5 consells per ajudar-vos a organitzar la vostra jornada laboral

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Trucs senzills que us estalviaran si constantment no teniu prou temps per a res.

1. Prioritzar

Hi ha una manera molt senzilla però eficaç de classificar els vostres assumptes segons la urgència i la importància. Aquest és un circuit anomenat matriu d'Eisenhower. Va ser inventat per Dwight D. Eisenhower, president nord-americà, general de l'exèrcit dels EUA i només una persona molt productiva.

Tinc dos tipus de coses: urgents i importants. Les coses importants poques vegades són urgents, i les urgents poques vegades són importants.

Dwight D. Eisenhower

La matriu d'Eisenhower té quatre seccions. L'eix horitzontal mostra la urgència del cas, i l'eix vertical mostra la importància. La matriu us permet organitzar fàcilment totes les vostres tasques en categories: "No urgent i no important", "Urgent però no important", "Important i no urgent" o "Urgent i important".

Intenteu donar prioritat a la matriu d'Eisenhower i us sorprendrà el temps que dediqueu a coses urgents però no molt importants. Per exemple, missatges interminables de companys o trucades telefòniques que només us distreuen de les tasques urgents.

Fes temps per a les coses correctes. Si hi ha alguna cosa important i urgent, feu-ho immediatament. Planifica les tasques importants, però no urgents, estima el temps aproximat per a la seva realització i decideix quan ho faràs. Els assumptes poc importants però urgents es poden delegar en una altra persona. Posar tasques no urgents i sense importància per a més endavant o rebutjar-les del tot.

2. Fes temps per al treball profund

El capitalista de risc Sam Altman va dir una vegada: "La distracció digital és un dels problemes psicològics més grans del nostre temps". Penseu-hi: comprovem els nostres telèfons intel·ligents de mitjana 50 vegades al dia. I, segons el científic i escriptor Cal Newport, això afecta significativament la nostra capacitat de pensar amb claredat i de ser creatius.

En el seu “Treballar amb el cap. Patrons d'èxit d'un especialista en TI "introdueix el concepte de" Treball profund ". Aquest tipus de treball implica concentració i immersió completa en una tasca concreta. Sense distraccions: màxim esforç i concentració. Aquesta és l'única manera de realitzar tasques realment difícils amb el nivell de qualitat adequat.

Newport cita les tàctiques utilitzades pel seu col·lega, el professor de la Universitat de Pennsilvània Adam Grant. Dedica el semestre de tardor a la docència, i la primavera i l'estiu a la recerca, i mai no barreja els dos. Durant una intensa investigació, el professor s'exposa a un aïllament total perquè els estudiants no interfereixin amb ell.

És probable que no tingueu l'oportunitat d'anar pel mateix camí i amagar-vos de fonts d'irritació durant diversos mesos. No us desanimeu: no cal que us submergiu en un "treball profund" durant un semestre sencer. Newport crea el teu propi horari en funció de les teves preferències personals.

Decidiu a quina hora us sentiu amb més energia i més alerta, i feu la feina més difícil exactament aleshores, apagant el telèfon intel·ligent i negant-vos a comprovar el correu electrònic. Per exemple, el mateix Newport comença a treballar d'hora al matí, però mai ho fa després de les 5:30 de la tarda.

3. Estimar hores de reunió

Paul Graham, cofundador de la incubadora d'empreses Y Combinator, que hi ha dos tipus d'horaris de treball: l'horari del "gerent" i el del "creador".

La primera opció és per a organitzadors i caps. Segons la seva opinió, el temps de treball és fàcil de gestionar. Heu de dividir el dia en intervals horàries. I quan apareix una tasca nova, només hi dediques un parell d'hores, marcant-la a l'organitzador. Així, si el "gerent" necessita programar una hora per a una reunió d'empresa o una pluja d'idees, mira el seu calendari, troba una hora desocupada i reuneix els seus companys.

Però per als "creadors" aquestes reunions, fins i tot les planificades amb antelació, són un desastre. Al cap i a la fi, les persones creatives, programadors, escriptors o artistes, no divideixen la seva agenda com a "gerents". Normalment han d'utilitzar almenys mig dia per completar les tasques, i en una hora només s'escalfen en el millor dels casos. I quan, en plena activitat laboral, els “creadors” han de trencar-se i anar a una reunió amb els companys, cauen del seu ritme i aleshores els costa molt tornar a la tasca.

L'agenda del gestor i la del creador funcionen bé per si soles. Però quan es creuen, comencen els problemes.

Paul Graham

Per tant, si ets directiu, informa amb antelació dels teus subordinats quan és millor organitzar reunions conjuntes per no interrompre la feina a les persones en els moments més inoportuns.

4. Controla el teu consum d'energia

Tony Schwartz i Jim Loer a Life at Full Power! argumenten que el principal recurs per a un treballador productiu no és el temps, sinó l'energia. Pots dedicar-te un dia sencer a una tasca difícil, però si et falta la força física i mental, t'estancaràs i no faràs res útil. Però quan tens prou energia interna, pots fer front a un assumpte difícil en un parell d'hores i dedicar la resta del dia a una cosa més senzilla.

Schwartz i Loer distingeixen quatre tipus d'energia: física, emocional, mental i espiritual. I si us perdeu algun d'ells, la vostra productivitat baixarà.

• Energia física afecta directament la vostra capacitat de reaccionar davant l'entorn i prendre les decisions correctes. La manca d'aquest recurs s'associa a una mala alimentació, falta de son i fatiga.
• Energia emocional afecta la capacitat de gestionar adequadament les emocions en situacions d'estrès.
• Energia mental et permet centrar-te en una tasca i no distreure't. Una persona amb una gran quantitat d'ella pot concentrar-se fins i tot en una situació estressant, quan tothom al seu voltant està intentant distreure'l.
• Energia espiritual et permet veure l'objectiu en les teves activitats per tal de mantenir la motivació. Fomenta l'entusiasme, la tenacitat i el compromís.

Per mantenir els quatre indicadors al nivell adequat, mengeu bé, dormiu prou i feu exercici (l'exercici estimula l'activitat cerebral). I utilitzeu tècniques senzilles per reposar energia.

La vida no és una marató. La vida és una sèrie d'esprints.

Tony Schwartz

Un bon mètode per alternar el treball d'immersió completa i el descans breu és la tècnica Pomodoro, que encaixa perfectament amb el concepte de Deep Work de Cal Newport. El principi és senzill: mesurem 25 minuts amb un temporitzador i fem una tasca important tot aquest temps sense distraccions. A continuació, un descans de 5 minuts. Durant aquest temps, reposem energia. Després repetim el cicle quatre vegades més i fem un llarg descans durant 20 minuts.

5. Menja granotes per esmorzar

A tothom li ha passat mai així: us trobeu amb alguna tasca que heu de completar, però realment no voleu fer-la. Comences a ajornar-ho i, a mesura que s'acosta el termini, cada cop et penja més, distreu-te d'altres coses i et torna a preocupar-te.

El popular escriptor Brian Tracy anomena aquests problemes "granotes". I recomana no ajornar-los per més tard, sinó fer-los el més aviat possible.

Si menges una granota al matí, la resta del dia promet ser meravellós, ja que el pitjor d'avui ha passat.

Mark Twain

Després de lliurar-se d'una tasca difícil, sentiràs satisfacció, rebràs un impuls d'energia positiva durant la resta del dia i podràs passar als següents elements de la teva llista amb la consciència tranquil·la.