Per què ens perdem terminis i com aturar-ho?

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Si us entristeix el fet que mai no teniu temps d'enviar el vostre treball a temps, llegiu urgentment aquest article. Expliquem per què els terminis incomplerts no són culpa teva i t'expliquem com seguir complint els terminis.

M'encanten els terminis! Sobretot el xiulet amb què trenquen.

L'escriptor Douglas Adams

Tots sabem l'important que és la planificació per a un treball eficaç. De vegades estem literalment obsessionats amb ell. Però quan arriba el moment de començar a implementar la llista de tasques, comencem a posposar-les, aguantant fins a l'últim moment, o fins i tot alterant completament els terminis. Això passa a tothom en major o menor mesura. I això té una justificació, que rau en les peculiaritats del nostre pensament.

Per què ens perdem terminis?

És possible que hagis escoltat la història de l'Òpera de Sydney, que estava previst que s'acabés el 1963 amb 7 milions de dòlars australians i que finalment es va acabar només 10 anys més tard, el 1973. A més, el disseny original del teatre ha sofert nombrosos canvis i l'edifici s'ha fet més petit i, com a resultat, es van gastar 102 milions de dòlars!

Els dissenyadors han caigut en un error generalitzat: van jutjar malament quant de temps trigaria una tasca. Una vegada i una altra, van haver d'endarrerir els terminis i canviar el pla de treball perquè no tenien en compte els problemes que afectaven la velocitat del projecte.

El nostre pensament està estructurat de manera que planifiquem el temps i els diners necessaris si tot va segons el millor escenari.

Però inevitablement hi ha obstacles en el camí, com a resultat dels quals el volum de treball augmenta ràpidament. Aleshores expliquem els terminis incompliments pel fet que s'han produït imprevistos, i no pel fet de no poder tenir en compte la possibilitat que es produeixin en la fase de planificació.

Per què necessitem terminis de totes maneres?

Els terminis estrictes no només es trenquen constantment, sinó que també generen molt d'estrès als participants del projecte, així que potser és millor rebutjar-los? No. Sovint, tenir una data límit és l'única raó per la qual una feina es posa en marxa.

Anteriorment, la paraula límit s'utilitzava per descriure la línia al voltant de la presó, més enllà de la qual els presos no podien intercedir, ni de dia ni de nit, sota pena de rebre immediatament una bala.

Ara els terminis estan associats exclusivament amb el treball, i el seu fracàs no amenaça l'execució de tot el departament. Però l'essència segueix sent la mateixa: la data límit és de vida o mort per a la vostra productivitat o projecte.

L'obra omple el temps destinat.

llei de Parkinson

Qualsevol tasca trigarà el temps que la dediqueu. És per això que de vegades ens preguntem amb quina rapidesa podem fer alguna cosa. Per la mateixa raó, sovint ens trobem al límit de les possibilitats en els últims minuts per acabar el que estava assignat durant diversos dies o fins i tot setmanes.

Tenint en compte la llei de Parkinson, entenem que si no fixem el termini per a la realització de la tasca, ho farem per sempre!

Com superar els terminis constants

Com fer front a una mala planificació i aprofitar la presència de terminis? Serà molt difícil, perquè haurem de lluitar contra els errors sistemàtics del nostre pensament. Però saber com els terminis canvien el nostre comportament ens pot ajudar a ser més productius.

Començament brillant

Quan distribuïu la càrrega de treball al llarg d'un mes, una setmana, fins i tot un dia d'antelació, puntueu l'inici del període el més ajustat possible i descarregueu la resta del temps fins a la data límit tant com sigui possible.

Centreu-vos primer en les tasques més difícils, importants i que requereixen temps del projecte. Encara els faràs més temps del que esperaves. Humilia't. Però gràcies al teu inici actiu, al final del període tindràs el temps que dedicaràs a resoldre problemes no planificats i a completar tasques.

A la vigília de la data límit, no caldrà submergir-se de cap en noves tasques complexes, trobant-se amb esculls que encara no coneixeu.

Termini addicional

Per tu mateix, establiu una data límit un parell de dies abans que la real. Això és el que aconsella el venedor Matthew Guay de Zapier. Ideal si no saps quant de temps tens des de la teva data límit personal fins a la teva real: un o tres dies. Però aquesta situació està mal presentada. Per descomptat, encara recordaràs quant de temps et queda, així que caldrà força de voluntat per no interrompre els teus terminis.

Obteniu algun tipus de recompensa per a vosaltres mateixos si feu la feina en el termini. Tanmateix, la satisfacció de les tasques realitzades a temps serà una bona recompensa.

Declaració pública

"Jo juro solemnement acabar l'article a les cinc de la nit": no ho digueu al cap, sinó en veu alta a tota l'oficina. Ara la teva autoestima ha entrat en joc. Què serà més dolorós per a tu: obligar-te a treballar activament o no complir els terminis i admetre en veu alta el teu fracàs?

L'escriptora Evelyn Waugh, que s'embarca en la seva nova novel·la, Return to Brideshead, ha declarat públicament: "Estic començant un nou llibre i l'escriuré d'aquí a tres mesos". No va complir el termini i en diverses ocasions, de nou públicament, va demanar l'ajornament del termini. No obstant això, va acabar la novel·la amb força rapidesa, perquè sabia que els lectors recorden la seva promesa i esperen que es compleixi.

Recordatoris constants de la data límit que s'acosta

Si comencem a treballar en un projecte gran, el període de temps sol ser força llarg. La data límit es converteix en una mena d'abstracció, en algun lloc, algun dia. Com més a prop estigui, més clarament ens adonem de quant de temps ens queda i podem comparar més adequadament la seva quantitat i la quantitat de treball restant.

Establiu-vos recordatoris periòdics que us portaran constantment a la realitat, notificant-vos que el dia X s'acosta:

• la data de venciment caducarà en un mes;
• setmana;
• tres dies;
• dia;
• 8 en punt.

Sí, és estressant, serà molest. Però potser aquesta és l'única manera d'impulsar-te?

Qualsevol negoci sempre triga més del que s'esperava, fins i tot amb la Llei de Hofstadter.

la llei de Hofstadter

Aquesta llei recursiva còmica de Douglas Hofstadter, Ph. D., parla de la impossibilitat de programar terminis. Els terminis estan literalment fets per frustrar-se. Esperem, però, que els nostres consells us ajudin a evitar portar les coses al punt de ruptura, on l'incompliment constant dels terminis és extremadament perjudicial per a la vostra reputació laboral i us posa en un estat d'estrès constant.