5 errors principals en la gestió del temps que ens impedeixen poder fer-ho tot

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Fem una llista de tasques i intentem respectar el calendari sigui el que passi. Però per molt que ho intentem, encara apareixeran tasques noves i urgents. La llista s'està fent més llarga i no podem treure la sensació que el temps se'ns escapa literalment de les mans. Així que anem a esbrinar quins errors cometem més sovint i com gestionar correctament el nostre temps.

1. No prioritzem

Per descomptat, una llista de tasques pendents és una manera eficaç d'organitzar els vostres pensaments sobre el que cal fer. Però si no prioritzeu, el més important simplement pot perdre's de vista. Heu d'entendre la direcció, el propòsit de la vostra activitat i no saltar d'una tasca a una altra. Una priorització inadequada pot dir molt sobre l'entorn laboral actual.

Moltes persones que treballen en equip se senten incòmodes quan els seus caps o companys els demanen que facin alguna cosa: posposen les seves tasques actuals, no prioritzen i després no compleixen el seu horari. Per tant, si estàs planificant el teu dia, setmana o mes, pregunta't quina és la tasca més important per a tu durant aquest període.

Sovint passa que treballar en una tasca important pren tots els pensaments i, gradualment, desemboca en la procrastinació. Perquè normalment requereix un esforç mental seriós i un enfocament total. És molt més temptador fer petites tasques de cinc minuts durant tot el dia que una gran tasca que no és fàcil, tot i que al final aporta molt de rendiment.

2. Sobrevalorem la nostra força

Sobreestimar les vostres capacitats és un pecat ben conegut en la gestió del temps. Quan penses que una tasca trigarà un parell de minuts com a màxim, però consumeix almenys mitja hora. Per evitar aquesta situació, abans de començar a treballar, anota en algun lloc quant de temps hi dedicaràs.

Si la tasca triga entre 25 i 30 minuts, assegureu-vos de col·locar-la a l'horari.

Un altre consell: pensa dues vegades quant de temps pot trigar la tasca.

Si estàs segur que el treball dura 30 minuts, reserva una hora en el teu horari per motius de seguretat. En cas contrari, podeu convertir-vos en un d'aquests desafortunats addictes al treball que treballen tota la nit.

Al començament del dia, dediqueu 10 minuts a comprovar el vostre horari. Fet: 10 minuts de planificació al matí t'estalviaran una hora durant la teva jornada laboral. Però no carregueu tota la vostra agenda, recordeu deixar una mica de temps lliure per a tasques noves i/o inesperades.

3. Distret

L'atenció distreta és la principal causa de la procrastinació. I sobretot, les xarxes socials i el correu ens distreuen de la feina. Per evitar-ho, us recomanem que desactiveu les notificacions de la safata d'entrada quan intenteu centrar-vos en els matisos d'una tasca o que especifiqueu un interval per a les notificacions, per exemple, cada tres hores. Això us ajudarà a no deixar-vos distreure amb les cartes cada dos minuts.

Una altra bona manera de fer-ho és reservar un temps especial a la vostra agenda que dedicareu a treballar amb les vostres bústies d'entrada. Revisar constantment el teu correu vol dir prestar-hi poca atenció: escaneges la carta ràpidament i amb la mateixa rapidesa envieu una resposta, sovint inexacte i amb errors ortogràfics. Disculpar-se i tornar a explicar el que realment vols dir és una pèrdua de temps que es podria haver evitat.

El desordre també pot distreure molt. Carpetes escampades amb papers a l'escriptori, caos en el material d'oficina, notes que no es poden trobar en aquest embolic… Fes que sigui una regla netejar el teu escriptori cada cop al final de la setmana i llençar sense pietat els papers que no són útils per a vostè i és poc probable que sigui necessari.

4. Creiem que comptar el temps dedicat és innecessari

Hi ha dues maneres d'alliberar temps: ignorar les tasques noves o racionalitzar-ne l'ús. Però fins que no comencis a fer un seguiment de quant de temps dediques a una activitat concreta, no sabràs quin mètode és adequat per a tu.

Durant una o dues setmanes, intenteu fer un seguiment del temps que dediqueu a les tasques de treball. Això us ajudarà a veure i analitzar com passeu el vostre temps i, en el futur, evitar els vostres propis errors.

Estàs constantment interromput per trucades telefòniques o trucant a la teva porta? Passes massa temps a Internet o revisa el teu correu massa sovint? Vegeu quant de temps trigueu a fer aquestes tasques improductives i desenvolupeu una estratègia per ignorar-les o reduir-ne el nombre.

5. Creiem en la multitasca

Els experts en gestió del temps diuen amb una sola veu: no existeix la multitasca. El que comunament es coneix com a "multitasking" és en realitat llançar d'una tasca a una altra, i no hi ha res de bo.

Per obtenir el millor resultat, heu de concentrar-vos en una tasca, configurar un temporitzador i treballar-hi només a l'hora designada.

Repetiu-vos com un mantra: "Ara mateix acabaré aquesta tasca" i no passareu d'una tasca a una altra.