notificacions dels clients de les xarxes socials desactivades.
• Cuinant aliments. El més probable és que constantment no tinguis prou temps per cuinar alguna cosa cada dia. Afortunadament, la civilització ens ha presentat una unitat com un forn de microones. Reserveu 1 o 2 dies per preparar els aliments per a la setmana següent i, a continuació, torneu-los a escalfar.
• Reparació. Reuneix-te per fi i fes totes aquelles petites feines de la casa que porten tant de temps esperant entre les ales. Substituïu les bombetes cremades, fixeu el pom de la porta i l'aixeta que degoteja.
• Reflexions. Penses tot el temps, intentes planificar alguna cosa, resoldre alguns problemes, però no et surt res? Scott Young aconsella fins i tot una cosa com pensar a fer en un moment estrictament definit. Acostuma a planificar entre 2 i 3 hores a la setmana què faràs després i quins objectius vols aconseguir.

Sí, i per això, les tasques per lots també són una tasca. Per tant, reserveu un moment especial, preferiblement al vespre, per distribuir els articles de la vostra llista per demà.