Una manera no òbvia però funcional de reduir el temps d'enviament

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

Per optimitzar el temps que dediqueu a treballar amb el vostre correu, no intenteu posar els vostres correus electrònics en perfecte ordre. Tot és molt més senzill, diu un empleat de MailChimp. Un parell de passos senzills, i només necessitareu una hora i mitja al dia per tractar totes les cartes.

Jon Smith, de l'equip d'assistència de MailChimp, ha descobert la fórmula de correu electrònic perfecta per prova i error. Primer, va crear moltes carpetes, després va suprimir-ne totes, però cap d'aquests enfocaments va funcionar. I després va arribar a un sistema completament diferent.

Malgrat que les respostes a les cartes són gairebé centrals en la seva feina, va poder reduir el temps dedicat a diferents accions amb correu a una hora i mitja al dia. Va descobrir que fins i tot quan la bústia està plena de cartes, un parell d'accions senzilles poden canviar les coses.

En què no hauries de perdre el temps

Com diu en Joan, al principi va intentar classificar les cartes i va crear tota mena de carpetes: per als missatges del cap, per a informació de projectes diversos, missatges sobre els quals calia fer alguna acció, etc. Creia que això li hauria d'ajudar a estalviar temps. Però de fet, va començar a dedicar més temps a intentar memoritzar el seu sistema de classificació i menys temps a l'obra en si.

Per exemple, vaig rebre un missatge del meu cap sobre un projecte en el qual estava treballant, i aquest missatge també m'obligava a fer determinades accions. En quina carpeta s'ha de col·locar? I quina era la probabilitat que recordi on buscar aquesta carta més tard?

John Smith

Així que en John va decidir desfer-se de totes les carpetes, i el seu correu regnava un caos complet. La manca d'un sistema no era millor que un sistema massa complex. Aleshores, John va decidir reconsiderar una vegada més la seva manera de treballar amb el correu. Va decidir ordenar les cartes no per tema, sinó pel tipus d'acció que havien de fer. Aquí teniu com fer-ho.

No et compliques massa

Només deixeu a la vostra safata d'entrada només els missatges als quals heu de respondre. Les més importants, si no les podeu esbrinar de seguida, marqueu-les com a no llegides.

Potser això us semblarà il·lògic, perquè les coses més ardents s'han de fer el més aviat possible. Ho és, i de vegades és realment necessari respondre immediatament a aquests missatges. Però marcant missatges importants sense llegir, definitivament no els perdreu a la massa general. A més, d'aquesta manera no haureu de moure aquests correus electrònics: es queden a la vostra safata d'entrada i continuen cridant l'atenció fins que els arribeu.

Intento assegurar-me que més de 60-70 missatges no s'acumulin a la meva bústia de correu alhora. Aquest és exactament el nombre de lletres que puc manejar fàcilment d'una sola vegada.

John Smith

Creeu un programa de correu regular per a vosaltres mateixos

En John dedica una hora cada matí per netejar la bústia. Com ja s'ha dit, sovint deixa missatges urgents "sense llegir". John consulta ràpidament els butlletins i les comunicacions internes de l'empresa i respon a tants missatges no urgents com pugui gestionar dins d'aquesta hora.

Quan l'hora d'enviament arriba a la seva fi, John Smith no tanca la bústia, però hi presta molta menys atenció. A mesura que arriben missatges nous, escaneja ràpidament el seu contingut i els noms dels remitents per prioritzar-los. Si es pot respondre un missatge sense interrompre altres activitats durant molt de temps, en John ho fa. Però no torna a enviar correus.

Cap al final de la jornada laboral, en John reserva 30 minuts més per dedicar-los exclusivament a treballar amb el correu. En aquest moment, està compromès amb cartes que li obliguen a prendre qualsevol acció: aprovar, escriure una resposta detallada o prendre qualsevol decisió. És llavors quan para atenció als missatges que marcava com no llegits.

Podria passar molt més temps treballant amb el correu, però aquestes limitacions de temps m'ajuden a concentrar-me millor i a ser més productiu.

John Smith

Classifica els correus electrònics per tipus de resposta

Per a alguns missatges, en John encara va crear carpetes separades. Certes cartes que no marca no llegides, les distribueix només en dues direccions. Missatges que requereixen qualsevol acció o resposta d'un company (no necessàriament urgents), John col·loca a la carpeta "Per fer". És per a correus electrònics que es poden tractar l'endemà o més tard a la setmana.

Cartes encara menys urgents en John passa a la carpeta "Llegir". A més, utilitza filtres especials que col·loquen automàticament el butlletí en aquesta carpeta. Només calen un parell de minuts per instal·lar els filtres, però aquest senzill pas us estalviarà molt de temps i esforç més endavant.

Si utilitzeu aquest mètode, obtindreu tres carpetes actives, que es diferencien en la urgència de respondre als missatges: Safata d'entrada amb missatges no llegits, Per fer i Llegir.

Arxivar missatges

Per a tota la resta, John Smith utilitza la funció d'arxivar missatges. Això l'ajuda a netejar la bústia i el cap de tasques innecessàries.

Tan bon punt llegeixo el missatge i prenc les accions necessàries, ja sigui una notícia de l'empresa o un butlletí al qual m'he subscrit, l'arxivo.

John Smith

Si un missatge conté informació important que en John voldria conservar per a futura referència, marca el missatge arxivat amb un asterisc perquè es pugui trobar més ràpidament.

Aneu especialment amb compte quan decidiu suprimir una publicació

En John rarament utilitza la funció d'eliminació de missatges. Aquesta és una lliçó que va aprendre de la pràctica real. Un dia, en John va esborrar un missatge d'un company que contenia informació que en aquell moment no considerava important. Després que aquest empleat abandonés l'empresa, John necessitava informació d'aquesta carta. Llavors es va adonar que estava en problemes.

Després d'això, vaig començar a esborrar només aquelles lletres que definitivament no em seran útils en el futur. No us ofediu, benvolguts companys, que m'envieu gifs simpàtics amb gats, però aquests són els missatges que acaben a la "Paperera".

John Smith

Per arribar a aquest sistema, John Smith va provar molts enfocaments diferents que no eren prou efectius per a ell. Va provar els mètodes que utilitzaven altres persones, però molt aviat es va adonar que havia de provar alguna cosa diferent. John va arribar a la conclusió que qualsevol sistema només funciona quan s'adapta bé a les condicions del vostre treball particular.

Proveu aquest mètode o trobeu alguna cosa pròpia. És possible que trobeu una manera de passar encara menys temps al correu.