Com programar reunions per fer-les efectives

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

No perdis el teu temps.

Potser no us agraden les reunions, però encara les heu de fer. Aquesta és una part essencial del flux de treball de qualsevol empresa. Una manera de fer que les cites siguin més útils i ràpides és programar-les amb cura. El llibre d'Olga Demyanova, doctora en Economia, “Reunions ràpides i efectives. Des de la preparació fins a l'obtenció del resultat desitjat.

Amb el permís de l'editorial "Alpina PRO" Lifehacker publica un fragment del segon capítol.

Les reunions en si no són un problema. Fins i tot són necessaris i són un atribut gerencial del poder. Cal desfer-se de reunions prolongades inútils i ineficaces.

Els tipus de reunions més habituals:

• setmanal;
• estratègic;
• treballadors;
• informes;
• reunions de planificació;
• pluja d'idees;
• converses i reunions de negocis;
• sessions informatives.

Tots aquests tipus es poden agrupar en quatre grups principals:

1. per durada: ràpid (fins a 30 minuts) i prolongat (més d'una hora);
2. pel nombre de participants: fins a 10 persones o més;
3. per finalitat: laboral, política i informativa;
4. per temps: planificat i no planificat.

Atributs obligatoris de la programació de reunions

Què cal planificar:

• metes;
• agenda;
• llista de convidats;
• horari;
• materials informatius;
• responsable de mantenir el protocol;
• límit de temps per als discursos.

En primer lloc, el líder ha de considerar els objectius de la reunió. Aquest és el punt de partida de l'ordre del dia i la llista de participants, horari i reglament.

Els principals objectius de les reunions:

1. Nova informació - per a la reunió informativa:

• notícies importants i canvis de política;
• discussió de plans i estratègies;
• previsió a curt termini;
• presentació de nous productes i enfocaments;
• discussió del pressupost;
• qüestions de personal.

2. Seguiment d'esdeveniments i presa de decisions operatives - per a reunions periòdiques:

• principals riscos i dificultats;
• paràmetres per avaluar el progrés;
• avaluació dels processos clau i dels canvis necessaris;
• discussió del que està passant: què va bé, què cal millorar;
• lliçons clau i resultats de les accions;
• coordinació d'esforços;
• comunicacions.

3. Motivació - reunions creatives, desenvolupament de nous enfocaments i creació d'equips:

• motivació per a l'acció;
• presa de decisions col·lectives;
• honorant l'èxit individual i col·lectiu.

Així, la finalitat afecta el tipus de reunió i el model d'organització. Per exemple, les sessions informatives difereixen pel nombre de participants i la durada del temps. Els habituals són de caràcter planificat, són més ràpids en el temps i amb un nombre limitat de participants. Les reunions creatives requereixen una preparació especial: organització de mobles (generalment taules separades), te, cafè i ambient informal; no requereixen el compliment del codi de vestimenta.

Matriu d'Eisenhower per classificar preguntes de reunió

Cal recordar que una reunió és una plataforma on es prenen decisions importants i es superen problemes. La matriu d'Eisenhower és el camp on es recullen tots els problemes i preguntes. Es classifiquen segons la importància i la urgència.

	Amb urgència	No tinguis pressa
Important	A	B
No importa	C	D

Quadre A: assumptes importants i urgents

La plaça dels assumptes importants i urgents hauria d'estar buida o petita. Això indicarà que esteu complint la data de venciment. Si hi ha molts casos així, això és un signe de desorganització. Exemples de casos que es poden quadrar:

• casos directament relacionats amb les vostres funcions funcionals i que afecten el vostre rendiment;
• casos, el fracàs dels quals pot crear problemes;
• qüestions relacionades amb la salut i el clima psicològic de l'equip;
• qüestions que afecten la seguretat de l'equip;
• casos, els resultats dels quals s'han de coordinar o presentar a la seva direcció.

Quadrat B: assumptes importants però no urgents

Quan els encàrrecs o els assumptes no tenen urgència i no hi ha una especificitat quan s'han de fer, el mateix marmessor n'assigna el temps. Aquest quadrat inclou totes les coses relacionades amb la vostra funcionalitat a l'empresa, les coses que feu regularment i, per regla general, la seva implementació està lligada al calendari general de l'empresa (per exemple, la preparació de la informes). Les tasques d'investigació que requereixen una certa quantitat de temps també es poden atribuir a aquests casos, però la quantitat dels costos laborals no està clara fins al moment de la finalització. Les tasques de la primera i segona plaça s'han de fer un seguiment constant, per això és aconsellable incloure-les a l'ordre del dia de les reunions.

Quadrat C: negoci urgent però sense importància

Aquestes són distraccions. Sovint, simplement interfereixen en centrar-se en tasques importants i redueixen l'eficiència. Recordeu sempre els vostres objectius i apreneu a distingir entre l'important i el secundari.

Val la pena entrar en aquesta plaça:

• reunions o negociacions imposades per algú del costat;
• discussió de problemes que els subordinats poden resoldre;
• discussió de qüestions no empresarials;
• discussió de temes abstractes.

Quadrat D: assumptes no urgents i sense importància

Els casos d'aquesta categoria no et promouen en projectes, però et distreuen de treballar-hi.

• no aporten cap benefici;
• és útil no tractar-los gens;
• Menjadors de temps.

Per a cada objectiu, el líder fa les preguntes següents:

• Qui té la informació i els coneixements sobre el tema en qüestió?
• A quins interessos afecta aquesta qüestió?
• De qui depèn la decisió?
• Qui necessita saber la informació que es tractarà?
• Qui aplicarà les decisions preses?

Podeu utilitzar la metodologia 99/50/1 a l'hora de programar reunions del projecte.

El líder organitza reunions en tres punts importants del projecte:

• a l'inici - per submergir tots els participants en el ritme del projecte i per a la formació d'equips del grup;
• en una etapa intermèdia: per discutir els resultats del treball realitzat i els ajustos posteriors, si cal;
• a la línia de meta, quan queda per realitzar l'1% del volum total, per a un resum preliminar.

Aquest temps us ajudarà a fer un millor ús del vostre temps a les reunions.

Agenda

L'ordre del dia és un pla de tasques que s'han de resoldre a la reunió. Cal definir clarament el temps de cada discurs, assignar un temps separat per a la discussió i la retroalimentació de tots els participants.

Quan planifiqueu el temps de la vostra reunió, és important tenir en compte el següent:

• la importància del punt de l'ordre del dia;
• el límit de temps per a cada actuació;
• pauses si cal;
• El 20% del temps per a informació addicional important.

L'ordre del dia s'envia a tots els participants de la reunió.

Agenda amb fixació de temps i concreció de discursos

1. Resultats dels treballs de celebració de contractes. Informe d'I. Ivanov (15 minuts).
2. Problemes en el transport de subministraments. Informe d'I. Petrov (15 minuts).
3. Resultats i plans de treball del projecte. Informe de T. Sidorov (20 minuts).

A partir de les 11:00.

Final a les 12:15.

Cal entrenar-se per tenir reunions ràpides i efectives!

Les vostres directrius de temps:

Important i urgent	12 minuts
Important i no urgent	24-36 minuts Urgent i important: 12 minuts: el principi de Pareto funciona aquí: el 20% del temps crea el 80% del resultat, amb una reunió mitjana d'una hora (60 minuts), el temps més productiu és de 12 minuts (20% de 60 minuts). Important i no urgent: normalment planificada. El temps efectiu per a aquestes reunions és de 24 a 36 minuts. Aquí funciona el mètode 60/40, segons el qual, quan s'elabora un pla per al dia, s'ha de deixar lliure el 40% del temps, el 60% s'ha de destinar al treball previst, inclòs el 20% per a "impredictibles" i 20% per als que sorgeixen espontàniament o esdevenen acompanyants. Amb un temps mitjà de reunió d'una hora (60 minuts), el temps per a assumptes planificats importants però no urgents és de 24-36 minuts (40-60% dels 60 minuts).
Sense importància i urgent	Delegació i control per telèfon i altres mitjans de comunicació, no més de tres minuts per al control.
Poc important i no urgent	Delegació i control per part de la direcció, no més d'un minut per delegació.

Llista de convidats

El nombre òptim de participants en reunions ràpides és de 5 a 7 persones. S'accepten entre 8 i 12 persones si el líder de la reunió té habilitats de facilitador.

Per generar idees, establir objectius i volar, la composició ideal no és més de 15 persones.

Hi ha una regla tàcita a Google: el nombre màxim de participants no és superior a 10.

Amazon té una regla de dues pizzes: hi hauria d'haver tantes persones en una reunió com puguis alimentar dues pizzes.

Hi ha una regla 8-18-1800:

• no més de 8 persones - resolent problemes laborals;
• no més de 18 - pluja d'idees, resolució col·lectiva de problemes;
• fins a 1800 persones: informació i oportunitat de comunicar-se.

Un estudi de Bain and Company diu que en els grups de presa de decisions, afegir més de set de cada participant comporta aproximadament un 10% menys d'eficiència.

Les persones directament responsables estan obligades a participar en les reunions.

Apple enumera el nom de la persona responsable al costat de cada tema de la reunió. Així, cada empleat té una àrea clara de responsabilitat en el marc de l'encàrrec assignat.

Si organitzeu reunions sovint, aquest llibre us serà molt útil: Olga Demyanova ofereix 16 mètodes i quatre eines per estudiar que ajudaran a augmentar l'eficàcia de tots els participants en aquestes reunions.