David Allen: Com posar en ordre la teva vida

2024 Autora: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 03:49

David parla del flux d'informació que ens envolta i de com fer front a les sobrecàrregues d'informació, si realment existeixen.

Aposto, David, que la majoria de la gent que llegeix aquest article ara se sent empantanada en els negocis: correu, missatges de text, trucades telefòniques, les 24 hores del dia. L'estrès ha pres altres formes avui?

La gent ara se sent aclaparada perquè no experimenten l'estrès real que van experimentar els nostres avantpassats durant un període força llarg de la història. L'objectiu principal era sobreviure. I el que és interessant, va ser precisament aquesta situació de crisi la que va fer que una persona es comportés amb més calma: recopilar i processar informació ràpidament, prendre decisions ràpidament i escoltar la seva intuïció. Es van centrar només en una cosa: sobreviure a qualsevol preu!

Però quan ets privat d'aquesta crisi, el món que t'envolta comença a aclaparar-te de petiteses, et trobes al centre d'una riuada: els impostos han augmentat, el fred ha torturat, la impressora mastega el paper… I tota aquesta brossa. des dels nostres dispositius electrònics les 24 hores del dia, els 7 dies de la setmana!

Per fer front a aquest flux, hem de recuperar la nostra capacitat per prendre decisions ràpides i destinar recursos limitats. En general, res ha canviat des de l'antiguitat. L'única diferència és quantes decisions més la gent ha de prendre ara.

Si no pots centrar-te en alguna cosa, has d'aprendre a discernir què és important per a tu ara al teu món. Com prioritzem totes les escombraries que ens envolten? Necessites mapes mentals per guiar-te. Hi hauria d'haver un mapa que t'indiqui què hauries de fer en els propers tres anys i què en els propers tres minuts. I aquestes són cartes diferents. Bàsicament, el vostre calendari també pot fer una gran feina. El més important és que respongui a la pregunta: a què he de prestar atenció ara?

Quines eines utilitzeu personalment per ser més productiu?

Estic utilitzant Lotus Notes perquè l'estem utilitzant com a aplicació empresarial. El meu amic Eric Mack ha desenvolupat una extensió que em permet utilitzar còmodament el meu calendari, correu i llista de tasques pendents aquí. Tot això està sincronitzat amb el meu BlackBerry, perquè encara no hem configurat aquesta funció per a l'iPhone, però estem intentant corregir aquest malentès el més aviat possible.

Estic fent servir TheBrain i MindManager. Es diferencien en funcionalitat i serveixen per resoldre problemes essencialment diferents.

Què més? També tinc una petita llibreta. De vegades, les idees es posen al dia als llocs més inesperats i cal anotar-les amb urgència. Per tant, el paper es manté a la meva vida com la manera més fàcil d'arreglar alguna cosa ràpidament.

Però continuo buscant noves eines que m'ajudin a gestionar el meu temps i els meus recursos cerebrals. Per exemple, el meu iPad va començar a transformar-se gradualment d'una joguina a un gadget bastant funcional. Però segueix sent molt maldestre, només m'agrada una aplicació d'Adobe en la qual pots dibuixar les formes més senzilles. Podeu jugar-hi, però encara no pot substituir una pissarra blanca normal. Així que estic lluny de l'alta tecnologia en aquest sentit. També faig servir Microsoft Office. Treballo amb un Mac, però tinc Parallels.

I què passa amb els instruments reals, no electrònics?

Oh, tinc una cistella real on poso totes les meves notes. Aquest és el meu salvador, aquesta és una cistella que es diu "No vull pensar en tot això ara". El més important és no oblidar de tornar a aquesta cistella, fins que allà tot estigui florit. I encara que acabo de llençar el 80% dels bitllets, m'allibera molt bé el cap: el vaig llençar a la cistella i m'he oblidat, després vaig tornar i vaig decidir si era necessari o no.

Sens dubte, estaria bé fer tot això electrònicament. Però hi ha un problema que es pot caracteritzar de la següent manera: fora de la vista, fora de la ment! La cistella física real apareix constantment davant dels vostres ulls, i és fàcil oblidar-vos de la brossa electrònica. Conec molta gent que està familiaritzada amb l'alta tecnologia i, tanmateix, tornen al paper, perquè és molt més evident. Cal tenir força de voluntat i autodisciplina per tornar al que hi ha a l'ordinador.

Ara s'està parlant molt del fet que estem subjectes a una sobrecàrrega d'informació. Què pots dir d'això?

Què és la sobrecàrrega d'informació? Si realment ho fos, podríeu entrar a la biblioteca i caure mort. O anar a Internet i explotar, dispersant-se en petits trossos.

De fet, el lloc que està més saturat d'informació és alhora el més relaxant: és la natura. Ens envolten tantes imatges, sons i olors diferents. Per cert, has sentit parlar de la privació sensorial? Pots tornar-te boig si no sentis tot això durant molt de temps.

Aquí el punt és diferent. Hi ha moltes coses a la natura que porten informació, però només algunes són realment significatives per a nosaltres, per exemple: animals, baies o ortigues. El problema del correu electrònic no és que contingui molta informació, sinó que a partir d'aquesta informació hem de prendre alguna acció o prendre alguna decisió. I quan rebeu una carta, no importa de qui: d'un cosí o d'un cap, abans d'obrir-la, us esteu preparant per al fet que se us demanarà accions. Ja esteu desplaçant-vos per les opcions del que pot contenir aquesta carta: “això pot ser important, molt important, em farà canviar de plans…” Ara multipliqueu aquests pensaments pel nombre de cartes que rebeu al dia.

A més, els pensaments dispersos i la incapacitat per concentrar-se són un factor d'estrès i un fort fre en el rendiment. A la feina penses en les tasques de la llar, i a casa penses en la feina. Ets a tot arreu i no ets enlloc. I durant tot el dia t'acompanya una avorrida sensació d'ansietat.

De nou, res ha canviat gaire, excepte la freqüència amb què passa. En 72 hores, tu i jo podem rebre tanta informació que canviarà el nostre enfocament i prioritats, que els nostres pares no van rebre en un mes. L'any 1912, algú parlava del telèfon de la mateixa manera que diuen del correu electrònic: “oh, arruïnarà la qualitat de vida”, “les converses es tornaran superficials i insignificants”, “tothom només es distreu amb això”! Sona familiar, eh?

I el 1983, un home amb un petit diari a la butxaca era considerat un friki de la productivitat.

La nostra revista ha publicat molts articles sobre el possible impacte de la tecnologia en el coneixement humà i la capacitat de pensar. Per exemple: "Google ens fa estúpids?" Com creus que la saviesa humana i la capacitat de pensament estan canviant per a millor o per a pitjor?

Bé, probablement vau tenir enciclopèdies a la infància. I fins i tot els llegiu amb l'esperança d'aprendre més sobre el món. Què ha canviat, excepte que l'accés al coneixement s'ha tornat un nombre enorme de vegades més fàcil? Vivim una època fantàstica, crec que és fabulós que ens puguem comunicar fàcilment així, mentre estem a diferents parts del globus.

Només penseu en l'èxit que pot aconseguir una persona amb un processador al cap! Sempre que sigui l'únic, és clar. Però si continueu sent l'última persona a la Terra, ja no necessitareu planificadors ni GTD.

Si us plau, respon a la pregunta principal, què és el més important que una persona ha de recordar perquè pugui sentir el control total de la seva vida?

Tot s'ha de carregar des del teu cervell a mitjans externs. No sé què podria ser més fàcil! Enregistreu el que és important (fins i tot potencialment), aclareu què signifiquen aquestes coses per a vosaltres i deseu els resultats perquè sempre pugueu tornar un pas enrere i veure les coses de manera més àmplia.

Bàsicament, tot es redueix a una cosa: deixar d'utilitzar el teu cervell com a lloc per recollir i organitzar tota la informació que t'importa. Si intenteu mantenir tot això al vostre cap, aviat hi trobareu sorres movedisses, en què tot s'enfonsarà a l'instant. Somio amb un futur gloriós quan puguem alliberar completament el nostre cap de les escombraries i dedicar la nostra ment exclusivament a pensaments savis.