Què és l'auditoria interna i com fer-la

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Les comprovacions no s'han de fer per mostrar, sinó per millorar els fluxos de treball.

Què és l'auditoria interna

En primer lloc, cal esbrinar què vol dir aquesta paraula. En el sentit estricte, que està aprovat per llei, és una inspecció dels estats comptables per a la fiabilitat. Qualsevol auditoria pot ser externa amb la participació d'auditors externs o interna, amb l'ajuda dels nostres propis recursos.

Qualsevol organització que mantingui la comptabilitat requereix una auditoria interna dels documents comptables. És a dir, l'auditoria l'han de fer tots els empresaris, excepte els empresaris individuals.

A la pràctica, el procediment sembla obligatori, però no gaire: no hi ha una normativa clara per a la conducta, i no hi ha responsabilitat per evasió. Moltes persones organitzen una "auditoria de Potemkin": ho anoten tot als documents, però en realitat no comproven res (i en va, però més endavant).

Hi ha diverses categories d'organitzacions que han de realitzar una auditoria d'acord amb totes les normes i informar a l'estat. Però la inspecció ja no és totalment interna: només la poden portar a terme societats d'auditoria o auditors individuals inclosos en el registre del Ministeri d'Hisenda. Aquest procediment és obligatori per a les corporacions estatals, els fons d'inversió, les societats anònimes, els bancs i les organitzacions de microfinances, així com les empreses amb ingressos de 800 milions anuals o amb un actiu de balanç superior a 400 milions al final de l'any. La llista completa és extensa (es pot consultar), però no s'aplica a la gran majoria dels empresaris.

Per tant, ens centrarem en l'auditoria que es prescriu per a la majoria d'empreses.

Per què necessiteu una auditoria interna

Aquest és un bon moment per recordar que l'auditoria té un significat més ampli.

No es tracta només de comprovar els estats financers, sinó també d'inspeccionar les activitats de la vostra organització en el seu conjunt. Per descomptat, cal donar prioritat i atenció prioritària als números. Però si hi ha l'oportunitat d'aprofundir, de submergir-se en els processos, és millor fer-ho.

Els resultats d'aquesta auditoria no són necessaris per presentar-los a les autoritats d'inspecció. Les inspeccions són necessàries principalment perquè els líders empresarials assoleixin diversos objectius:

• Comproveu la fiabilitat dels informes i comproveu com estan realment les coses amb les finances. Això sí, si la feina es fa de manera responsable, ja saps què passa. Però ningú és immune als errors. Una auditoria s'assegurarà que tot està en ordre amb els documents.
• Determinar l'eficiència de l'empresa i les seves divisions.
• Identificar i avaluar els riscos als quals s'enfronta l'organització mentre opera.
• Prepareu-vos per comunicar-vos amb un inversor o prestador. Les conclusions de l'auditoria demostraran eloqüentment com ho està fent l'empresa.
• Cerca articles per estalviar.

Què comprovar durant una auditoria interna

No hi ha restriccions, però presta atenció a aquests punts:

• Estats financers. Ja hem parlat de la importància de revisar els documents comptables, aquí tot queda clar.
• Impostos. Què i quan es paga, els valors es transfereixen a temps al Servei Federal d'Impostos, hi ha mancances, s'ha escollit de manera òptima el règim fiscal, etc.
• Compliment de les lleis i reglaments. Són tots els processos depurats des del punt de vista de la legislació i si els inspectors, si vénen, no trobaran infraccions. A més, val la pena recordar tots els inspectors: bombers, ecologistes, etc.
• Seguretat de la informació. Com s'emmagatzemen els documents i les dades, si els empleats estan entrenats per no ser atacats per intrusos.

Com organitzar una auditoria interna

Hi ha diversos passos bàsics.

Determinar qui realitzarà l'auditoria

La condició principal aquí és la independència. Diguem que demanar a un comptable que comprove els estats financers és estrany per raons òbvies. Ell mateix les va compondre. Necessites algú amb una perspectiva independent. Però al mateix temps, és important que la persona entengui el problema que s'inspeccionarà.

L'auditoria interna la poden dur a terme els empleats de l'empresa, un departament independent, si n'hi ha, o el mateix gerent. També podeu contractar un contractista.

Emetre una ordre del cap

El document ha d'indicar les dates de l'auditoria, indicar qui la realitza i en quines condicions.

Decidiu què voleu de la inspecció

Abans d'una auditoria interna, cal elaborar documents. Enregistren per què s'està duent a terme la comprovació, és a dir, quins objectius voleu assolir. També val la pena prescriure qui farà què, com i què comprovaran els auditors, com han de presentar les seves conclusions. No oblideu indicar amb quins criteris es valorarà l'actuació dels inspectors. Això és especialment important si hi participa un contractista i heu de pagar amb ell.

Procedir a comprovar

Les persones responsables revisen documents, parlen amb els empleats, fan el que se'ls requereixi.

Elaborar un informe d'auditoria

Si parlem d'un informe d'auditoria basat en els resultats de la comprovació de documents comptables, elaborat d'acord amb totes les normes, hauria de contenir:

• el nom "Informe de l'Auditor";
• una indicació del client - a qui es lliurarà l'informe;
• dades de l'empresa auditada;
• informació sobre l'inspector;
• llista de documents que s'han comprovat;
• dades sobre el treball realitzat pels auditors;
• informació sobre infraccions detectades;
• la data de la conclusió.

En general, us podeu guiar per aquest pla. O organitzar-lo de manera diferent, si es tracta d'un document d'ús exclusiu intern.

Reviseu l'informe i decidiu què fer a continuació

Si l'auditoria no es realitza per mostrar, s'ha d'analitzar la informació rebuda i entendre com és. Per exemple, alineeu els documents amb les lleis o reconstruïu processos en un departament ineficaç.

Tanmateix, és important no tallar-se des de l'espatlla. Cal no només estudiar l'informe, sinó també entendre com i per què poden aparèixer els errors que s'hi descriuen. També cal tenir en compte que de vegades els auditors s'esforcen massa per trobar defectes i, com a conseqüència, troben problemes on no n'hi ha. En general, no us precipiteu a castigar i perdonar sense comprendre.

Amb quina freqüència cal fer una auditoria interna?

Les condicions les fixa el responsable de l'empresa. De fet, cal partir de les especificitats de l'empresa i les seves necessitats. Per exemple, si l'organització és petita i hi ha pocs documents, i per a la verificació cal treure part dels empleats del seu treball directe, gairebé no és necessari realitzar una auditoria sovint. Bé, si és una empresa enorme, potser val la pena fer inspeccions diverses vegades a l'any.