Com fer un horari per a cada dia i mai trencar-lo

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

El temps és, sens dubte, el recurs més valuós que tenim. Per tant, les habilitats de gestió del temps són fonamentals. Però fer un bon calendari no n'hi ha prou. Aquests consells t'ajudaran a redactar-lo perquè no vulguis trencar l'ordre establert.

El vostre benestar, productivitat, bon humor depèn de com gestioneu el vostre temps. Utilitzeu aquests consells i creeu un calendari que seria gairebé un pecat mortal trencar.

1. Cal treballar sense interrupcions

Si us dediqueu principalment al treball intel·lectual (per exemple, sou dissenyador, enginyer, escriptor, científic), cal centrar-vos en la tasca que teniu a l'abast i captar l'anomenat flux. Per treballar bé i productivament, deixeu a l'horari intervals clars durant els quals no us distreureu, no us interrompreu ni abandoneu el vostre lloc de treball. Utilitzeu aquestes finestres de temps només per treballar.

La quantitat de temps òptima és fàcil de calcular segons la regla suggerida pel gestor de Facebook, David Gillis.

El vostre horari setmanal hauria de tenir almenys sis llacunes, almenys tres hores i mitja de durada, reservades estrictament per al treball sense parar.

És difícil, però cal esforçar-s'hi. Bàsicament, has de treballar tres hores i mitja cada dia fins a l'hora de dinar. I troba un dia en què treballaràs tres hores i mitja sense parar i a la tarda.

Revisa la teva agenda. Hi ha un lloc per implementar aquesta norma? Si no hi ha lloc, tens un problema. I cal que ho solucionis urgentment.

Què passa si no seguiu aquesta regla?

• No seràs productiu.
• Haureu d'acabar la feina fora de l'horari, a la nit o passar-hi els caps de setmana.

Òbviament, no duraràs gaire en aquest estat. Així que intenta reorganitzar el teu horari per adaptar-se a la regla. Per fer-ho, podeu:

• reprogramar les reunions perquè no et distreguin de la feina;
• trobar un dia durant el qual no hi haurà reunions, ni reunions, ni reunions de planificació;
• parla amb el teu responsable: segur que està preparat per optimitzar el teu dia perquè treballis de manera més eficient.

Un cop hàgiu elaborat un calendari que defineixi estrictament aquests blocs de temps, tracteu-lo com si fos una joieria de l'àvia. Vaca sagrada. Ampolla de vi col·lecció.

Perquè sigui més fàcil seguir el nou horari, explica per què el necessites. Establiu-vos un objectiu. Per exemple, digueu: "Vull acabar un projecte en una setmana".

Serà fàcil i agradable per a tu treballar. Troba un lloc còmode, desactiva les notificacions al teu telèfon, pren un cafè. Agafa el flux i participa en el procés.

2. Revisa la teva agenda setmanalment

Decidiu les vostres prioritats

El vostre horari hauria de tenir una finestra de 30 minuts programada per dilluns. Aprofiteu aquest temps per revisar el vostre calendari per a la setmana vinent. Decidiu quins tres objectius principals heu d'aconseguir en els propers set dies. Quines són les teves prioritats?

Assegureu-vos de comprovar totes les cites d'aquesta setmana. No han d'interrompre els blocs de temps de treball.

• Si esteu convidats a participar en un acte del qual no coneixeu res, escriviu a l'organitzador i demaneu el programa de l'esdeveniment.
• Si teniu una reunió programada amb una persona, però no teniu res a parlar aquesta vegada, cancel·leu-la.
• Si teniu programada una reunió o presentació, programa també un temps de preparació.
• Si no hi ha cap reunió programada, però tens algunes preguntes importants per a una persona o un equip, programa una reunió, reunió o almenys una trucada telefònica.

La planificació activa no és fàcil. Però a canvi, tindreu la agradable sensació de control total del vostre temps durant set dies.

3. Pregunteu-vos si és així com heu de ser en aquesta reunió

Reunions, reunions, presentacions: tot això us consumeix molt del temps. Normalment, aquests esdeveniments estan programats de manera inconvenient i són completament ineficaços. Per què són necessaris?

Per què hi apareixem?

• No volem molestar l'altra persona. Ha fet una cita per a tu, la qual cosa vol dir que ha de parlar d'alguna cosa. De mala gana, acceptes venir a la reunió, sacrificant els teus assumptes importants.
• Ens sentim implicats en el procés. Per exemple, si tot l'equip es reuneix per discutir un projecte, sents que definitivament hauries de venir. En cas contrari, els teus companys de feina pensaran que no ets tan dedicat com els altres.
• El desig d'estar al corrent. Si la reunió sembla important (per exemple, algú de la direcció hi serà present o està previst que es prengui una decisió fatídica), és clar que voleu ser-hi.

De fet, la vostra eficiència podria ser més alta si us quedeu al lloc de treball i no us separeu del procés. Com saps a quina reunió has d'assistir i a quina pots saltar-te? Utilitzeu aquesta regla.

Heu de venir a la reunió si:

a) està segur que la seva presència afectarà el resultat de la reunió, b) augmentaràs la teva eficàcia amb aquesta reunió.

Per veure si la teva presència afectarà el resultat de la reunió, pregunta't si parlaràs de la teva feina o si vols seure en silenci. Potser hi haurà algú a la sala que pugui expressar la vostra opinió amb més confiança i millor.

Per veure si sereu més efectius després d'aquesta reunió, pregunteu-vos si aprendràs alguna cosa nova en aquesta reunió. Si no apreneu res de nou, no teniu intenció de fer preguntes, no parleu del vostre treball i, per tant, no espereu crítiques constructives, és poc probable que la vostra eficàcia augmenti.

Si ni en el primer ni en el segon no et pots explicar per què has de venir a aquesta reunió, salta-te-la. El teu temps és limitat i has d'utilitzar cada minut amb prudència.

4. Fes efectives les teves reunions

Algunes reunions i cites poden ser més eficients i productives. Comproveu si el vostre esdeveniment laboral compleix aquests criteris i responeu algunes preguntes.

• Hi ha un ordre del dia i un objectiu clars de la reunió. En cas contrari, demaneu a l'organitzador que anunciï exactament què cal aconseguir al final de la reunió.
• Hi estan presents els que no assisteixen a la reunió? Com més gran sigui la reunió de planificació, més costa a cada membre de l'equip, més habilitats i habilitats es requereixen del líder.
• Podríeu dividir una reunió gran en diverses reunions més petites? Així, tot l'equip treballarà durant la reunió, expressarà la seva opinió, comentarà la feina feta.
• La discussió va a un costat? Feu un seguiment del temps: quan canvia el tema de la conversa, és fàcil distreure's i oblidar quants minuts queden per al final de la reunió. No et permetis perdre el teu preciós temps de manera tan irreflexiva. Recordeu als vostres companys: "Ens queden 10 minuts i no hem tocat alguns temes".

5. Deixa temps per a l'estudi i la creativitat

No totes les tasques importants s'han de completar amb urgència. Però assegureu-vos de programar una hora per a aquestes activitats.

Depenent de l'objectiu que et plantegis, deixa una finestra per a l'estudi, la creativitat o la recerca d'inspiració. Pot ser bastant petit, només un parell d'hores. Però d'aquí a uns anys, et diràs gràcies a tu mateix per aquestes hores feliços. Fins i tot una inversió tan petita generarà beneficis en el futur.

Per exemple, m'agrada molt dibuixar i crec que aquesta habilitat no es pot perdre. Per tant, al meu horari hi ha dues hores destinades només per dibuixar. Pinto diumenge, que és el dia menys ocupat de la meva agenda. Això és suficient per divertir-se i no oblidar com agafar un pinzell a les mans.

6. Recorda: has de fer tot el que has planejat

Independentment de si t'agrada fer-ho o no.

M'encanta molt la doble hamburguesa amb formatge, però la menjo molt menys sovint que les amanides, els cereals i les sopes. Simplement perquè menjar hamburgueses dobles amb formatge tot el temps no serà saludable i fort. De vegades és molt difícil forçar-se a menjar el menjar adequat. Però aquestes debilitats s'han de superar, perquè és bo per a la teva salut.

El mateix passa amb el vostre horari. Fes el que vulguis. Fes el que t'agrada no tant, sinó el que és bo per a tu, la teva carrera, salut, desenvolupament. Els elements de la vostra agenda van aparèixer per un motiu: ja hem descartat tot el que no és necessari, només hi ha allò que us ajudarà a millorar.

Ara l'horari no es pot infringir.