Com delegar correctament les tasques de treball

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Les ordres categòriques, la falta d'atenció als interessos dels empleats i la manca de gratitud no són l'enfocament més eficaç per a la distribució de les tasques a l'equip.

Un bon líder no és aquell que ho porta tot sobre les seves pròpies espatlles, sinó aquell que és capaç de reunir un equip fort eficaç i de distribuir de manera competent les responsabilitats, incloses les no planificades.

La delegació, és a dir, delegar tasques d'un empleat a un altre, ajuda a augmentar el nivell de compromís de l'equip, i els directius que ho aconsegueixen, de mitjana, aporten a les seves empreses un 33% més d'ingressos que els altres.

Però només dir "fes això" està malament. Un to d'ordre, una tasca mal programada, una falta d'explicació: tot això pot provocar rebuig i, com a resultat, no tenir el millor resultat.

L'experta de la Harvard Business School, Lauren Landry, va parlar de les regles que ajudaran a delegar de manera eficaç i milloraran el rendiment.

1. Avaluar les capacitats dels empleats

Hi ha tasques que no es poden delegar. Per exemple, són una part integral de les vostres responsabilitats. O un altre empleat no té els coneixements i les qualificacions per realitzar aquestes tasques. O, al contrari, són molt més senzills que els que fa habitualment. Per exemple, demanar a un director de vendes o auditor que trobi un mestre per reparar una màquina de cafè d'oficina seria, per dir-ho suaument, inadequat.

En general, abans de confiar alguna cosa a algú, hauríeu de preguntar-vos:

• Una persona afrontarà aquesta tasca? Té temps suficient o interferirà amb les seves altres responsabilitats?
• L'empleat tindrà prou coneixements i habilitats? O l'has de posar tant de temps al dia que sigui més fàcil fer-ho tu mateix o buscar un altre especialista? Suposem que cal fer un informe sobre el treball de l'equip en un projecte, però el company a qui voleu confiar això no ho ha fet mai, la qual cosa vol dir que el negoci anirà lentament, amb un cruixent, i és possible que s'ha de refer tot.
• Aquesta tasca ajudarà l'empleat a millorar algunes habilitats, a guanyar experiència? Això és opcional, però estaria bé.
• Hi ha algun empleat que ho pugui gestionar millor?

2. Intenta adaptar-se als interessos i necessitats de cadascú

Per exemple, cal organitzar la creació d'equips per a tot l'equip, però no hi ha cap empleat especial per a això. Però hi ha una persona forta en comunicació i li agradaria adquirir experiència en l'organització d'esdeveniments, formació i gestió de personal. Podeu oferir-li aquesta tasca.

O l'empresa es queda temporalment sense un especialista en SMM, però hi ha algú que coneix bé els algorismes de les xarxes socials i que no li importaria provar la mà en màrqueting.

Per descomptat, això no sempre és possible. Hi ha tasques avorrides que no agraden a ningú. Tot i així, no serà superflu avaluar críticament l'equip i pensar a qui podria beneficiar la nova tasca.

3. Establiu la tasca correctament

Quan us dirigiu a un empleat, expliqueu per què li voleu confiar la tasca, com pot ser útil per a l'empresa i per a ell personalment. Assegureu-vos de lloar i enumerar els seus punts forts que van influir en la vostra elecció. Ser cortès.

Parleu-nos detalladament de l'encàrrec. Tenir un objectiu i un calendari clars. Proporcioneu tots els documents requerits i altra informació. Serà molt bo que tots els materials necessaris estiguin clars i estructurats, de manera que l'empleat no s'hagi de dedicar moltes hores a esbrinar què és què.

4. Proporcioneu una comunicació normal i un ambient còmode

Feu saber a la persona que sempre sou allà per ajudar, suggerir i respondre preguntes. Avisa que si per algun motiu no s'enfronta o no compleix el termini, podrà parlar amb tu i junts trobaràs alguna cosa.

Pregunteu què necessita per completar la tasca. És possible que hàgiu de proporcionar-li informació addicional o, per exemple, alliberar-lo de l'actualitat.

És important ser amable, perquè l'empleat no dubti a posar-se en contacte amb tu si alguna cosa va malament.

5. Estigueu segurs

Quan completeu una tasca vosaltres mateixos, teniu el control total de la situació. Si algú altre assumeix la feina, pot haver-hi un milió de problemes que poden provocar mals resultats o terminis incomplerts.

Pensa amb antelació què faràs en cas d'un desenvolupament desfavorable dels esdeveniments. Estigueu preparat per assumir la tasca vosaltres mateixos o subcontracteu-la ràpidament a una altra persona.

Intenta tractar aquestes situacions no com un fracàs, sinó com una experiència que t'ajudarà a entendre millor el teu equip, les seves capacitats i el nivell d'organització.

6. Tingueu paciència

Sí, hi ha coses que són més ràpides de fer pel vostre compte que confiar a algú, i després dedicar temps a respondre preguntes i controlar el resultat.

És important recordar que no sou una orquestra humana, i per treballar eficaçment cal desenvolupar el vostre equip, donar als empleats l'oportunitat de fer alguna cosa nova, ser més competents, aprendre, fins i tot dels vostres errors.

Això vol dir que has de tenir paciència si algú fa massa preguntes o fa una tasca més lent del que esperaves.

7. Dona i demana feedback

Quan s'hagi fet la tasca, assegureu-vos de dir-li a l'empleat com avalueu la seva feina: què us ha agradat i què esteu preparat per elogiar-lo, quins punts es poden millorar, què s'ha de fer per a això i què cal buscar en el futur.

Sigues correcte. No jureu, no aixequeu la veu, no devalueu ni critiqueu sense cap motiu. Assegureu-vos de començar amb elogis i després parleu suaument sobre què cal treballar.

Si la tasca per a la persona era nova i difícil, pregunteu-li com hi va treballar. Què va ser fàcil i què no, què va ser interessant i què no li va agradar gens, com valora ell mateix el resultat, què li agradaria millorar i com pensa fer-ho.

8. No oblidis donar les gràcies

I no només d'un a un, sinó també públicament, sobretot si la tasca no era fàcil. Elogiar la persona davant de tot l'equip, donar-li un dia de descans addicional, marcar com el millor empleat, si l'empresa ho practica.

A més, no us heu d'apropiar dels fruits del treball d'una altra persona. En comptes de dir "jo vaig organitzar la formació de l'equip" o "he preparat l'informe", és millor destacar que ho vau preparar tot junts i que el vostre company va ajudar molt. Les persones agraeixen que es reconeguin els seus mèrits, fent-los més implicats i fidels a l'empresa.